Como fazer um plano de gerenciamento de partes interessadas em 5 etapas

Um stakeholder é um indivíduo, grupo ou organização que é impactado pelo resultado de um empreendimento ou projeto. As partes interessadas do projeto, como o nome indica, têm interesse no sucesso de um projeto e podem ser internas ou externas à organização que está patrocinando o projeto.

Os relacionamentos com as partes interessadas podem ter uma influência positiva ou negativa no ciclo de vida do seu projeto, portanto, você precisará identificar suas principais partes interessadas e criar um plano de gerenciamento de partes interessadas para atender aos seus requisitos.

Embora cada abordagem de gerenciamento de partes interessadas possa ser diferente dependendo das necessidades de seu projeto ou negócio, existem algumas práticas recomendadas para gerenciar suas relações com as partes interessadas.

Siga estas cinco etapas para garantir que todas as suas bases no plano de gerenciamento das partes interessadas sejam cobertas.

1. Identifique suas partes interessadas

O primeiro passo para qualquer bom plano de gestão das partes interessadas é a identificação adequada das partes interessadas. Identifique quem são as principais partes interessadas individuais e grupos de partes interessadas em seu projeto ou negócio.

2. Priorize suas partes interessadas

Observe quais stakeholders-chave terão maior influência sobre o projeto e em que estágio sua influência se torna menor ou maior. Você pode usar um diagrama de cebola para o processo de priorização das partes interessadas. Sempre fique de olho nas relações com as principais partes interessadas, pois elas podem ter o maior impacto em seu projeto ou negócio.

3. Entreviste suas partes interessadas

Trabalhar com novas partes interessadas pode ser complicado no início. Conhecer seus stakeholders é a chave para o gerenciamento eficaz do relacionamento com os stakeholders. Por isso, é aconselhável entrevistar as partes interessadas do seu projeto, aqui estão alguns exemplos.

• Quais são suas expectativas para este projeto?
• Em quais entregáveis você está mais interessado?
• O que você espera que este projeto mude após o lançamento?
• Com que rapidez você vê esse projeto sendo lançado?
• Se você se sente bem com este projeto, por quê?
• Se você tem preocupações com este projeto, por quê?

4. Crie uma grade de interesse de energia

Uma grade de interesse de energia ou matriz de interesse de projeto é um gráfico que permite determinar o nível de poder e interesse que suas partes interessadas têm no projeto. É uma ferramenta de gerenciamento de projetos muito útil para análise das partes interessadas.

Você pode identificar esses quatro grupos de partes interessadas usando esta ferramenta. Eles são listados por importância.

• Partes interessadas de alto poder e alto interesse
• Partes interessadas de alto poder e baixo interesse
• Partes interessadas de baixo poder e alto interesse
• Baixo poder, partes interessadas de baixo interesse

5. Defina e gerencie as expectativas

Identifique claramente em quais etapas cada parte interessada principal estará envolvida e os prazos em que seu feedback é necessário. Crie um plano de engajamento ou comunicação com as partes interessadas para definir como você gerenciará suas relações com as partes interessadas. Como sempre, seja realista, transparente e honesto em todas as fases de gerenciamento do projeto.

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Extraído de: www.projectmanager.com/guides

É possível adaptar uma máquina antiga para a indústria 4.0

Projeto da FEI promete atualizar pátio fabril brasileiro com custo acessível, principalmente para pequenas e médias empresas.  Por: Stela Tondo/ Especial CIMM

Maquinário moderno permite maior precisão no trabalho, aproveitamento de matéria-prima, e ainda prevê o tempo entre falhas para que a manutenção preventiva fique sempre em dia com custo acessível. 

No entanto, levando em consideração questões ambientais devemos entender que estamos em um ponto do planeta que não é mais viável desperdiçar recursos e construir sempre coisas novas.

Assim, como em grande  parte do mundo, a indústria brasileira não está totalmente modernizada. Essa é uma dificuldade global discutida em vários países. Aqui no Brasil, o pátio fabril tem equipamentos com, em média, 20 anos de funcionamento. São máquinas que funcionam bem e a porta de entrada para a modernização é tê-las conectadas, trabalhando com processos digitais.

[click aqui] para ler o artigo publicado na CIMM. Boa leitura.

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Gestão de Projetos: Documento de Declaração de Trabalho - SOW

Com a crescente necessidade de automação para se manter competitivo em seus respectivos mercados, vê-se um aumento cada vez mais frequente na identificação de áreas para possíveis atualizações e, em seguida, comunicar diversos requisitos em um documento de declaração de trabalho - SOW: Statement of Work - aos fornecedores para calcular os custos e benefícios. Muitas vezes, no entanto, os riscos do projeto não são identificados na fase de cotação.

A declaração de trabalho impulsiona a compreensão dos fornecedores sobre as expectativas do projeto e, portanto, tem um impacto significativo na qualidade do projeto que é entregue meses ou, em alguns casos, anos. Uma SOW bem elaborada fornece aos fornecedores uma boa compreensão do processo e das restrições do sistema desde o início e comunica exatamente o que é esperado.

Elaborando uma boa declaração de trabalho

Seja a declaração um documento do Word ou uma apresentação do PowerPoint - evite uma declaração baseada em e-mail, pois é difícil atualizar e acompanhar a troca de informações.

Dar atenção às sete áreas abaixo limitará o risco desde o início e colocará o projeto no caminho certo para sucesso.

1. Visão geral do projeto

Esta seção deve incluir informações básicas sobre a peça ou montagem que a linha produz e uma visão geral do projeto e uma descrição do segmento da linha de produção que será abordado. Também deve incluir algum contexto para o projeto, descrevendo os desafios enfrentados com o processo/ferramenta atual.

Essas informações ajudarão tanto a equipe de produção quanto os fornecedores a obter uma compreensão sólida dos processos de produção e do raciocínio por trás das atualizações. Por sua vez, resulta em maior propriedade e esforço dos fornecedores.

2. Objetivo do Projeto

Nesta seção, aborde por que o processo está sendo atualizado: por exemplo, para aumentar o rendimento, realocar/reduzir mão de obra, minimizar problemas de qualidade, etc. A clareza aqui mantém o objetivo final em foco e garante que ambas as partes estejam alinhadas com os mesmos objetivos.

3. Sequência de Operações

Compartilhe o estado atual das operações, incluindo tempo de ciclo e sequência, e o que você espera que essas métricas sejam após a conclusão do projeto. Estipule quais procedimentos operacionais são aceitáveis para o projeto e especifique quantas variantes de peças diferentes precisam ser processadas na sequência. Defina os equipamentos que serão fornecidos e o que os fornecedores são responsáveis por fornecer para este projeto.

Definir claramente o estado atual do processo e, em seguida, compará-lo com o estado futuro dá a todas as partes uma compreensão muito clara do que exatamente no processo precisa mudar ou precisa ser atualizado. Isso dá aos especialistas no assunto do fornecedor espaço para debater soluções que podem ter um impacto drástico no resultado do projeto.

4. Requisitos de Projeto e Equipamento

Embora definir os requisitos de desempenho e qualidade seja a chave para o sucesso do projeto, outros requisitos desempenham um papel importante na determinação do custo da entrega do projeto. Definir claramente as expectativas de tempo de ciclo, manuseio de materiais, ferramentas de troca de produtos, interfaces de operação, especificações de equipamentos (PLC, robô, atuadores, marcas de controles, etc.), entregas esperadas (instalação/comissionamento, conjuntos de desenhos, programas PLC, peças de reposição, etc.) requisitos de garantia e condições de pagamento, para citar alguns, permite que os fornecedores avaliem corretamente os custos associados ao projeto e minimizam a probabilidade de incorrer em despesas imprevistas (pedidos de mudança) no final da execução do projeto.

5. Critérios do Teste de Aceitação de Fábrica (FAT)

Dependendo do projeto e dos critérios, o FAT pode se estender de menos de um dia a semanas de cada vez. Os critérios de teste comuns incluem fazer um teste a seco (sem peças de produção) para garantir que a sequência de operações seja seguida corretamente, um fluxo (geralmente definido como um número definido de peças ou minutos de teste), aderência ao tempo de ciclo e teste de circuitos de segurança. Uma regra prática é incluir testes para quaisquer processos importantes que pertençam ao projeto.

Estabelecer essas expectativas antecipadamente define o padrão para todos os fornecedores e facilita a comparação de diferentes cotações.

6. Critérios de Teste de Aceitação do Fornecedor (SAT)

Como o sucesso do projeto é definido no chão de fábrica, é de extrema importância definir claramente os padrões que serão usados para testar e comprar o equipamento após a instalação no chão de fábrica. Os critérios do SAT são semelhantes aos do FAT, com a exceção de que o teste ocorrerá no chão de fábrica.

Os custos de mão de obra para testes no local e compra podem se acumular rapidamente, portanto, comunicar claramente esses requisitos aos fornecedores com antecedência ajudará a evitar quaisquer pedidos de alteração surpresa associados à implementação do equipamento em produção.

7. Compartilhamento de fotos, vídeos e desenhos relevantes

O compartilhamento centralizado de documentos, fotos, vídeos e arquivos CAD 2D ou 3D relevantes pode economizar muitas idas e vindas repetitivas entre vários fornecedores.

A maneira recomendada de compartilhar todas as informações relevantes do projeto é criar uma pasta usando um serviço de armazenamento em nuvem, como OneDrive, Dropbox, Box, Google Drive, etc. e compartilhar o link da pasta com o fornecedor. Isso permite a entrega automática de novas informações a todas as partes quando novas informações são adicionadas à pasta.

Algumas empresas fazem sua declaração de trabalho internamente, enquanto outras procuram especialistas terceirizados.

Iniciar esforços para atualizar uma linha de produção pode ser um processo demorado, e seguir essas etapas pode parecer adicionar mais à pilha de trabalho. No entanto, tomar medidas deliberadas ao verificar possíveis atualizações preparará o projeto para o sucesso desde o início. Com uma compreensão clara do escopo e das expectativas, tanto a equipe de melhoria contínua quanto os fornecedores ficam muito mais bem equipados para identificar e mitigar os riscos do projeto desde o início, garantindo uma transformação bem-sucedida e econômica em direção à automação.

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Crédito: Parth Koshti - a Business Development Engineer at Eckhart, an Industry 4.0 solutions provider, that supports some of the largest manufacturing operations in the world.