O que é otimização de processos? Etapas para implementá-lo

Fonte:Pixabay.com

As organizações enfrentam todos os dias o desafio de produzir com menos gastos. Para crescer, os gestores buscam uma forma de melhorar seus processos de forma a resultar em redução de custos e conscientização sobre o que cada processo representa para o negócio.

Não importa as ferramentas, as tecnologias e recursos investidos. Um processo sub ótimo nunca entregará o resultado mais eficiente possível. O que a otimização de processos se presta é trazer uma forma de reduzir o dinheiro, o tempo e os recursos gastos em um processo, levando a melhores resultados de negócios.

Quais são as etapas de otimização de processos?

O principal objetivo da otimização de processos é reduzir ou eliminar o desperdício de tempo e recursos, custos desnecessários, gargalos e erros ao mesmo tempo em que alcança o objetivo do processo.

Identificar

Primeiro, precisa-se identificar qual é a necessidade de otimização de processos que existe em sua empresa. Pense em um processo que está custando mais do que deveria, ou induzindo a insatisfação do cliente ou até mesmo estresse entre os funcionários.

Faça perguntas sobre esse processo, com o objetivo de determinar:

• Qual é o núcleo do processo, os itens imutáveis.
• Qual é o propósito final do processo? Qual deve ser o resultado?
• Onde o processo começa e termina?
• Quais atividades fazem parte do processo, passando por quais etapas?
• Quais departamentos e pessoas estão envolvidos?
• Quais informações transitam entre os passos?

Nesse ponto, está a se perguntar qual é o processo, e não como fazê-lo.

Repensar

É o momento de mapear o processo, se preocupando em como executar cada etapa, sobre como o processo flui, sobre o que se espera obter com a otimização do processo em questão. Faça a si mesmo e à sua equipe estas perguntas:

• Existe uma maneira melhor de realizar esse processo?
• Como exatamente esse processo é conduzido?
• Quanto papel (por exemplo) esse processo usa?
• Quanto tempo leva para terminar o processo?
• Quanto tempo se perde em retrabalho e correção de erros?
• Onde o processo termina?

É importante ter uma visão micro e também macro do processo.

Compare as respostas dessas perguntas com as do item anterior, e talvez você descubra quais tarefas que pareciam cruciais são dispensáveis.

Implementar

Depois de conhecer o processo nesse nível de detalhamento e identificar as oportunidades de mudanças e as necessidades de melhoria, é hora de aplicar o processo de uma nova forma. É uma parte delicada da otimização do processo de negócios.

É fundamental, para o propósito do processo, bem como para o propósito da otimização do processo de negócios, que todos abracem o novo processo e implementem as mudanças.

Dessa forma, deve-se verificar os resultados, coletar dados e checar, se de fato, as melhorias foram reais ou não. Pode acontecer que o processo não acabe como se esperava, que o pessoal não se adaptou, que a implementação não foi feita corretamente, por isso é necessário iniciar o projeto tudo de novo.

Automatizar / Padronizar

Insistir nos mesmos erros e esperar resultados diferentes é a receita para o fracasso.

Automatize ou padronize os processos que alcançaram resultados satisfatórios de otimização e difunda-os através da empresa, para que outros possam ver os resultados em redução de custos, prevenção de erros, corte de desperdício e aumento de produção, que se conseguiu através do projeto de otimização.

Monitore

Através de toda a otimização de processos, monitore, monitore e monitore. Após cada processo de otimização, certamente se encontrará novos pontos de melhoria e gargalos. Assim, gere mais um ciclo para identificá-los, repensar o processo, implementá-lo e automatizá-lo.

Como todos os processos na gestão de processos de negócios, um processo de otimização é cíclico. Se feito apenas uma vez, não alcançará a melhor solução para a organização.

Importante: se incorporada à cultura da empresa, trará satisfação do cliente, felicidade dos funcionários, rentabilidade superior e um corte de desperdício nunca visto antes.

Na AQC aplicamos metodologias e ferramentas reconhecidas no meio acadêmico e empresarial para otimização de processos. Esta é nossa missão. Fale conosco.

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