O relatório A3 também pode ser usado para a resolução de problemas. Cada relatório tem um foco ligeiramente diferente, e o nível de experiência daqueles que facilitam a iniciativa pode variar, mas a base por trás de cada A3 não mudará.
Semelhante ao método 6σ de definição, medição, análise, melhoria e controle (DMAIC), o A3 de resolução de problemas tem um caminho definido que o usuário deve seguir do início ao fim. Veja na sequência. 1. Esclareça e valide o problema (Bloco 1)
A equipe geralmente começa com um problema percebido e usa dados (quantitativos, se possível) para validar se é, de fato, um problema. Assim, o primeiro bloco concluído é preenchido com uma declaração de problema e dados para validá-lo.
2. Detalhe o problema e identifique lacunas de desempenho (Bloco 2)
Em seguida, a equipe começa a dissecar a declaração de problema e determina a área de foco. Isso é feito usando dados direcionados para encontrar áreas de foco específicas que “quebrem” o problema maior em pedaços do tamanho “da mordida”. O segundo bloco concluído é preenchido com dados determinando uma área de foco.
3. Estabeleça uma meta de melhoria (Bloco 3)
A equipe determina como será o sucesso. A meta de melhoria, ou meta, deve ser relativa à declaração de problema. O terceiro bloco completo é preenchido com um alvo de melhoria.
4. Determine as causas básicas (Bloco 4)
Usando as áreas de foco do Bloco 2, a equipe determina as causas básicas. O quarto bloco completo é preenchido usando ferramentas de análise de causa raiz e destaca a causa raiz determinada. Aqui, pode-se aplicar, por exemplo, diagrama Ishikawa e/ou 5PorQuês, dentre outras tantas ferramentas de solução de problemas.
5. Desenvolver contramedidas (bloco 5)
A equipe pega as causas raiz do Bloco 4 e atribui contramedidas específicas. As contramedidas devem apenas abordar especificamente as causas raiz e, em teoria, devem resolver o problema identificado. Deve-se ater ao escopo do problema em questão e não cair na armadilha de perda de foco. A equipe deve rastrear as contramedidas deste bloco e garantir que cada uma delas seja realizada, através de um plano de trabalho e/ou cronograma declarado no tópico seguinte.
6. Cronograma de atividades e prazos (bloco 6)
No sexto bloco preenche-se um cronograma com as atividades definidas no Bloco 5 para acompanhamento das contramedidas e o mesmo deve sempre ser atualizado, à medida que cada uma é realizada.
7. Confirme os resultados e o processo (bloco 7)
Dependendo do curso de ação, a equipe começa a acompanhar os resultados à medida que as contramedidas são realizadas. Depois que todas estiverem concluídas, a equipe usará os dados anteriores à ações implementadas e compará-los com os dados após as ações para validar que as contramedidas do Bloco 5 estão melhorando, de fato, o processo. A equipe padronizará o processo somente após a confirmação de que os resultados foram bem-sucedidos e validados quantitativamente.
Como em qualquer outro método, o uso repetido do relatório A3 é a fórmula mais rápida para o sucesso, pois cada experiência traz uma perspectiva diferente e uma melhor compreensão.
Nós da AQC, podemos treinar sua equipe no desenvolvimento e aplicação desta metodologia.
Entre em Contato.
Joao F. Amâncio de Moraes
(19) 99895-3115
