Como capacitar equipes para tomar decisões

No ambiente de negócios em rápida evolução de hoje, a tomada de decisões não é mais responsabilidade exclusiva dos altos executivos. 

Capacitar as equipes a tomar decisões não apenas impulsiona a agilidade, mas também aumenta o moral, a inovação e a propriedade. 

Quando feita corretamente, a tomada de decisão descentralizada transforma funcionários passivos em líderes proativos.

Por que o empoderamento é importante no local de trabalho moderno

Equipes capacitadas são a espinha dorsal das organizações de sucesso. De acordo com um estudo da Gallup, as empresas com alto engajamento dos funcionários são 21% mais lucrativas do que aquelas com baixo engajamento. E no centro do engajamento está a autonomia – a sensação de que o trabalho e as decisões são importantes.

Decisões mais rápidas: equipes capacitadas tomam decisões em tempo real sem esperar por aprovações de cima para baixo.

Maior inovação: quando os membros da equipe se sentem proprietários, é mais provável que proponham soluções criativas.

Moral mais alto: Confiar nos funcionários para tomar decisões leva a um senso mais forte de propósito e satisfação.

Colaboração mais forte: equipes capacitadas naturalmente colaboram mais, pois as decisões exigem informações e compreensão compartilhada.

Em uma era de incerteza e complexidade, nenhum líder tem todas as respostas. O empoderamento não é apenas uma vantagem - é uma necessidade.

 

Guia passo a passo para capacitar a tomada de decisões da equipe

Capacitar equipes não é uma mudança da noite para o dia. É uma transformação deliberada em cinco dimensões principais:

1. Construa uma cultura de segurança psicológica

Se os membros da equipe temem punição por tomar iniciativa, eles evitarão a tomada de decisões. A segurança psicológica, conforme definida pela pesquisadora de Harvard Amy Edmondson, é "uma crença compartilhada de que a equipe está segura para assumir riscos interpessoais".

Como criá-lo:

• Incentive perguntas e desafie ideias sem medo.
• Celebre publicamente as falhas que levam ao aprendizado.
• Evite culpar a linguagem - concentre-se na melhoria.

 

2. Defina limites claros e zonas de decisão

Nem toda decisão deve ser descentralizada. Defina o que sua equipe tem o poder de decidir e o que permanece no nível de liderança.

Tente o seguinte: Use uma matriz de "direitos de decisão" que inclua:

• Zona Verde: as equipes decidem de forma independente
• Zona Amarela: as equipes consultam os líderes antes das decisões finais
• Zona Vermelha: Decisões reservadas apenas para liderança

Essa estrutura fornece clareza e ainda promove a autonomia.

 

3. Forneça treinamento de tomada de decisão

Muitos funcionários não têm experiência em tomada de decisão. Forneça aprendizado estruturado para desenvolver essa capacidade.

Tópicos para treinar:

• Avaliação de risco e trade-offs
• Tomada de decisão baseada em dados
• Considerações éticas
• Análise das partes interessadas

Kits de ferramentas sugeridos:

• Análise SWOT
• Árvores de decisão
• Seis Chapéus Pensantes (Edward de Bono)

O treinamento envia uma mensagem clara: "Confiamos em você e apoiaremos seu crescimento".

4. Promova estruturas de decisão colaborativa

As decisões baseadas em equipe são mais eficazes quando métodos estruturados são usados.

Métodos colaborativos populares:

• Construção de consenso: Garante a adesão, mas pode ser lenta.
• Autoridade delegada: acelera a execução, mas requer responsabilidade clara.
• Processo de aconselhamento: Qualquer pessoa pode tomar uma decisão, mas deve buscar informações das partes afetadas.

 

5. Use a tecnologia para permitir o empoderamento

Ferramentas modernas podem aumentar a visibilidade, a colaboração e a velocidade da tomada de decisões.

Ferramentas úteis:

• Slack ou Microsoft Teams: discussões em tempo real e coleta rápida de informações.
• Miro ou Lucidchart: colaboração visual para mapear caminhos de decisão.
• Airtable ou Notion: Registros de decisão transparentes e quadros de critérios.

 

Desafios comuns (e como superá-los)

Mesmo iniciativas de empoderamento bem-intencionadas podem falhar se as armadilhas comuns não forem abordadas.

Desafio 1: Medo de perder o controle

Alguns líderes hesitam em capacitar porque temem o caos.

Solução: Defina barreiras de proteção e teste com projetos de baixo risco. Construa confiança em etapas.

Desafio 2: Qualidade de decisão inconsistente

Sem orientação, as decisões podem ficar desalinhadas com a estratégia.

Solução: Forneça modelos e critérios de decisão alinhados com os objetivos da empresa.

Desafio 3: Falta de acompanhamento

As equipes podem tomar decisões, mas não implementá-las de forma eficaz.

Solução: atribua proprietários de decisão e defina cronogramas. O empoderamento não termina na decisão - inclui a execução.

 

Considerações finais: o empoderamento é uma jornada, não um destino

Capacitar as equipes para tomar decisões não é delegar e desaparecer. Trata-se de construir confiança, fornecer ferramentas e permanecer conectado por meio de coaching e feedback.

O verdadeiro poder do empoderamento não está nas decisões imediatas tomadas, mas na transformação de longo prazo dos funcionários em solucionadores de problemas, inovadores e líderes.

Como líder, seu legado não serão as decisões que você tomou sozinho, mas o ambiente que você criou, onde outros tomaram grandes decisões por causa de sua confiança e orientação.

  

Texto extraído parcialmente de (1) How to Empower Teams to Make Decisions: A Guide for Modern Leaders | LinkedIn

10 MELHORES PRÁTICAS DE MENTORIA

 

Compilado do site Top 10 Mentoring Best Practices for Developing Talent through Mentoring Programs - by Omer Usanmaz

Aqui estão dez práticas recomendadas do programa de mentoria para ajudar o mentor e o pupilo.

1) Desperte a curiosidade

Especialistas em mentoria incentivam Conversas além de perguntas e respostas. Como equipe, acenda a mente uns dos outros envolvendo-se em perguntas de acompanhamento, enigmas, anedotas contra-intuitivas e perspectivas diferentes. Tais relacionamentos começam com o esforço direto de mentores que começam criando um espaço aberto e seguro.

2) Utilize a mentoria reversa

O melhor modelo de mentoria é uma via de mão dupla. Nesse arranjo, o mentor e o pupilo reconheceram que poderiam aprender algo um com o outro. Por exemplo, um mentor de desenvolvimento de carreira de funcionário sênior pode aprender sobre as tecnologias mais recentes em seus campos com seu pupilo. Ao contrário da troca de conhecimento descendente, a informação também flui para cima.

3) Formule desafios personalizados

Por que não fazer as coisas de forma única ao definir metas de mentorados e mentores? Por exemplo, em vez de usar metas genéricas de mentor de chef de "criar uma nova receita diariamente", você pode sugerir "recriar um prato de rua usando ingredientes disponíveis localmente". Esses desafios personalizados ajudam o pupilo a pensar fora da caixa e a desenvolver um espírito de experimentação.

4) Convide um ao outro para o mundo um do outro

Você conhece o dia de 'levar seu filho para o trabalho?' Por que não levar nosso pupilo ou mentor para o dia de trabalho? Isso desencadeia a aventura e melhora o desenvolvimento de habilidades. Traga-os para o seu mundo enquanto trabalha para que possam experimentar em primeira mão como é estar na sua posição. Líderes com pupilos mostram a eles como administrar empresas, realizar reuniões e se comunicar no trabalho. Você também os apresenta a seus outros profissionais, recursos e colaboradores em potencial relevantes.

5) Seja honesto, empático, atencioso e proativo

Sejamos realistas; Às vezes, um pupilo ou mentor pode relaxar em seu trabalho. Talvez eles não estejam priorizando seu papel ativo ou não consigam atingir os marcos. Então, qual é a melhor abordagem? A solução é começar comunicando suas preocupações e perguntando sobre a causa do atraso. Mencione como o fallback está afetando seus níveis de desempenho e sugira soluções. Se eles estão passando por algo, seja empático e atencioso e dê-lhes espaço para lidar com isso. Se eles não conseguirem manter seu desempenho, faça solicitações de mentor ao gerente do programa de mentoria para serem reintegrados a outros mentores preferidos.

6) Criar uma caixa de ferramentas

Uma maneira de lembrar e talvez passar as informações que você aprende é salvá-las. Aqui, vamos nos referir a ela como uma caixa de ferramentas. Você pode incluir artigos, podcasts, histórias inspiradoras, gravações e links para todas essas informações. Você também pode incluir comentários sobre os tópicos salvos. Os mentores podem usar esses recursos de aprendizagem para ensinar suas futuras experiências de orientação. Os mentorados sempre podem se referir a esse conhecimento e compartilhá-lo em seus grupos.

7) Reconheça e recompense o esforço

Se o seu mentor ganhar um prêmio, parabenize-o. Se o seu pupilo passar em um exame ou for promovido, parabenize-o. Como vocês são a motivação um do outro, receber esse reconhecimento fortalecerá seu vínculo.

8) Gamifique o Programa de Mentoria

Todos nós gostamos de questionários e desafios estratégicos, então por que não introduzir jogos no processo? Você pode usar pontos, insígnias, missões semanais e prêmios virtuais e do mundo real para atividades concluídas. Um mentor de grupo pode usar o acima para aumentar as pontuações de engajamento dos funcionários em um ambiente oficial.

9) Incentive o aprendizado contínuo

A aquisição de habilidades críticas de mentoria não termina quando um programa termina. Ele continua. No entanto, você define essa base de aprendizado contínuo durante as sessões presenciais. Crie uma rotina para aquisição de conhecimentos complexos e básicos por meio de pesquisas. Defina as funções dos participantes e incentive trocas abertas para discutir as descobertas. Compartilhe ideias e busque feedback dos participantes também. Preparar o terreno com essas rotinas ajuda o mentor e o pupilo a abraçar a nova maneira de coletar e compartilhar informações.

10) Registre sua experiência

Divirta-se com isso, não importa a forma do programa de mentoria, colega, carreira ou desenvolvimento! Tire fotos e vídeos e escreva notas para comemorar sua experiência de mentoria. Esta memorização prova que você começou e completou algo que o ajudou a crescer. E você se divertiu com isso!

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Por que a mentoria é importante?

A essência da mentoria é o valor que ela apresenta para ambas as partes. Novas perspectivas, lições, habilidades e feedback são recursos valiosos com os quais se sai. Mas isso não é tudo, abaixo estão as razões pelas quais os mentorados e mentores consideram a mentoria essencial:

• Crescimento

Os mentores oferecem aos pupilos excelentes qualidades de liderança, dicas de carreira e lições de vida que aceleram o crescimento. Os mentorados equipam os mentores com feedback que eles podem usar para melhorar suas habilidades de mentoria.

Esses trechos de ouro ajudam ambas as partes a desenvolver qualidades pessoais, como tempo, recursos, cliente e habilidades de gerenciamento financeiro. Essas lições ajudam todos os envolvidos a evitar armadilhas e promover o crescimento nas jornadas pessoais e profissionais.

• Expansão de rede

Ambas as partes celebram uma rede expandida após um programa bem-sucedido de mentores e mentorados. Os mentores conectam os pupilos a contatos valiosos, o que apresenta oportunidades de colaboração e avanços na carreira. Os mentorados também apresentam mentores a plataformas da nova era que podem usar para negócios e crescimento pessoal.

• Mentalidade renovada

A perspectiva de um mentor muda depois de interagir com pupilos com diferentes origens, experiências de trabalho e interesses. Um pupilo também ganha o mesmo. Os canais de feedback abertos também incentivam a abordagem de pensar fora da caixa com base nas informações que você recebe.

Essas interações oferecem novas perspectivas que podem ser inestimáveis durante as sessões de brainstorming e a tomada de decisões. Eles mudam a forma como você vê o mundo.

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Quem precisa de orientação?

Os programas de treinamento de mentores são diversos. Eles dão as boas-vindas a organizações e indivíduos para participar. As razões para participar de um variam, portanto, aqui está uma lista de quem pode participar e por qual motivo:

• Indivíduos recém-contratados

Você tem um novo emprego e não tem ideia do que isso implica! Claro, você tem as habilidades, mas sua experiência é zero!

A boa notícia é que um programa de mentoria pode ajudar Vinculando um novo contratado a mentores em potencial em seu campo. Esses indivíduos vão segurar sua mão e ensinar o básico e a complexidade do trabalho. Eles também serão fundamentais para oferecer dicas sobre como navegar pelos obstáculos específicos em sua nova carreira.

• Indivíduos que buscam mudanças de carreira

Você sabia que pode se tornar um redator mesmo depois de décadas sendo engenheiro?

Mudanças de carreira são bastante comuns e um mentor pode ajudar.

Aqui está como:

Conectar-se com um mentor experiente no novo campo pode ajudá-lo a fazer uma transição tranquila. Eles lhe darão maneiras de adaptar e incorporar o que você já sabe em sua nova paixão escolhida.

Por exemplo, mentores em potencial da indústria de redação podem aconselhá-lo a explorar um nicho na redação de textos para empresas de engenharia. Dessa forma, você pode usar seu conhecimento para crescer em sua nova função.

• Indivíduos em fases específicas da vida

Talvez você tenha acabado de se tornar pai, promovido ou seja um novo empreendedor; A mentoria pode ajudar.

Mentores em potencial podem ajudá-lo a superar platôs de desempenho e aumentar sua qualidade de vida. Suas perspectivas e experiências lançam luz sobre sua situação, ajudando você a navegar melhor e emergir como um vencedor.

• Organizações que priorizam o crescimento

Além de indivíduos, as organizações podem oferecer programas de mentoria para seus funcionários. Essa iniciativa pode se concentrar em liderança, resolução de conflitos, habilidades de comunicação, colaboração e outros assuntos de negócios. Internamente, eles podem facilmente espalhar informações valiosas por toda a organização. Isso promove a inclusão e a diversidade no local de trabalho.

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Concluindo - A mentoria oferece valor a todos os envolvidos. No entanto, existem regras para o jogo: Entenda o processo e o que o torna bem-sucedido. Em seguida, implemente as melhores práticas de mentoria e explore sua importância.

Amancio Quality Consulting

Maximizando a utilização de equipamentos na fabricação

 Maximizando a utilização de equipamentos na fabricação

 

A utilização do equipamento mede a proporção de tempo em que o maquinário de produção está realmente funcionando em comparação com o tempo disponível. Na prática, muitas vezes está diretamente ligado à Eficácia Geral do Equipamento (OEE), que combina disponibilidade, desempenho e qualidade em uma única medida de quão totalmente o potencial do equipamento é realizado.  Alta utilização significa que as máquinas são produtivas (fabricando boas peças) na maioria das vezes.  Isso é crucial porque equipamentos ociosos ou subutilizados representam capital e mão de obra desperdiçados, aumentando o custo por peça.  A utilização eficaz ajuda a minimizar os custos de manutenção, prolongar a vida útil do equipamento e evitar paradas inesperadas de produção.  Por exemplo, os fabricantes que rastreiam rigorosamente a utilização e o tempo de atividade podem identificar gargalos e programar apenas a manutenção mais necessária, reduzindo paradas não planejadas e melhorando o ROI (Retorno sobre Investimento).

 

Entendendo o tempo de inatividade: planejado versus não planejado

O tempo de inatividade se enquadra em duas categorias principais. O tempo de inatividade planejado é qualquer interrupção programada (manutenção de rotina, trocas, paradas para feriados ou estoque) intencionalmente incorporada ao cronograma. Por outro lado,  o tempo de inatividade não planejado são paradas não programadas causadas por falhas, erros ou emergências.  Ocorre "devido a falhas de equipamentos, mau funcionamento ou emergências, levando a paradas repentinas e muitas vezes prolongadas na produção".

As causas típicas de tempo de inatividade incluem:

• Falhas mecânicas ou de equipamentos: Máquinas envelhecidas, peças desgastadas ou falta de manutenção preventiva podem causar avarias ou operação lenta.
• Erros humanos: uso inadequado, configuração incorreta ou falha de comunicação na linha podem desencadear paralisações.  (Por exemplo, ajustes incorretos de equipamento ou configurações apressadas são comuns nas perdas relacionadas ao operador.)
• Problemas de qualidade: Defeitos em materiais ou processos forçam retrabalho ou refugo. Quando ocorrem defeitos, a produção geralmente é interrompida enquanto os engenheiros solucionam as causas raiz.
• Configuração e preparação (setups): Preparar/configurar uma máquina para um novo produto leva inerentemente tempo. Preparações/ajustes (setup) longos e não padronizados reduzem diretamente o tempo de execução.
• Interrupções de fornecimento e logística: Ficar sem matéria-prima ou esperar por ferramentas/peças causa paradas.  Fatores externos, como atrasos no envio, escassez de fornecedores ou até mesmo condições climáticas extremas, podem atrapalhar a produção.
• Problemas ambientais ou de instalações: Quedas de energia, danos às instalações ou incidentes de segurança são gatilhos de desligamento não planejados.
• Planejamento/programação inadequados: previsão de demanda inadequada ou agendamentos de recursos conflitantes podem deixar máquinas críticas ociosas ou aguardar entradas.

Ao registrar e categorizar cada evento de tempo de inatividade, as equipes podem identificar as causas mais frequentes e direcioná-las para eliminação.  Por exemplo, análises de alto nível (como gráficos de Pareto) geralmente revelam que um pequeno número de modos de falha (como uma única caixa de engrenagens ou alimentação de energia) é responsável pela maioria das horas perdidas.  Reduzir essas falhas importantes gera os maiores ganhos de utilização.

 

Estratégias para melhorar o tempo de atividade e a utilização

Os fabricantes implantam várias estratégias complementares para aumentar o tempo de atividade do equipamento e reduzir o tempo de inatividade.  As principais abordagens incluem:

• Manutenção preditiva e monitoramento de condições

Essa estratégia baseada em dados usa sensores e análises para prever falhas antes que elas ocorram.  Em uma configuração preditiva, os sensores IoT (vibração, temperatura, corrente, etc.) monitoram continuamente a integridade da máquina. Modelos avançados de análise ou aprendizado de máquina detectam padrões de anomalias e preveem quando um componente falhará, para que a manutenção possa ser programada no momento ideal.  Com efeito, avarias inesperadas são substituídas por janelas de serviço breves e programadas – reduzindo drasticamente  o tempo de inatividade não planejado.  Estudos relatam que a manutenção preditiva pode reduzir o tempo de inatividade não planejado em até 50% e os custos de manutenção em 10 a 40%.  Os fabricantes obtêm esses ganhos integrando fluxos de dados em tempo real em painéis e alertas, permitindo que os técnicos ajam sobre os problemas bem antes que uma falha cause uma parada na linha.

• Lean Manufacturing e Manutenção Produtiva Total (TPM)

Os princípios Lean (5S, fluxo contínuo, trocas SMED, etc.) reduzem o desperdício de tempo e padronizam os processos, o que aumenta inerentemente a utilização.  Por exemplo, as técnicas SMED ("Preparação/ajuste (setup) em um dígito de minutos") reduzem a duração da troca, transformando o tempo de inatividade planejado em eventos mais curtos e previsíveis.  A integração dos pilares do TPM garante que os operadores estejam envolvidos na manutenção de suas máquinas, a qualidade seja incorporada e os eventos de melhoria (kaizen) eliminem continuamente as causas raiz do tempo de inatividade.  As organizações com TPM maduro geralmente veem quedas drásticas nas avarias e no retrabalho à medida que a confiabilidade do equipamento melhora.

• Automação e digitalização

A automação robótica e os controles inteligentes podem reduzir os tempos de ciclo e eliminar paradas induzidas por erros.  A coleta automatizada de dados (via PLCs, SCADA ou MES) substitui a coleta manual, dando visibilidade em tempo real do desempenho. Por exemplo, alarmes automatizados podem notificar imediatamente os técnicos sobre anomalias, permitindo uma intervenção rápida.  Da mesma forma, sistemas avançados (gêmeos digitais, plataformas de análise) podem simular mudanças off-line, permitindo que os engenheiros otimizem processos sem arriscar o tempo de inatividade real.

• Treinamento e engajamento do operador

Operadores capacitados e bem treinados são cruciais para a alta utilização. O treinamento completo na configuração adequada da máquina, verificações de manutenção e solução de problemas evita muitas paradas causadas pelo operador. Ao investir no desenvolvimento de habilidades técnicas (por exemplo, por meio de instrução no trabalho, cursos de atualização ou matrizes de competências), as plantas permitem que os operadores detectem sinais de alerta precoces e realizem pequenas correções. Programas focados no operador, como a Manutenção Autônoma (operadores que realizam inspeções e cuidados de rotina), também aumentam a utilização, evitando falhas simples.

• Análise de Causa Raiz (RCA) e Melhoria Contínua

Sempre que ocorre um tempo de inatividade, um rigoroso processo de RCA pode ajudar a prevenir sua recorrência. As equipes usam ferramentas como gráficos de Pareto, análise de "5 porquês" ou diagramas de espinha de peixe para detalhar de uma paralisação até sua causa fundamental.  Por exemplo, uma investigação dos 5 Porquês pode revelar que um motor falhou devido ao superaquecimento, que por sua vez foi devido a um ventilador de resfriamento entupido – em última análise, atribuído a um procedimento de limpeza perdido.  Essa análise informa ações corretivas (por exemplo, revisão de POPs de manutenção, agendamento de inspeções adicionais) que eliminam o problema raiz.  A incorporação da RCA na prática diária promove uma cultura de solução de problemas: "os fabricantes que usam a RCA para reduzir o tempo de inatividade da máquina podem obter benefícios operacionais significativos", incluindo muito menos falhas repetidas.

• Sistemas de Monitoramento e Análise Digital

Além das táticas preventivas, a implantação de sistemas de monitoramento em tempo real é essencial.  Uma infraestrutura conectada (dispositivos IoT edge, plataformas de nuvem, integração CMMS) coleta dados sobre tempo de atividade, taxas de ciclo, saída de qualidade e falhas.  Os sensores de monitoramento de condição podem alimentar dados de áudio, vibração ou temperatura para mecanismos analíticos para detecção de anomalias.  Machine Metrics e soluções semelhantes fornecem painéis de OEE e utilização em tempo real, para que os problemas se tornem visíveis imediatamente. A análise também permite um melhor agendamento: por exemplo, o tempo de inatividade pode ser categorizado (planejado versus não planejado) e quantificado, permitindo melhorias direcionadas.  Em suma, os sistemas digitais criam o ciclo de feedback necessário para aumentar o tempo de atividade.

 

Conclusão

Maximizar a utilização do equipamento requer uma abordagem multifacetada: medir o  desempenho rigorosamente, eliminar todos os tempos de inatividade evitáveis e aproveitar a tecnologia para manter as máquinas saudáveis.  Os gerentes de fábrica e líderes de manutenção devem integrar manutenção preditiva, práticas enxutas e ferramentas digitais em uma única estratégia de confiabilidade.  Ao rastrear KPIs (Indicadores Chaves de Desempenho) como OEE (Eficiência Geral do Equipamento) e MTBF (Tempo Médio entre Falhas), usando RCA (Análise de Causa(s) Raiz(es)) para eliminar a raiz dos problemas e treinando continuamente a força de trabalho, os fabricantes podem fechar sistematicamente a lacuna para a utilização de "classe mundial".  Exemplos do mundo real mostram que esses esforços valem a pena – muitas vezes melhorando a capacidade e a produtividade em dezenas de porcento. Na fábrica conectada moderna, maximizar o tempo de atividade não é apenas possível, mas essencial para se manter competitivo.

Amancio Quality Consulting

 

 

Como gerenciar o fluxo de caixa de um projeto

Projetos custam dinheiro. Orçamento para projeto têm um ciclo de vida próprio e os gerentes de projeto devem entender como esses custos entram e saem do projeto e da organização. Esse processo é chamado de fluxo de caixa do projeto. Veremos uma síntese do que é, como calcular e como gerenciar o fluxo de caixa do projeto.

O que é fluxo de caixa do projeto?

O fluxo de caixa é o movimento de dinheiro para dentro ou para fora de um projeto. O fluxo de caixa positivo é a receita ou recebimentos do projeto, enquanto o fluxo de caixa negativo é a soma das despesas ou pagamentos. Se você adicionar o componente do tempo, terá velocidade de fluxo. Os fluxos de caixa são usados no gerenciamento de negócios e projetos para relatar receitas e despesas.

Você pode olhar para o fluxo de caixa do projeto como o cronograma de pagamentos que um proprietário precisa fazer para construir um projeto durante um período. Faz parte do planejamento financeiro de um projeto ou dos próximos projetos de uma organização. Se a organização ainda está decidindo se o projeto é adequado para ela, ela geralmente se refere a ela como fluxo de caixa relevante, que é usado para descrever a análise financeira de assumir o projeto.

O fluxo de caixa do projeto e uma análise de custo-benefício devem ser feitos e aprovados pela equipe de liderança da empresa antes de aprovar um projeto. Por sua vez, os gerentes de projeto vão querer comparar os projetos de fluxo de caixa de um projeto com os resultados reais para garantir que eles correspondam.

Como calcular e gerenciar o fluxo de caixa do seu projeto

Para gerenciar o fluxo de caixa do seu projeto, primeiro você precisa saber como calculá-lo. Felizmente, o cálculo do fluxo de caixa do projeto não é complicado. É simplesmente o dinheiro gerado pelo projeto menos os custos do projeto. Você excluirá seus custos operacionais fixos e outras receitas ou custos que não estejam relacionados ao projeto. É simples, mas há etapas que você precisa seguir para chegar lá e gerenciar o fluxo de caixa do seu projeto. Eles são os seguintes.

1. Identifique todas as entradas de caixa do projeto

O primeiro passo para gerenciar o fluxo de caixa do seu projeto é entender o fluxo de caixa do seu projeto. Isso pode ser qualquer coisa, desde receita de pagamentos de clientes, recebimentos de caixa de vendas, financiamento, empréstimo, devoluções ou pagamentos de dividendos de investidores e receita de juros. Depois de identificar todas as entradas de caixa do projeto, você deve somá-las. Isso geralmente é feito mensalmente.

2. Estime todos os custos do projeto e saídas de caixa

Os custos do projeto e as saídas de caixa nos projetos são o dinheiro que está saindo do projeto. Pode ser o salário pago à equipe do projeto, dividendos pagos aos acionistas, reinvestimento no projeto e muito mais. Você precisa ser capaz de prever quais serão esses custos do projeto e saídas de caixa com antecedência para calcular e gerenciar melhor o fluxo de caixa do projeto. O primeiro passo para isso é estimar quais recursos serão necessários para a execução do projeto.

3. Estabeleça a lucratividade do projeto

A lucratividade do projeto é importante para o fluxo de caixa do projeto porque apresenta o valor dos fluxos de caixa futuros e dos investimentos iniciais do projeto. Esse é o dinheiro que você ganhará por cada dólar investido no projeto. Você vai querer estabelecer a lucratividade fazendo uma análise de custo-benefício para encontrar o índice de lucratividade. Com um índice de rentabilidade superior a um, vale a pena iniciar o projeto. Se for menor que um, o projeto provavelmente não vale o investimento.

4. Crie uma linha de base de custo e um orçamento do projeto

Uma linha de base de custo, geralmente chamada de linha de base de desempenho de custo, é usada para projetar o orçamento do projeto e os custos gerais do projeto em um período específico. Isso também pode ser chamado de orçamento dividido em fases vinculado a um período específico. Isso ajudará a criar o orçamento geral do projeto, que são os custos totais associados ao projeto e um aspecto importante do gerenciamento do fluxo de caixa do projeto.

5. Monitore os custos durante a execução do projeto

Ser capaz de monitorar seus custos durante toda a execução do seu projeto é fundamental para o controle de custos e para manter o orçamento. Isso inclui seu fluxo de caixa, ganhos e receitas. Se você for capaz de identificar estouros de custos rapidamente, poderá definir ações que os mitigarão rapidamente e manterão os custos do projeto sob controle.

6. Aloque recursos e acompanhe a utilização de recursos

Outra coisa a monitorar são seus recursos e como você os está alocando. Os recursos custam dinheiro e afetam o fluxo de caixa do seu projeto, portanto, você deve acompanhar a utilização de recursos, que mede como seus recursos estão sendo usados. Isso informará sua alocação desses recursos para que você possa usá-los de forma mais eficiente e econômica.

Então, sua empresa vem gerenciando adequadamente o fluxo de caixa de seus projetos, seja de inovação de produto e/ou de serviços, ou mesmo dos projetos de melhorias e otimização de processos?

Fale conosco na Amancio Quality Consulting. Podemos auxiliar sua empresa na gestão de projetos e de processos.

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Como o Lean e a Melhoria Contínua Trabalham Juntos

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Como o Lean e a Melhoria Contínua Trabalham Juntos

A metodologia Lean estabelece as bases para identificar e eliminar desperdícios, enquanto a Melhoria Contínua garante que essas mudanças se tornem parte de um processo contínuo. Veja como eles se apoiam e se reforçam:

✔️ 1. O Lean fornece a estrutura – a melhoria contínua fornece o combustível

O Lean oferece ferramentas como mapeamento do fluxo de valor, 5S e gerenciamento visual. No entanto, essas ferramentas são tão eficazes quanto a cultura e a disciplina por trás delas. A Melhoria Contínua incorpora uma mentalidade de vigilância, ajudando as organizações a monitorar e ajustar o desempenho de forma consistente.

✔️ 2. Objetivo compartilhado: entregar mais valor com menos desperdício

Tanto o Lean quanto a Melhoria Contínua se concentram na entrega de valor. O Lean define o que constitui valor e elimina o desperdício de acordo. A Melhoria Contínua garante que, uma vez que o desperdício seja removido, ele permaneça assim - e que mais oportunidades sejam identificadas regularmente.

✔️ 3. Loops de feedback integrados

Os processos lean dependem muito de feedback oportuno para identificar problemas. A Melhoria Contínua transforma isso em um hábito, incorporando práticas como stand-ups diários, análise de causa raiz e ciclos PDCA (Plan-Do-Check-Act).

✔️ 4. Empoderamento dos funcionários

O Lean incentiva os trabalhadores da linha de frente a contribuir com ideias porque estão mais próximos do trabalho. A Melhoria Contínua fornece as ferramentas e o ambiente para agir de acordo com essas ideias regularmente.

✔️ 5. Sustentabilidade a longo prazo

As organizações que implementam o Lean sem uma cultura de Melhoria Contínua muitas vezes voltam aos velhos hábitos. Mas quando a CI está profundamente incorporada, os princípios Lean se tornam autossustentáveis.

 

Ferramentas comuns que unem a melhoria contínua e enxuta

Várias ferramentas e frameworks unem efetivamente as duas abordagens, reforçando a conexão:

✔️ 1. Ciclo PDCA (Ciclo de Deming)

• Planejar: Identifique uma oportunidade e planeje a mudança.
• Fazer: Implemente a mudança em pequena escala.
• Verificar: Analise os resultados da alteração.
• Agir: Se for bem-sucedido, implemente em uma escala mais ampla.

✔️ 2. Resolução de problemas A3

Popular em ambientes Lean, esse método estruturado de solução de problemas ajuda as equipes a identificar as causas raiz e implementar melhorias com base em pensamento e dados claros.

✔️ 3. 5 Porquês

Essa técnica simples, mas poderosa, ajuda a identificar a causa raiz dos problemas, perguntando "Por quê?" várias vezes até que o verdadeiro problema seja descoberto.

✔️ 4. Eventos Kaizen

Esforços de melhoria focados em curto prazo que reúnem equipes multifuncionais para melhorar um processo, normalmente em alguns dias.

✔️ 5. Metodologia 5S

Um método de organização do local de trabalho que ajuda a manter a eficiência e a limpeza:

• Ordenar
• Colocar em ordem
• Brilhar
• Estandardizar
• Sustentar

  

Benefícios da integração do Lean com a melhoria contínua

As organizações que combinam com sucesso o Lean e a Melhoria Contínua desfrutam de várias vantagens:

✔️ Maior eficiência: os processos se tornam mais rápidos e confiáveis.

✔️ Redução de custos: A eliminação de desperdícios e a redução de defeitos se traduzem em economia de resultados.

✔️ Melhor engajamento dos funcionários: os membros da equipe se sentem capacitados e valorizados quando suas ideias impulsionam a mudança.

✔️ Resolução de problemas mais rápida: as causas raiz são identificadas rapidamente e as soluções são testadas e dimensionadas com eficiência.

✔️ Qualidade aprimorada: Com feedback e melhorias constantes, os produtos e serviços atendem a padrões mais elevados.

✔️ Satisfação do cliente: Serviços mais rápidos, melhores e mais baratos levam a clientes mais satisfeitos.

 

Métricas para rastrear o impacto do Lean e da melhoria contínua

Para avaliar a eficácia, as organizações devem acompanhar os principais indicadores de desempenho:

✔️ Redução do tempo de ciclo

✔️ Melhoria do tempo de espera

✔️ Rendimento de primeira passagem (FPY)

✔️ Sugestões de funcionários implementadas

✔️ Custo da Qualidade (CoQ)

✔️ Redução do tempo de inatividade

Use painéis ou painéis de gerenciamento visual para manter as métricas transparentes e acompanhar o progresso ao longo do tempo.

 

 Uma parceria que impulsiona o sucesso duradouro

Lean e Melhoria Contínua não são apenas metodologias; são mentalidades que, quando entrelaçadas, formam um poderoso motor de transformação. O Lean oferece a estrutura e o propósito – eliminando o desperdício e maximizando o valor – enquanto a Melhoria Contínua fornece o combustível – esforços contínuos, funcionários engajados e uma busca pela excelência.

As organizações que adotam ambas as abordagens não apenas operam com mais eficiência, mas também constroem culturas resilientes onde a melhoria é contínua, não condicional.

Se você estiver liderando uma equipe ou gerenciando um projeto, comece perguntando:

➡️ Onde está o desperdício?

➡️ Que pequena mudança podemos fazer hoje?

➡️ Como podemos envolver nosso pessoal na criação de soluções?

Porque quando o Lean encontra a Melhoria Contínua, a excelência não é um destino – é um modo de vida.

Baseado no artigo: Lean and Continuous Improvement: How They Work Together | LinkedIn

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Metodologias e Tópicos Mais Significativos para Gestão de Mudanças em Empresas

Metodologias e Tópicos Mais Significativos para Gestão de Mudanças em Empresas

A gestão de mudanças é um conjunto de práticas e estratégias que visam facilitar a transição de uma organização de seu estado atual para um estado desejado, minimizando resistências e promovendo a adoção bem-sucedida de novas práticas, processos ou estruturas. Uma abordagem estruturada e bem planejada é fundamental para garantir que as mudanças sejam sustentáveis e tragam os benefícios esperados.

 

Metodologias para Gestão de Mudanças

 

-- Uma metodologia comum e eficaz para gestão de mudanças é o modelo ADKAR, desenvolvido pela Prosci, que foca nas etapas individuais e organizacionais necessárias para uma mudança bem-sucedida:

1. Consciência (Awareness): Fazer os colaboradores entenderem por que a mudança é necessária.

2. Desejo (Desire): Criar o desejo genuíno de apoiar e participar da mudança.

3. Conhecimento (Knowledge): Fornecer informações sobre como implementar a mudança.

4. Habilidade (Ability): Desenvolver as competências necessárias para aplicar a mudança.

5. Reforço (Reinforcement): Garantir que as mudanças sejam sustentadas ao longo do tempo.

 

-- Outra metodologia amplamente utilizada é o Modelo de Lewin, que consiste em três fases principais: Descongelar, Mudar e Recongelar, promovendo uma preparação adequada, implementação e estabilização da mudança.

 

-- Além disso, o método DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar), muito utilizado em iniciativas de melhoria contínua, também pode ser adaptado para projetos de mudança organizacional, especialmente em ambientes que buscam melhorias de processos.

 

Tópicos mais Significativos na Gestão de Mudanças

1. Liderança e Patrocínio: A liderança deve atuar como agente de mudança, apoiando e comunicando claramente os objetivos e benefícios das mudanças.

2. Comunicação Eficaz: Informar de forma transparente, constante e alinhada sobre o progresso, desafios e resultados das mudanças.

3. Engajamento dos Stakeholders: Identificar e envolver todas as partes interessadas que serão impactadas pela mudança.

4. Resistência à Mudança: Reconhecer, compreender e administrar resistências, utilizando estratégias de engajamento e treinamento.

5. Capacitação e Treinamento: Investir na formação de colaboradores para que adquiram as habilidades necessárias para a nova realidade.

6. Planejamento e Cronograma: Definir etapas, metas e prazos claros para a implementação da mudança.

7. Monitoramento e Avaliação: Acompanhar os resultados e ajustar estratégias conforme necessário para garantir o sucesso do processo.

 

Conclusão - A gestão de mudanças é um processo complexo que exige planejamento cuidadoso, comunicação eficaz e envolvimento de toda a organização. Utilizar metodologias estruturadas e focar nos tópicos mais relevantes aumenta as chances de uma transição suave, minimizando impactos negativos e potencializando os benefícios das melhorias implementadas.

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Modelo de Lewin

O Modelo de Lewin é uma das teorias mais clássicas e influentes na área de gestão de mudanças organizacionais. Desenvolvido pelo psicólogo Kurt Lewin na década de 1940, esse modelo propõe uma abordagem simples e eficaz para entender e implementar mudanças dentro de uma organização.

 

O Modelo de Lewin é estruturado em três fases principais:

1. Descongelar (Unfreeze):  Nesta etapa, o foco é preparar a organização e seus colaboradores para a mudança. Isso envolve quebrar a resistência ao status quo, criar consciência da necessidade de mudança e estabelecer um ambiente propício para a transição. É importante comunicar claramente os motivos da mudança, envolver os stakeholders e superar resistências iniciais. O objetivo é "descongelar" as antigas práticas e mentalidades para abrir espaço para o novo.

2. Mudar (Change ou Transition): 

   Após o descongelamento, ocorre a fase de implementação da mudança propriamente dita. Aqui, novas práticas, processos, estruturas ou comportamentos são introduzidos. É fundamental fornecer suporte, treinamento e recursos necessários para que os colaboradores possam adotar as novidades com confiança. Essa fase exige paciência, comunicação contínua e acompanhamento para garantir que a mudança seja assimilada efetivamente.

3. Recongelar (Refreeze): 

   Na última fase, o objetivo é consolidar as mudanças e estabilizar a organização em seu novo estado. Isso inclui reforçar os novos comportamentos, ajustar políticas e procedimentos e criar uma cultura que sustente as mudanças implementadas. Assim, evita-se que a organização volte ao antigo estado, garantindo que as melhorias sejam sustentáveis a longo prazo.

 

Resumo: O Modelo de Lewin fornece uma estrutura simples para entender o processo de mudança, enfatizando a importância de preparar a organização, implementar efetivamente as mudanças e consolidá-las para garantir estabilidade. Ele destaca que a mudança não é apenas uma ação pontual, mas um processo que requer planejamento e atenção às fases de transição.

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Aqui está um breve resumo do método DMAIC:

 

DMAIC é uma metodologia estruturada utilizada principalmente na gestão da qualidade e na melhoria de processos.

Seu nome é um acrônimo que representa as cinco fases do ciclo:

Definir (Define): Identificação do problema, definição dos objetivos do projeto e compreensão das necessidades do cliente e das partes interessadas.

Medir (Measure): Coleta de dados relevantes para entender o desempenho atual do processo e estabelecer uma linha de base.

Analisar (Analyze): Investigação dos dados para identificar as causas raiz dos problemas ou defeitos no processo.

Melhorar (Improve): Desenvolvimento e implementação de soluções para eliminar as causas identificadas e otimizar o processo.

Controlar (Control): Monitoramento contínuo para assegurar que as melhorias sejam sustentadas ao longo do tempo, com uso de controles e planos de acompanhamento.

Resumo: O DMAIC é uma abordagem sistemática que auxilia na resolução de problemas e na melhoria contínua de processos, promovendo eficiência, qualidade e resultados sustentáveis.

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 João F. Amancio de Moraes

Amancio Quality Consulting

Capacidade de Monitorar e Controlar Riscos em Projetos

Todo projeto, por mais cuidadosamente planejado que seja, é vulnerável a riscos. De atrasos inesperados e custos excessivos a mudanças no escopo ou nas expectativas das partes interessadas, os riscos são uma parte natural da fase de execução no gerenciamento de projetos. É por isso que a capacidade de monitorar e controlar riscos não é apenas uma habilidade desejável - é essencial.

De acordo com o Project Management Institute (PMI), a má gestão de riscos é uma das principais causas de fracasso do projeto.

Vamos examinar etapas para monitorar e controlar os riscos e os desafios comuns no monitoramento de riscos do projeto para ajudar os gerentes de projeto a assumir o controle e ficar à frente.

Etapas para monitorar e controlar os riscos do projeto

Vamos detalhar as principais etapas que todo gerente de projeto deve seguir para garantir um gerenciamento de riscos eficaz durante a execução.

➡️ Etapa 1: Revise o plano de gerenciamento de riscos

Antes do início da execução, revisite o Plano de Gerenciamento de Riscos e o Registro de Riscos.

✔️ Confirme funções e responsabilidades

✔️ Verifique a cadência de monitoramento

✔️ Valide critérios e limites de pontuação

✔️ Garanta que as ferramentas e os modelos estejam em vigor

Se foram feitas alterações durante o planejamento, atualize a documentação de risco de acordo.

➡️ Etapa 2: Estabeleça um ritmo de monitoramento de risco

Defina uma frequência de monitoramento com base no tamanho e na complexidade do projeto. Por exemplo:

• Semanalmente para projetos de alto risco ou de rápida evolução
• Quinzenalmente para projetos de risco moderado
• Mensalmente para iniciativas de baixo risco ou longa duração

Use esse ritmo para verificar o status de cada risco, revisar os dados de desempenho e discutir o progresso da mitigação.

➡️ Etapa 3: use gatilhos e sinais de alerta precoce

Fique atento aos gatilhos – indicadores predefinidos que sugerem que um risco está se materializando.

Exemplos:

• Entrega pontual do fornecedor
• Partes interessadas que não respondem
• Influxo de solicitações de mudança
• Consumo de orçamento acelerando mais rápido do que o planejado

Documente e aja de acordo com esses sinais antes que o risco se transforme em um problema.

➡️ Etapa 4: Monitore e execute respostas de risco

Ative a estratégia de resposta ao risco quando um risco se tornar ativo.

Tipos de respostas:

• Evitar: Alterar o plano para evitar o risco
• Mitigar: Reduza o impacto ou a probabilidade
• Transferência: Responsabilidade de risco de mudança (por exemplo, seguro)
• Aceitar: Reconheça o risco e monitore-o

Atribua proprietários a cada resposta e acompanhe o progresso da implementação.

➡️ Etapa 5: Reavaliar e atualizar o registro de riscos

À medida que a execução se desenrola, novos riscos surgirão, enquanto alguns podem ser resolvidos.

✔️ Desative riscos resolvidos

✔️ Adicione novos riscos com análise adequada

✔️ Atualize classificações de impacto de probabilidade

✔️ Altere o status dos riscos ativos

✔️ Avalie a eficácia das respostas

Mantenha o documento dinâmico e atualizado.

➡️ Etapa 6: Comunique-se com as partes interessadas

A comunicação é fundamental no gerenciamento da percepção e resposta ao risco.

Dicas:

• Compartilhe os principais riscos em cada atualização das partes interessadas
• Use recursos visuais, como mapas de calor de risco ou painéis
• Seja transparente sobre o status de mitigação
• Escale os riscos de alta gravidade antecipadamente

Adapte a mensagem para atender a diferentes públicos (executivos, líderes de equipe, patrocinadores).

Desafios comuns no monitoramento de riscos

O monitoramento dos riscos do projeto durante a execução traz desafios. Veja como antecipá-los e enfrentá-los.

✔️ Desafio 1: Complacência

Uma vez iniciada a execução, as equipes geralmente mudam o foco para a entrega e negligenciam a análise de risco contínua.

Solução: integre as análises de risco em reuniões semanais e vincule o rastreamento de risco ao desempenho da equipe.

✔️ Desafio 2: Dados e relatórios ruins

Sem dados precisos, é difícil identificar e responder aos riscos.

Solução: Invista em ferramentas que forneçam métricas e painéis em tempo real. Valide as fontes de dados e a frequência de relatórios.

✔️ Desafio 3: Responsabilidade pouco clara

Se ninguém "possui" um risco, ele provavelmente não será gerenciado adequadamente.

Solução: Atribua um proprietário de risco claro para cada risco ativo. Revise a propriedade regularmente e reatribua, se necessário.

✔️ Desafio 4: Falta de agilidade

Algumas equipes mantêm seu plano original, mesmo quando surgem novos riscos.

Solução: Promova uma cultura que incentive a adaptabilidade e mudanças proativas. Ajuste o Plano de Gerenciamento de Riscos quando necessário.

Conclusão

Monitorar e controlar riscos durante a execução é onde seu planejamento encontra a realidade. Requer vigilância, estrutura e agilidade. Embora seja impossível eliminar todos os riscos, a capacidade de identificá-los, respondê-los e gerenciá-los em tempo real é o que separa os gerentes de projeto bem-sucedidos dos demais.

Seguindo as etapas descritas neste artigo - configurar sistemas de monitoramento adequados, ativar planos de resposta e manter suas partes interessadas informadas - você garante que os riscos permaneçam sob controle e seu projeto permaneça no caminho certo.

 

João F. Amancio de Moraes

Amancio Quality Consulting