Dissecando o relatório A3 de resolução de problemas

O pensamento A3 é baseado no ciclo PDCA (plan-do-check-act). Essa maneira poderosa de pensar é transcrita em um pedaço de papel (o relatório A3) que uma equipe de funcionários deve usar para produzir um resultado desejado para um processo proposto. O relatório A3 é exibido em papel de tamanho 11 x 17 polegadas e é dividido em diferentes seções, cada uma claramente rotulada e disposta em um fluxo lógico.

O relatório A3 também pode ser usado para a resolução de problemas. Cada relatório tem um foco ligeiramente diferente, e o nível de experiência daqueles que facilitam a iniciativa pode variar, mas a base por trás de cada A3 não mudará. 

Semelhante ao método 6σ de definição, medição, análise, melhoria e controle (DMAIC), o A3 de resolução de problemas tem um caminho definido que o usuário deve seguir do início ao fim. Veja na sequência.

1. Esclareça e valide o problema (Bloco 1)

A equipe geralmente começa com um problema percebido e usa dados (quantitativos, se possível) para validar se é, de fato, um problema. Assim, o primeiro bloco concluído é preenchido com uma declaração de problema e dados para validá-lo.

2. Detalhe o problema e identifique lacunas de desempenho (Bloco 2)

Em seguida, a equipe começa a dissecar a declaração de problema e determina a área de foco. Isso é feito usando dados direcionados para encontrar áreas de foco específicas que “quebrem” o problema maior em pedaços do tamanho “da mordida”. O segundo bloco concluído é preenchido com dados determinando uma área de foco.

3. Estabeleça uma meta de melhoria (Bloco 3)

A equipe determina como será o sucesso. A meta de melhoria, ou meta, deve ser relativa à declaração de problema. O terceiro bloco completo é preenchido com um alvo de melhoria.

4. Determine as causas básicas (Bloco 4)

Usando as áreas de foco do Bloco 2, a equipe determina as causas básicas. O quarto bloco completo é preenchido usando ferramentas de análise de causa raiz e destaca a causa raiz determinada. Aqui, pode-se aplicar, por exemplo, diagrama Ishikawa e/ou 5PorQuês, dentre outras tantas ferramentas de solução de problemas.

5. Desenvolver contramedidas (bloco 5)

A equipe pega as causas raiz do Bloco 4 e atribui contramedidas específicas. As contramedidas devem apenas abordar especificamente as causas raiz e, em teoria, devem resolver o problema identificado. Deve-se ater ao escopo do problema em questão e não cair na armadilha de perda de foco. A equipe deve rastrear as contramedidas deste bloco e garantir que cada uma delas seja realizada, através de um plano de trabalho e/ou cronograma declarado no tópico seguinte.

6. Cronograma de atividades e prazos (bloco 6)

No sexto bloco preenche-se um cronograma com as atividades definidas no Bloco 5 para acompanhamento das contramedidas e o mesmo deve sempre ser atualizado, à medida que cada uma é realizada.

7. Confirme os resultados e o processo (bloco 7)
Dependendo do curso de ação, a equipe começa a acompanhar os resultados à medida que as contramedidas são realizadas. Depois que todas estiverem concluídas, a equipe usará os dados anteriores à ações implementadas e compará-los com os dados após as ações para validar que as contramedidas do Bloco 5 estão melhorando, de fato, o processo. A equipe padronizará o processo somente após a confirmação de que os resultados foram bem-sucedidos e validados quantitativamente.

Como em qualquer outro método, o uso repetido do relatório A3 é a fórmula mais rápida para o sucesso, pois cada experiência traz uma perspectiva diferente e uma melhor compreensão.

Nós da AQC, podemos treinar sua equipe no desenvolvimento e aplicação desta metodologia.

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Joao F. Amâncio de Moraes
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