Transição com sucesso para um modelo operacional ágil

Nos últimos anos, muitas empresas têm buscado ser mais ágeis, reconfigurando suas organizações em pequenas equipes multifuncionais. Na maioria dos casos, esses exercícios começam com um piloto, no qual funcionários de toda a organização se reúnem para trabalhar em uma missão comum. Tais missões podem incluir um banco construindo um produto para seus clientes, um varejista que adapta uma variedade para os compradores ou uma cadeia de fastfood implementando um plano para cumprir as mudanças nas regulamentações trabalhistas em um país específico.

Ir além das equipes individuais para implementar um modelo operacional ágil requer que as missões sejam frouxamente acopladas, mas fortemente alinhadas; as equipes devem ser capazes de executar suas missões com dependências mínimas, garantindo que a organização global seja voltada para gerar valor. O estabelecimento desse modelo operacional está intimamente ligado à estratégia da organização e à forma como ela cria valor. O processo envolve uma fase de projeção, na qual os meios de geração de valor de uma organização para os clientes são mapeados em uma série de fluxos de valor, contra os quais o modelo operacional é então estruturado.

Qual é a estrutura para coordenação entre as equipes?

Para que um modelo operacional ágil funcione adequadamente, uma organização deve configurar a cadência certa para garantir a coordenação entre as equipes. Várias organizações lidam com essa tarefa através de um processo anual de estratégia e planejamento, que inclui dois elementos primários:

• Um exercício anual para definir os objetivos para o próximo ano à luz da estratégia da organização, bem como iniciativas estratégicas para atingir esses objetivos. Uma varejista, por exemplo, pode analisar as principais tendências de clientes e mercados e definir seus objetivos com base nessas tendências.
• Uma cadência trimestral (muitas vezes chamada de revisão trimestral de negócios) para avaliar o desempenho contra metas estratégicas e repriorizar com base em mudanças nas tendências de clientes e mercados.

 

A cadência trimestral se concretiza em duas etapas:

etapa 1: as equipes principais determinam suas metas para o próximo trimestre,  

etapa 2: essas metas são socializadas com equipes habilitadoras, que fazem trocas com base em suas outras prioridades.

 

Como a cultura precisa se adaptar para fazer isso funcionar?

Em um nível fundamental, uma transformação ágil é uma transformação cultural. 

A operacionalização desse modelo, onde a interdependência entre as equipes deve ser gerenciada para entregar valor aos clientes, requer múltiplas mudanças de mentalidade. 

Três são de importância crítica: empoderamento, propriedade de ponta a ponta e uma mentalidade de serviço na habilitação das equipes.

O empoderamento é necessário desde o início de uma transformação ágil. 

Um dos maiores obstáculos é quando os líderes têm falta de confiança em seus funcionários, o que muitas vezes surge quando os trabalhadores não têm as capacidades necessárias. Nesses casos, deve-se elaborar planos que incorporem uma agenda robusta de construção de capacidades para garantir que os funcionários da linha de frente obtenham as habilidades necessárias — um elemento essencial para alcançar os objetivos da transformação.

Criar um projeto é apenas o primeiro passo para reconfigurar uma organização para criar valor através da agilidade. Colocar o projeto em ação requer uma mudança importante — categorizando as equipes como equipe central e equipe habilitadora. 

Para fazer esse modelo funcionar, a organização deve se reavaliar e criar incentivos permitindo que as equipes apoiem as equipes principais, garantam a implantação de uma estratégia robusta e planejem cadência, incutindo uma cultura que incentive o empoderamento, a responsabilização completa e uma mentalidade de serviço entre as equipes habilitadoras.

Fale conosco na Amancio Quality Consulting - podemos auxiliar sua empresa na jornada para uma transformação ágil de gestão de projetos e processos.

AQC - Otimizando Pfrocessos

3 Estratégias-chave para construir uma cadeia de suprimentos operacionalmente ágil

Para se tornarem mais resilientes e preparadas para se adaptar às mudanças contínuas e cada vez mais frequentes nas condições do negócio, as equipes da cadeia de suprimentos precisam se tornar operacionalmente ágeis. Ao serem capazes de flexionar e se adaptar às mudanças, as equipes da cadeia de suprimentos podem resistir muito melhor a qualquer tempestade à frente e manter as operações mesmo em ambientes continuamente turbulentos.  

Aqui estão três dicas de como se pode construir uma organização operacionalmente ágil para uma cadeia de suprimentos mais resiliente.

Melhorar a visibilidade entre as funções  

Uma das melhores maneiras de se tornar mais ágil e flexível é melhorar a visibilidade em toda a organização. Quando mais equipes entenderem exatamente o que está acontecendo, é mais fácil reagir quando a mudança ataca. Quando as informações fluem de acordo entre diversas áreas e departamentos, os problemas podem ser encarados mais rapidamente, reduzindo assim o tempo de reação, alcançando uma melhor eficácia. 

Sempre deve-se ver e analisar o que está acontecendo no pipeline da cadeia de suprimentos, permitindo começar a planejar pedidos mais complexos mais cedo, oferecendo aos clientes prazos de entrega mais curtos.

Localize e resolva problemas rapidamente

A resolução rápida de problemas é outra chave para manter o foco e melhorar a agilidade operacional da cadeia de suprimentos. Ao ser capaz de minimizar o impacto das questões que surgem, as organizações não precisam dedicar mais e mais recursos a problemas que se tornam maiores com o tempo. 

Trabalhe com sua equipe para construir um conjunto proativo de aplicativos para gerenciar pedidos, engenharia e inventário, que unam vários fluxos de dados e sinalizam problemas o mais cedo e rápido possível.

Todos devem ser capazes de olhar para a mesma direção e ver as últimas atualizações de status e quem precisa agir em seguida. Isso resulta em fluxos de trabalho mais eficientes e trabalho mais colaborativo, com melhor capacidade de resolver problemas o mais rápido possível. 

Com uma equipe equipada e capacitada para resolver os problemas mais próximos de si mesmos, através de uma prática robusta de desenvolvimento profissional, passa-se garantir que a organização resolva problemas urgentes o mais rápido possível. 

Rastrear melhor e agir sobre os dados

Quando os dados estão presos em sistemas legados ou espalhados por diferentes planilhas, é impossível agir e utilizar esses dados. No mundo da cadeia de suprimentos, isso pode causar uma série de problemas ao tentar tomar decisões informadas sobre logística, estoque, fornecimento e compras e padrões de compra. 

A união e ativação de dados é vital para estar pronto para mudanças constantes. Promova análise automatizada de rastreamento, emissão de relatórios e tendências para todas as suas peças, desde os armazéns até os caminhões. 

Esses dados críticos devem estar centralizados. Coletar dados é ótimo, mas sem poder centralizar e analisá-los, os dados perdem valor. Garantir que os dados sejam acionáveis faz uma grande diferença ao tentar tomar decisões informadas sobre padrões de estoque e compras.

Amancio Quality Consulting

AQC - Otimizando processos

Usando Metodologia Ágil para acelerar sua transformação de dados

Dados tornaram-se ativos estratégicos principais na maioria das organizações, e a gestão de dados tornou-se uma prioridade para a maioria dos líderes empresariais.

As informações estruturadas e não estruturadas que as empresas coletam sobre pessoas e processos têm o poder de estimular estratégias de aquisição e retenção de clientes de ponta. Ele pode revelar áreas onde os processos poderiam ser mais eficientes, e pode ajudar os líderes empresariais a tomar melhores decisões que reduzem o risco organizacional global. Os dados são a pedra angular sobre a qual as empresas estão lançando suas transformações digitais — investindo em recursos de análise, aprendizado de máquina, robótica e outras tecnologias para aumentar suas chances de sucesso.

Algumas empresas de ponta estão usando uma abordagem Ágil para executar seus programas de dados. Ágil é uma metodologia testada no tempo usada em organizações para construir software ou gerenciar processos de forma mais eficaz. 

Em linhas gerais, é uma abordagem colaborativa na qual equipes multifuncionais projetam e constroem produtos minimamente viáveis (MVPs) e recursos. rapidamente, os testando com os clientes e refinando e aperfeiçoando através de iterações rápidas. 

Dados Ágeis também se baseiam em uma abordagem conjunta para o desenvolvimento e entrega: equipes multifuncionais compostas por membros de negócios e de TI (Tecnologia da Informação) trabalham em "laboratórios de dados" que estão focados em gerar insights confiáveis que permitam à empresa abordar suas maiores prioridades de negócios e realizar resultados positivos rapidamente.

Começando com dados Ágeis

Os benefícios dos dados Ágeis são claros. Mas convencer os líderes empresariais e de TI a mudar para uma Mentalidade Ágil pode ser um desafio, como qualquer outra forma de mudança organizacional pode ser. 

Os funcionários de TI provavelmente não estarão familiarizados com o uso de princípios Ágeis na gestão de dados. Eles podem remar para trás contra a ideia de romper com o status quo, não querendo abandonar metodologias tradicionais ou em cascata,  mantendo-se na construção de bancos de dados tradicionais, que muitas vezes requerem anos para se desenvolver antes que as empresas possam colher valor deles. 

Por sua vez, as unidades de negócios podem ser cautelosas em assumir a propriedade de ativos tecnicamente complexos, como dados, que têm sido, historicamente, de domínio de TI.

Para mudar essas dinâmicas, as empresas devem considerar fazer o seguinte:

Use projetos piloto para construir aceitação. 

Um projeto piloto é a melhor maneira de demonstrar à TI que uma mudança nas metodologias de gerenciamento de dados é possível e desmistificar dados para as unidades de negócios, ao mesmo tempo em que aponta o valor potencial dos dados ágeis para ambos os lados. 

Os líderes de TI e unidades de negócios devem identificar um único projeto que seja transversal e de muito alto valor para os negócios. Sucessos e fracassos, marcos alcançados e impacto realizados devem ser comunicados de forma clara e frequente em toda a empresa à medida que o piloto progride e o serviço é finalmente liberado. Dessa forma, as melhores práticas podem ser codificadas, e fortes campeões de projetos podem ser identificados e incentivados.

Capacite as equipes de Dados Ágeis. 

Os líderes seniores devem dar às equipes de dados Ágeis multifuncionais a margem de manobra para tomar decisões importantes relacionadas à migração e arquitetura de dados. 

As equipes Scrum devem estar totalmente focadas nas atividades executadas no laboratório de dados e comprometidas com uma abordagem de teste e aprendizado; eles devem jogar tempo integral na equipe Ágil do projeto, não devem esperar por aprovações de colegas ou chefes fora do laboratório de dados. 

As empresas devem, portanto, estabelecer canais diretos de comunicação entre equipes de Scrum e líderes seniores e definir planos de implementação em larga escala: quando surgem dúvidas ou obstáculos, as equipes de Scrum compartilham suas preocupações com o escritório de gerenciamento de projetos e líderes seniores designados, que devem responder em horas ou dias, não semanas.

Atualize a infraestrutura tecnológica. 

O lançamento de um programa de transformação de dados oferece uma oportunidade para as empresas considerarem maneiras de melhorar os sistemas e tecnologias atuais. A criação de um lago de dados, por exemplo, pode exigir novas plataformas, ferramentas e conjuntos de habilidades que devem ser compatíveis com a arquitetura de TI corporativa global. Também pode levar os líderes de TI a reconsiderar suas estratégias de TI corporativas, fazendo perguntas como: Como podemos integrar o lago de dados com os sistemas existentes? Como as ferramentas e plataformas usadas para suportar dados Ágeis podem ser aproveitadas em outras circunstâncias? Devemos introduzir tecnologias de código aberto?

Enfatize novas formas de comunicação. 

Os métodos de comunicação utilizados em laboratórios de dados Ágeis são diferentes dos utilizados no resto da organização e devem ser gerenciados dessa forma. Os resultados devem ser rigorosamente monitorados e podem ser renderizados graficamente usando gráficos "burnup".

 As equipes Scrum não devem compartilhar esses resultados apenas com seus supervisores imediatos; eles também devem compartilhá-los com as partes interessadas relevantes das unidades de negócios.

 Muitos também estabelecem fóruns semiregular, nos quais líderes de TI e de negócios podem se reunir para discutir importantes tendências e tópicos do setor — em áreas de especialização técnica, por exemplo, ou análise competitiva — e realizar "autópsias" em projetos piloto. Esses canais de comunicação podem ajudar a garantir que todos (dentro e fora do laboratório de dados) entendam a importância dos dados Ágeis, como implementar formas Ágeis de trabalho e como resolver quaisquer problemas.

Desenvolva e introduza indicadores-chave de desempenho. 

Métricas diretamente ligadas a formas Ágeis de trabalho devem ser refletidas em mecanismos de avaliação de desempenho e em discussões de revisão de desempenho. Eles são fundamentais para manter o compromisso de longo prazo com dados Ágeis. 

Na maioria dos laboratórios de dados, os planos de trabalho (também chamados de Backlogs) são baseados em ciclos semanais ou quinzenais chamados Sprints.  Esses ciclos são rigorosamente monitorados por um escritório de gerenciamento de projetos. Os membros da equipe Scrum têm responsabilidades individuais claras; e certas funções estão ligadas a resultados específicos. Toda a capacidade da equipe de completar itens de trabalho, muitas vezes referidos como Histórias de Usuário, é medida e visível à liderança sênior. 

Indicadores e métricas críticas — por exemplo, a porcentagem de dados mapeados ou a quantidade de novas informações de negócios alimentadas em um pool de dados deveriam ser coletadas semanalmente, portanto, no surgimento de problemas, ajustes podem ser feitos imediatamente. Os líderes empresariais e de TI devem receber relatórios regulares e dando a eles a visibilidade de que precisam para mudar de rumo, quando necessário.

Então, com um melhor acesso a melhores pools de dados, as empresas podem implantar melhores estratégias de segmentação. Elas podem aprender mais com dados transacionais. Elas podem automatizar processos, levando a maior eficiência operacional. Elas podem competir de forma mais eficaz contra rivais, e podem encontrar novas fontes de crescimento. 

No entanto, a maioria das instituições ainda está lutando para extrair valor dos dados. Uma abordagem Ágil para o gerenciamento de dados pode ajudar a resolver esse problema. Ele pode formalizar a colaboração e as conversas entre chefes de unidades de negócios e líderes de TI, revelar novos usos para dados existentes, estimular o desenvolvimento de iniciativas inovadoras de negócios baseadas em dados e acelerar a entrega de informações críticas de negócios. 

Ágil não é mais apenas uma metodologia para desenvolvimento de software ou gerenciamento de operações. Está se tornando uma capacidade crítica para as empresas que querem gerenciar seus dados de forma mais estratégica e oferecer experiências "perfeitas" para seus clientes.

Fale conosco na Amancio Quality Consulting, pois podemos auxiliar as equipes de sua empresa no desenvolvimento e/ou na transformação de conceitos e práticas da Metodologia Ágil, baseado nos guias práticos PMI, Agile Alliance e no Manual Scrum.

AQC - Otimizando Processos 

https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/using-agile-to-accelerate-your-data-transformation?cid=other-eml-cls-mip-mck&hlkid=553f6c4508624b778ca1ef5974654bec&hctky=12115797&hdpid=34696930-4beb-48e6-9540-7250130f88d4