Monitorando os riscos do projeto

O monitoramento de riscos é uma atividade contínua, não um evento único. A frequência depende do projeto. Alguns gerentes de projeto revisam os riscos com sua equipe em suas reuniões semanais de projeto, enquanto outros que gerenciam projetos ágeis discutem riscos e obstáculos em suas reuniões diárias.

12 Perguntas para Monitorar os Riscos do Projeto

Talvez você lute com o monitoramento de riscos. Parece um conceito vago. Por isso, aqui está uma lista de verificação que pode ajudar você e sua equipe no caminho certo.

1. Que novos riscos devem ser capturados no registro de riscos?
2. Existem riscos que devem ser fechados?
3. O que mudou nos riscos identificados anteriormente? Reavalie a probabilidade e o impacto de seus riscos.
4. Quão eficazes são os planos e ações atuais de resposta a riscos? Se os planos de risco não forem eficazes, modifique-os para obter melhores resultados.
5. As premissas do projeto mudaram?
6. Que limites foram ultrapassados? Se um limite ou gatilho foi excedido, quais ações precisam ocorrer?
7. Que planos de contingência devem ser acionados?
8. Existem causas comuns que estão aumentando os riscos múltiplos? Um fator causal pode aumentar a probabilidade e/ou o impacto de múltiplos riscos. Portanto, você pode aumentar sua alavancagem respondendo a esses fatores causais.
9. Você atribuiu os proprietários de risco certos? Se o proprietário do risco não estiver desempenhando suas funções corretamente, procure maneiras de motivá-lo ou considere uma mudança.
10. As soluções alternativas estão aumentando? Se suas soluções manuais estão aumentando, isso é um sinal de identificação e respostas inadequadas de riscos no início do projeto.
11. Como estão as reservas de contingência e gestão? É hora de solicitar reservas adicionais? Talvez a equipe deva considerar maneiras de mudar as facetas do projeto para ficar dentro do orçamento e do cronograma.
12. O que aprendemos?

Use esta lista de verificação para revisar os riscos identificados anteriormente, identificar novos riscos e examinar a eficácia de seus processos de gerenciamento de riscos.

Se precisar de apoio, fale conosco na Amancio Quality Consulting - nossa missão é prover suporte no desenvolvimento e otimização dos processos de sua empresa.

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Extraído de 12 Questions for Monitoring Project Risks - Project Risk Coach

A estrutura 7S McKinsey para Gerenciamento de Programas

Editado por John Reiling

A estrutura 7S da McKinsey fornece um modelo estabelecido e comprovado para avaliar a prontidão de uma organização para fornecer resultados objetivos com sucesso. Uma estratégia pode parecer sólida, mas se os elementos certos dentro da organização não estiverem sincronizados, será difícil implementá-la de forma eficaz.

Usado há mais de 30 anos, o McKinsey 7S Framework Model é focado na coordenação entre domínios, em vez de definir uma estrutura organizacional rígida. É mais eficaz para desafios em organizações maiores, mas também é aplicável a organizações menores.

Noções básicas do modelo de estrutura McKinsey 7S

O McKinsey 7S Framework Model é mostrado na figura abaixo. Os círculos azuis são elementos “difíceis” – como habilidades difíceis – que são mais bem definidos e, portanto, mais fáceis de alcançar. Os círculos verdes são definidos menos rigidamente – como habilidades sociais – e, portanto, mais difíceis de medir explicitamente.

O círculo roxo no meio, Valores Compartilhados, é o núcleo comum e consistente que mantém os outros seis juntos. Aqui está uma explicação adicional de cada um dos sete elementos:

1. Estratégia – um plano de negócios formal cuidadosamente considerado que produz vantagem competitiva em alinhamento com a missão e os valores da empresa
2. Estrutura – como a empresa está organizada, responsabilidade de tomada de decisão e prestação de contas, tudo retratado pelo menos parcialmente no organograma
3. Sistemas – infraestrutura de negócios e técnica que suporta os processos, decisões e atividades que realizam o trabalho da organização
4. Estilo – forma de trabalhar que estabelece um código de conduta, forma comum de comunicação e forma consistente de fazer negócios de cima para baixo na organização
5. Pessoal – todas as atividades de recursos humanos, incluindo recrutamento, contratação, iniciação, treinamento, apoio e recompensa de funcionários
6. Habilidades – as principais capacidades e competências que permitem que os funcionários executem os planos e alcancem os objetivos
7. Valores Compartilhados – a missão e os valores fundamentais que fundamentam e alinham os outros 6 elementos do modelo 7S para manter uma organização coesa e eficaz

Linhas conectam cada um dos círculos, mostrando que todos estão interligados, e uma mudança em um afeta os outros. É aí que reside a complexidade – e o valor.

Implicações para gerentes de projeto, programa e portfólio

O modelo de estrutura 7S McKinsey fornece uma ferramenta exclusiva para melhorar a taxa de sucesso dos projetos. Veja como:

• Gerentes de Programa – Fazer o trabalho exigido pelo modelo 7S pode melhorar as chances de sucesso em qualquer programa orientado estrategicamente. Também pode alinhar mais de perto o programa com os objetivos organizacionais. O sucesso do programa requer a mesma sincronização e harmonia organizacional geral da organização como um todo.
• Gerentes de Portfólio – Sincronizando entre projetos – priorizando, ordenando e selecionando – se beneficiarão da entrada que sincroniza os elementos estratégicos em toda a organização. Alguns projetos podem realmente ser prejudiciais ou mal planejados, com base na entrada do 7S.
• Gerentes de Projetos – Os projetos terão maior probabilidade de serem executados dentro de um ambiente interno harmonizado onde uma análise 7S está em jogo. Isso significa que se está “preparado” para a mudança que o projeto foi projetado para trazer.

Ao olhar de forma holística para os vários elementos organizacionais como parte do modelo 7S, os projetos e programas estarão mais preparados para o sucesso. Observe que haverá projetos e programas para fazer mudanças na organização, quando necessário, e outros projetos destinados à implementação da estratégia.

O McKinsey 7S Framework embora se destine a ser utilizado a nível corporativo, pode ser utilizado também em unidades de negócio ou mesmo em departamentos, desde que essas unidades sejam suficientemente autônomas. Ele também pode ser usado em nível de projeto e programa e pode contribuir claramente para maiores taxas de sucesso em projetos, programas e portfólios.

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Lean digital transformation: conheça mais sobre o método

Você sabia que uma das melhores maneiras de realizar a transformação digital do seu empreendimento é aplicar o método lean digital transformation? Não basta apenas incorporar os recursos tecnológicos aos fluxos de trabalho, é necessário repensar as estratégias, redefinir os processos e os modelos de negócios, a fim de otimizar a experiência do cliente e os resultados empresariais.

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Crédito: meupositivo.com.br/