De acordo com o Project Management Institute (PMI), a má gestão de riscos é uma das principais causas de fracasso do projeto.
Vamos examinar etapas para monitorar e controlar os riscos e
os desafios comuns no monitoramento de riscos do projeto para ajudar os
gerentes de projeto a assumir o controle e ficar à frente.
Etapas para monitorar e controlar os riscos do projeto
Vamos detalhar as principais etapas que todo gerente de
projeto deve seguir para garantir um gerenciamento de riscos eficaz durante a
execução.
➡️ Etapa 1: Revise o plano de
gerenciamento de riscos
Antes do início da execução, revisite o Plano de
Gerenciamento de Riscos e o Registro de Riscos.
✔️ Confirme funções e
responsabilidades
✔️ Verifique a cadência de
monitoramento
✔️ Valide critérios e limites de
pontuação
✔️ Garanta que as ferramentas e
os modelos estejam em vigor
Se foram feitas alterações durante o planejamento, atualize
a documentação de risco de acordo.
➡️ Etapa 2: Estabeleça um ritmo
de monitoramento de risco
Defina uma frequência de monitoramento com base no
tamanho e na complexidade do projeto. Por exemplo:
- Semanalmente
para projetos de alto risco ou de rápida evolução
- Quinzenalmente
para projetos de risco moderado
- Mensalmente
para iniciativas de baixo risco ou longa duração
Use esse ritmo para verificar o status de cada risco,
revisar os dados de desempenho e discutir o progresso da mitigação.
➡️ Etapa 3: use gatilhos e sinais
de alerta precoce
Fique atento aos gatilhos – indicadores predefinidos
que sugerem que um risco está se materializando.
Exemplos:
- Entrega
pontual do fornecedor
- Partes
interessadas que não respondem
- Influxo
de solicitações de mudança
- Consumo
de orçamento acelerando mais rápido do que o planejado
Documente e aja de acordo com esses sinais antes que o risco
se transforme em um problema.
➡️ Etapa 4: Monitore e execute
respostas de risco
Ative a estratégia de resposta ao risco quando um
risco se tornar ativo.
Tipos de respostas:
- Evitar:
Alterar o plano para evitar o risco
- Mitigar:
Reduza o impacto ou a probabilidade
- Transferência:
Responsabilidade de risco de mudança (por exemplo, seguro)
- Aceitar:
Reconheça o risco e monitore-o
Atribua proprietários a cada resposta e acompanhe o
progresso da implementação.
➡️ Etapa 5: Reavaliar e atualizar
o registro de riscos
À medida que a execução se desenrola, novos riscos surgirão,
enquanto alguns podem ser resolvidos.
✔️ Desative riscos resolvidos
✔️ Adicione novos riscos com
análise adequada
✔️ Atualize classificações de
impacto de probabilidade
✔️ Altere o status dos riscos
ativos
✔️ Avalie a eficácia das
respostas
Mantenha o documento dinâmico e atualizado.
➡️ Etapa 6: Comunique-se com as
partes interessadas
A comunicação é fundamental no gerenciamento da percepção e
resposta ao risco.
Dicas:
- Compartilhe
os principais riscos em cada atualização das partes interessadas
- Use
recursos visuais, como mapas de calor de risco ou painéis
- Seja
transparente sobre o status de mitigação
- Escale
os riscos de alta gravidade antecipadamente
Adapte a mensagem para atender a diferentes públicos
(executivos, líderes de equipe, patrocinadores).
Desafios comuns no monitoramento de riscos
O monitoramento dos riscos do projeto durante a execução
traz desafios. Veja como antecipá-los e enfrentá-los.
✔️ Desafio 1: Complacência
Uma vez iniciada a execução, as equipes geralmente mudam o
foco para a entrega e negligenciam a análise de risco contínua.
Solução: integre as análises de risco em reuniões
semanais e vincule o rastreamento de risco ao desempenho da equipe.
✔️ Desafio 2: Dados e relatórios
ruins
Sem dados precisos, é difícil identificar e responder aos
riscos.
Solução: Invista em ferramentas que forneçam métricas
e painéis em tempo real. Valide as fontes de dados e a frequência de
relatórios.
✔️ Desafio 3: Responsabilidade
pouco clara
Se ninguém "possui" um risco, ele provavelmente
não será gerenciado adequadamente.
Solução: Atribua um proprietário de risco claro para
cada risco ativo. Revise a propriedade regularmente e reatribua, se necessário.
✔️ Desafio 4: Falta de agilidade
Algumas equipes mantêm seu plano original, mesmo quando
surgem novos riscos.
Solução: Promova uma cultura que incentive a
adaptabilidade e mudanças proativas. Ajuste o Plano de Gerenciamento de Riscos
quando necessário.
Conclusão
Monitorar e controlar riscos durante a execução é onde seu
planejamento encontra a realidade. Requer vigilância, estrutura e agilidade.
Embora seja impossível eliminar todos os riscos, a capacidade de
identificá-los, respondê-los e gerenciá-los em tempo real é o que separa os
gerentes de projeto bem-sucedidos dos demais.
Seguindo as etapas descritas neste artigo - configurar
sistemas de monitoramento adequados, ativar planos de resposta e manter suas
partes interessadas informadas - você garante que os riscos permaneçam sob
controle e seu projeto permaneça no caminho certo.
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