Princípios e práticas ágeis para PROJETOS DE PESQUISA COLABORATIVA
Originalmente, o termo Ágil foi usado em referência ao desenvolvimento de software. Os princípios básicos da estrutura Ágil foram definidos em 2001 por um grupo de desenvolvedores de software em resposta às fraquezas e rigidez dos métodos de desenvolvimento de software baseados em planos, criticados principalmente por sua falta de capacidade de resposta às mudanças.
Os princípios e práticas centrais da estrutura ágil podem ser resumidos da seguinte forma:
- Ênfase nas pessoas e no trabalho em equipe e nos aspectos sociais do desenvolvimento do projeto;
- Uso de sistemas de visualização compartilhados, com foco em tarefas realizáveis e transparentes;
- Ciclos iterativos de desenvolvimento, com uma equipe auto gerenciada seguindo regras orientadas para a comunicação "leves, mas suficientes".
- Papel fundamental de um Facilitador - ajudando na coordenação e resolução de conflitos e garantindo que os membros da equipe contribuam;
- Uso de um "quadro Kanban" (ou seja, uma ferramenta de visualização de fluxo de trabalho) para refletir o progresso, que é um artefato que permite a documentação e transparência das atividades do projeto.
Estudos sobre o uso de métodos Ágeis relatam resultados predominantemente positivos. Algumas das vantagens aclamadas incluem a influência positiva no desempenho da equipe , a contribuição para os níveis de qualidade e a melhoria dos resultados, como bem como a promoção da confiança e da coesão nas equipes.
A adoção de métodos ágeis se expandiu recentemente para contextos além do desenvolvimento de software. Paralelamente às evidências de que práticas ágeis podem levar a uma “cultura organizacional ágil” além do mundo do desenvolvimento de software.
Para ilustrar algumas aplicações de métodos ágeis fora da industria de software, listo aqui alguns estudos que enfocam a adoção de princípios e práticas Ágeis em projetos de pesquisa. Esses estudos sugerem que os métodos ágeis podem preencher a lacuna entre a indústria e a academia, ou descrever como esses métodos podem ser usados para coordenar equipes distribuídas trabalhando em projetos de pesquisa de grande escala. Outros estudos enfocam o uso de métodos Ágeis para desenvolver protótipos em projetos de pesquisa “action design”, para gerenciar um laboratório de pesquisa e desenvolvimento, para etnografia experimental no local de trabalho, para projetos baseados em evidências para intervenções comportamentais e para desenvolvimento de produtos no setor biofarmacêutico.
Vamos abordar neste artigo, três questões relativos à gestão de projetos de pesquisa colaborativa, que indicam potencial para a aplicação de métodos ágeis:
(1) Por um lado, os projetos de pesquisa operam sob considerável incerteza e requerem liberdade e flexibilidade para gerar resultados inovadores. Por outro lado, a incerteza precisa de um gerenciamento rígido para evitar o fracasso e a criatividade precisa de estruturas firmes para ser transformada em resultados de projeto amplamente utilizáveis.
(2) Por um lado, a pesquisa colaborativa promove a integração das percepções, idéias e visões da pesquisa que são necessárias para resolver problemas de forma abrangente. Por outro lado, a heterogeneidade resultante de parceiros leva a problemas com respeito à gestão intercultural, interorganizacional e interdisciplinar.
(3) Por um lado, o gerente é atribuído apenas autoridade limitada devido à autonomia dos sócios e estruturas de governança. Por outro lado, os resultados mostram que determinadas tarefas, como a gestão da visão do projeto e a integração dos resultados, requerem o empenho e envolvimento de todas as partes do projeto.
Essas três questões acima serão o foco de análise deste artigo. A primeira e o segunda questões são as bases das seguintes questões da análise:
- Até que ponto os princípios e práticas ágeis podem oferecer mecanismos de coordenação envolventes, transparentes e fáceis de adotar em projetos de pesquisa colaborativa?
- Como os métodos ágeis podem contribuir para a comunicação entre os participantes de projetos de pesquisa colaborativa?
- A terceira questão dá origem às seguintes questões da análise:
- Os princípios e práticas ágeis podem ajudar a integrar diferentes perspectivas disciplinares para trabalhar em direção a resultados de pesquisa de qualidade?
- Os princípios e práticas ágeis podem ajudar a facilitar o comprometimento e envolvimento dos participantes em projetos de pesquisa colaborativa?
Quatro práticas Ágil que podem suportar as questões acima:
Lançamentos regulares: Essa é uma prática ágil para garantir o desenvolvimento incremental dos resultados. Uma prática mais genérica toma a forma de reuniões de planejamento regulares realizadas a cada 2 semanas, nas quais todos os membros da equipe que trabalham em vários aspectos do projeto participam para estabelecer e discutir os objetivos das entregas. Deve haver acordos periódicos sobre tarefas e subtarefas para cada membro da equipe.
Facilitação ágil: Para se ter uma equipe multifuncional atuando iterativamente em direção aos objetivos definidos, o processo deve ser coordenado por um pesquisador que cumpra a função de Facilitador ou “Scrum Master”, mantendo rotinas de comunicação. O pesquisador principal, como “product owner”, avalia a qualidade geral e o alinhamento com o projeto mais amplo, na existência deste.
Stand-up semanal: Esta prática refere-se a uma reunião presencial regular, mas informal, onde os participantes atualizam uns aos outros sobre o andamento de suas atividades de projeto. Conversa virtual semanal pode substituir os encontros presenciais. Isso pode ser conseguido através de aplicativos da web tais como MSTeams, Zoom e Slack, a título de exemplo. Cada membro deve apresentar relatórios semanais para a equipe sobre as realizações desde o último stand-up semanal, tarefas planejadas antes do próximo e desafios que provavelmente deverão ser enfrentados nesse ínterim.
Quadro Kanban Digital: Isso se refere à prática ágil de usar uma ferramenta de visualização de fluxo de trabalho para refletir o status das tarefas do projeto. Os itens de tarefas, com suas descrições em notas adesivas virtuais, são refletidos em um quadro compartilhado usando o software Trello ou Jira, a título de exemplo, para que os fluxos de trabalho possam estar visíveis a todos os membros da equipe.
Usando métodos ágeis para equilibrar flexibilidade e coordenação
O papel do Facilitador é fundamental na adoção pela equipe de pesquisa dos princípios e práticas ágeis.
A percepção de participantes de trabalhos com métodos Ágil frequentemente se mostram altamente positiva em relação à forma como o processo se desenvolve, desde a distribuição das tarefas e coordenação do grupo, até a possibilidade de os indivíduos influenciarem o desenho da pesquisa.
Apesar de diferentes níveis de engajamento, membros de equipe Ágil se adaptam à lógica da interface do quadro Kanban ao utilizá-lo, focando em um fluxo contínuo de tarefas, envolvendo iterações quando necessário.
Deve-se buscar pela prática ágil de "sprints de desenvolvimento fixos", ou seja, um segmento de tempo, geralmente entre 2-4 semanas, durante o qual as equipes trabalham para atingir os objetivos especificados para a eventual liberação da entrega final.
Mas em projetos fora da industria de software, muito das vezes isto se apresenta como um forte desafio, então, em vez disso, a equipe pode optar por usar um chat convocado através de software, e.g. MSTeams, Zoom, Slack para se comunicar quando necessário em relação às tarefas acordadas, bem como a adoção de aplicativos já mencionado (e.g. Trello, Jira) para discussões além da coordenação ágil. Paralelamente, pode se fazer uso do software Google Docs, a título de exemplo, para compartilhar documentos online para escrita colaborativa e desenvolvimento modular de textos antes da publicação.
Alcançando a Integração em Equipes Heterogêneas
A terceira questão reflete a necessidade de integração de percepções, ideias e visões necessárias para a resolução abrangente de problemas em equipes colaborativas. Os desafios podem surgir da diversidade intercultural, interorganizacional e interdisciplinar entre os membros da equipe.
Para contornar situações de potenciais problemas relativo a uma ou mais situações de diversidades comentadas, deve-se fomentar que em paralelo à execução de tarefas específicas, os pesquisadores também devem participar das atualizações digitais do stand-up e também trocarem outros tipos de mensagens de coordenação (principalmente lembretes de reuniões, links para vários documentos em andamento ou feedback específico sobre o trabalho individual). Este volume adicional de atividade de comunicação durante a adoção dos métodos ágeis, em relação às tarefas atribuídas, tende a se correlacionar com os participantes mais ativos e com mais tempo dedicado ao projeto.
Há amplo consenso sobre a contribuição dos métodos Ágeis para melhorar a interação da equipe para uma melhor comunicação e visualização do trabalho dos outros. As reuniões presenciais de acordo com suas respectivas frequências previamente definidas(onde a avaliação e distribuição de tarefas são revistas, e novas tarefas devem ser subsequentemente atribuídas) às vezes podem apresentar alguns viéis decorrentes da influência de um ou mais pesquisadores mais experientes dentro do time. Pode também ocorrer falta de acordo sobre a distribuição de tarefas, o que pode ser mitigado através de um uso mais apurado do quadro Kanban mencionado anteriormente.
De qualquer maneira, caso se apresente as situações comentadas, cabe ao Facilitador (ou Scrum Master, por exemplo), e o pesquisador principal (Product Owner) trazer o time de volta às práticas e métodos Ágil. A integração das equipes é um fator primordial para o sucesso de projetos Ágil.
Então, sua empresa já se vê às voltas com a aplicação de métodos Ágil de gestão de projetos (de produto e/ou de melhoria de processos) em sua estratégia de negócios? Caso o método Ágil ainda não está incluso em seus planos, sugiro que considere o fato de incluí-lo.
Nós, da AQC, podemos suportar sua empresa nesta empreitada. Fale conosco.
Amâncio
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