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O que é um pipeline de projeto?
O pipeline de projetos pode ser pensado como um roteiro no qual todos os projetos são representados. Ele mostra cada projeto à medida que ele passa de um estágio para o próximo no processo de gerenciamento de projetos, desde o início até o encerramento.
Assim como um roteiro, um pipeline de projetos é uma ferramenta visual que ilustra os projetos em seu portfólio. Ele fornece uma visão geral de todos esses projetos e, portanto, permite que o PMO, o gerente de programa ou de portfólio tome decisões mais informadas em termos de gerenciamento dos vários projetos.
O que é gerenciamento de pipeline de projetos?
O gerenciamento do pipeline de projetos faz parte do processo maior de gerenciamento de portfólio de projetos e envolve a seleção dos projetos certos e a garantia de que a quantidade certa de propostas de projetos seja gerada, avaliada e executada nos diferentes estágios de cada projeto.
Isso evita atrasos, cria eficiências e garante que nada vital seja perdido no fluxo dos muitos projetos que estão sendo gerenciados. O gerenciamento do pipeline de projetos consegue isso padronizando processos, supervisionando o projeto à medida que ele avança, alocando recursos de forma eficaz, usando técnicas de gerenciamento de riscos para identificar e mitigar problemas e comunicação clara entre as partes interessadas por meio de atualizações regulares.
O gerenciamento de pipeline de projetos identifica e resolve gargalos, aplica ferramentas de gerenciamento de projetos e prioriza projetos para aumentar a eficiência. Portanto, todos os projetos devem ser revisados e atualizados regularmente, as equipes permanecem em comunicação para promover uma melhor colaboração e os dados em tempo real são coletados para que possa haver uma tomada de decisão mais perspicaz.
Etapas do gerenciamento de pipeline do projeto
Para atingir os objetivos do gerenciamento de pipeline de projetos, o processo passa por cinco etapas. Ao seguir esses estágios de gerenciamento de pipeline de projetos, um PMO, gerente de programa ou portfólio pode lidar melhor com as complexidades de fazer malabarismos com várias tarefas.
1. Ideação
Esta é a fase de brainstorming do processo. Você apresentará propostas de projetos que entregarão projetos de alta qualidade. Todos na equipe do projeto devem estar envolvidos e um software de gerenciamento de projetos pode ajudar a facilitar isso e manter um registro de dados críticos, bem como eliminar as ideias que não são viáveis.
2. Admissão de trabalho e revisão da proposta do projeto
Em seguida, pega-se as ideias viáveis e as passa pelos clientes ou partes interessadas para que eles possam revisá-las e fornecer feedback. Aqui falar-se-á sobre o escopo dos projetos propostos, quanto custarão e o retorno do investimento. À medida que a equipe do projeto se prepara para iniciar esses projetos, deve-se também consultar investidores, parceiros de negócios, especialistas do setor e muito mais.
3. Planejamento
Depois que um projeto for aprovado pelo seu cliente, é hora de planejar o projeto. Neste ponto, deve-se, de um projeto maior, dividi-lo em fases gerenciáveis e tarefas e subtarefas ainda menores. Deve-se também montar uma equipe, atribuir a cada um suas funções e responsabilidades no projeto, definir os prazos para cada tarefa e agendar reuniões regulares para acompanhar o progresso e resolver problemas. O plano final será compartilhado com a equipe do projeto para garantir que todos estejam na mesma página.
4. Trabalho em andamento
À medida que o projeto avança para a fase de execução, monitoramento e controle, precisar-se-á acompanhar o progresso e o desempenho da equipe para garantir que o projeto esteja dentro do cronograma e dentro do orçamento. Isso envolve atualizações de status, reuniões regulares de equipe, monitoramento de indicadores-chave de desempenho (KPIs), identificação e retificação de problemas e apresentações às partes interessadas para mantê-los atualizados. Faz-se isso para vários projetos e, portanto, precisar-se-á gerenciar recursos nesses projetos, priorizando alguns e garantindo que todos estejam alinhados com objetivos estratégicos maiores.
5. Projetos concluídos
Quando o projeto é concluído e entregue ao cliente, o trabalho ainda não está concluído. Pode-se comemorar com a equipe, eles merecem! Mas ainda há papelada para fechar, liberar a equipe e fazer uma revisão pós-implementação. O último é quando você se reúne com a equipe do projeto e analisa o que funcionou e o que não funcionou. Essas "lições aprendidas" informarão como você gerencia projetos futuros para não cometer os mesmos erros.
O que se deve acompanhar com um pipeline de projeto?
Progresso do Projeto
Ser capaz de acompanhar o progresso de um projeto ajuda a determinar se se está cumprindo os marcos de seu respectivo cronograma. Cada tarefa tem uma duração e, se uma tarefa ultrapassar o tempo alocado, talvez não cse onsiga entregar o projeto conforme prometido.
Custos estimados vs. reais
Cada tarefa tem um custo associado e esses custos planejados devem ser monitorados para garantir que não excedam o que foi reservado para a tarefa. Uma maneira eficaz de fazer isso é capturar o custo planejado e compará-lo com o custo real. Se se perceber que o custo real é maior do que o planejado para ser gasto naquele momento, será necessário alterar o escopo, programar ou solicitar mais financiamento.
Orçamento do Projeto
O orçamento do projeto é o valor total do projeto. Tem de haver uma estimativa precisa do orçamento do projeto a qula precisa ser cumprida. Portanto, assim como se faz com o rastreamento de tarefas, precisar-se-á acompanhar oorçamento planejado em relação ao orçamento real para evitar gastos excessivos.
Cronograma do projeto
O cronograma do projeto é um mapa de todas as suas tarefas desde o início do projeto até sua conclusão e o mesmo deve ser cumprido. Portanto, faz-se necessário monitorar o progresso real comparando-o com o planejado.
Recursos do projeto
Os recursos do projeto são qualquer coisa que se usa para realizar o projeto. Isso inclui a equipe, os equipamentos, quaisquer matérias-primas, etc. Precisa monitorar esses recursos e alocá-los com sabedoria. Se se estiver gerenciando mais de um projeto, todos os projetos estarão competindo pelos mesmos recursos limitados, portanto, deve=se monitorá-los e alocá-los cuidadosamente.
Escopo do Projeto
Para monitorar o escopo do projeto, que define metas, prazos e entregas no projeto, precisa-se primeiro definir o que está no escopo do projeto e o que está fora do escopo. Existem ferramentas de gerenciamento de projetos que podem ajudar nesta atividade mas, novamente, precisa=se comparar o escopo planejado com o escopo real para ajudar a manter o projeto no caminho certo.
Texto extraído do portal ProjectManger escrito por Brenna Schwartz (01.2024)
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