O que é Nível de Esforço (LOE) na gestão de projetos

Nível de esforço (LOE ou Level of Effort) é um termo de gerenciamento de projetos que se refere a um tipo específico de atividade chamada de atividades de suporte. Essas atividades de suporte não produzem entregas, mas são tarefas necessárias durante o ciclo de vida de um projeto. Portanto, o nível de esforço se trata de quanto trabalho essas tarefas suporte demandam para serem concluídas.

O trabalho pode assumir muitas formas, como atualizar documentos do projeto, manter equipamentos, submeter despesas, etc. A característica unificadora deste trabalho é que ele deve ser feito regularmente para apoiar uma tarefa maior.

Exemplos de esforço

A melhor maneira de entender o nível de esforço é olhando para atividades comuns de apoio que ocorrem em qualquer projeto. 

Vamos ver alguns exemplos de esforço:

Gerenciamento de stakeholders

A gestão de stakeholders é a arte de criar fortes relações entre todos os envolvidos em um projeto. Uma boa gestão de stakeholders requer comunicação e transparência constantes. Dependendo do escopo e tamanho do projeto, o nível de esforço para as atividades de gestão de stakeholders vai subir e descer, e é importante estar ciente de quanta energia será necessário. A gestão de stakeholders inclui o envio de atualizações regulares, agendamento de reuniões, hospedagem de chamadas, criação de documentos, etc.

Atualização de relatórios

Todos os projetos exigem documentação completa na forma de relatórios do projeto. Esses relatórios devem ser criados ao longo do ciclo de vida do projeto para verificar o progresso e compará-lo com o plano do projeto. Um exemplo comum é um relatório orçamentário. Para criar um relatório de orçamento preciso, você deve acompanhar atividades de apoio, como enviar recibos e despesas, comunicar-se com as partes interessadas, registrar mudanças de custos, etc.

Comunicação com clientes

Dependendo do projeto, comunicar-se com os clientes pode ser muito importante. Se, por exemplo, está se procurando uma atualização do produto, é fundamental conversar com os clientes sobre o que eles gostariam de ver melhorado e/ou alterado. Isso inclui enviar e-mails, solicitar avaliações, postar pesquisas e fazer telefonemas.

Por que calcular o nível de esforço é importante?

Esforço é um recurso como qualquer outro. Quando pensamos em recursos, nossas mentes vão para coisas tangíveis como dinheiro e materiais, mas não devemos nos esquecer que os esforços também demandam recursos, alguns projetos mais, outros menos, a depender de suas complexidades.  

Na verdade, quando se conhece o nível de esforço para as entregas, pode-se antecipar o quanto as tarefas de trabalho exigirão e, com este conhecimento, se preparar melhor e com a antecedência adequada.

Quando o nível de esforço deve ser calculado?

O nível de esforço deve ser calculado durante a fase de planejamento de um projeto, quando as tarefas estão sendo criadas. Este trabalho também deve ser conduzido em intervalos regulares ao longo da tarefa ou do projeto.

Estabelecer o nível de esforço durante a fase de planejamento ajuda a distribuir a carga de trabalho uniformemente e permite um cronograma mais preciso. Se certos membros da equipe forem designados para muitas tarefas com níveis de esforço alto em seu fluxo de trabalho, talvez esta seja o momento mais adequado para redistribuir suas tarefas.

O que é estimativa de esforço?

Para conhecer o nível de esforço de uma tarefa, você deve praticar algo chamado estimativa de esforço. A estimativa de esforço é o processo através do qual se estima quanto tempo, energia ou dinheiro os entregadores exigirão, para então classificar isso em uma escala.

A estimativa de esforço é um dos principais componentes da estimativa do projeto, juntamente com a estimativa de recursos e a estimativa de custos. Essas estimativas são a base do planejamento sólido do projeto. Quanto mais precisas forem as estimativas, mais preciso será o plano geral de projetos e menos variâncias ter-se-á de lidar-se com.

Exemplos de estimativa de esforço

Estimativa de esforço é como quantificamos o nível de esforço para diferentes entregas e as tarefas que elas exigem. Dependendo da equipe, projeto, líder de projeto ou organização, o esforço pode ser estimado de forma diferente. Mas, independentemente do método de estimativa de esforço, todos os exemplos abaixo envolvem a equipe reunida para discutir e decidir sobre o nível de esforço, como um grupo.

Durante a fase de planejamento do projeto e a reunião de planejamento do mesmo, cria-se tarefas para apoiar o projeto e suas entregas. Quando as tarefas são criadas, é a hora adequada para se decidir sobre os níveis de esforço através de estimativas. Em outras palavras, quanto tempo e energia (na forma de atividades de apoio) cada tarefa exigirá. 

Aqui estão algumas maneiras comuns de muitas equipes fazerem isso:

Classificação por Prioridade: É sempre uma boa ideia colocar a equipe na mesma página sobre a prioridade das tarefas. Uma maneira de fazer isso é fazendo com que se atribua, a cada tarefa, um nível de prioridade na forma de um número. Em seguida, as tarefas podem então ser listadas por ordem de maior prioridade para a de menor prioridade. A maior prioridade de uma tarefa está relacionada ao maior nível de esforço que ela pode exigir para que seja realizada.

Classificar em categorias: Outro método útil para estimar o esforço é classificar as tarefas em categorias predeterminadas, como baixa, média e alta prioridade. Classificá-las nessas "caixas" é uma maneira útil de comparar tarefas entre si e estimar quais exigirão maior ou menor esforços.

Atribuir valor numérico: Talvez o método mais claro de estimativa de esforço seja atribuir a cada tarefa um valor numérico em uma escala predeterminada. Muitas equipes usam a escala padrão 1-10, mas não é incomum ver escalas menores ou maiores. Quando uma escala for definida, os membros da equipe devem então atribuir valores para as tarefas e comparar as estimativas entre si. Juntos, toda a equipe chegará a um consenso sobre onde cada tarefa deve se situar na escala.

Um exemplo de um nível de escala de esforço

Existem muitos métodos diferentes para iniciar o processo de estimativa de esforço. As equipes podem até optar por usar mais de um método e combinar os resultados. Uma vez que se chegue a uma decisão final, deve-se exibir as decisões através de tarefas traçadas em uma escala.

Esta escala deve ser usada para mostrar o nível de esforço para todas as tarefas, comparando-os, entre si. Diferentes projetos podem usar diferentes formas de escalas de esforço, dependendo de seu tamanho, escopo e outras características. Isso é bom, desde que a equipe entenda o nível de escala de esforço que está sendo usado e que, os critérios aplicados para alocar  as tarefas na escala, sejam consistentes.

Como calcular o nível de esforço

Agora que olhamos como calcular o nível de esforço conceitualmente, vamos olhar para um exemplo do mundo real, no contexto de um projeto simples. Imagine gerenciar um projeto para melhorar a comunicação entre os funcionários que trabalham remotamente e use essas três etapas para determinar o nível de esforço:

1. Decida quão precisas suas estimativas devem ser: A precisão é sempre importante, mas alguns projetos exigem um nível de precisão maior do que outros. O nível de precisão ajuda a olhar para o quadro geral examinando os entregadores e decidindo o quão flexíveis podem ser as projeções do nível de esforço. 
2. Use uma técnica de estimativa de esforço: Uma vez criado a lista de tarefas, é hora de usar um dos três métodos discutidos acima para fazer a estimativa de esforço para cada tarefa. Existem muitos outros métodos que podem ser usados, desde que se aplique a mesma métrica para medir todas as tarefas em um projeto. Não se pode esquecer de levar em conta a gestão geral e o momento para a manutenção, pois a maioria das atividades de suporte não tem uma parada firme até que o projeto esteja concluído.
3. Adicione valores à escala de nível de esforços: Quando tiver concluído a estimativa de esforço para tarefas, cada uma deve ter um número ou ser classificada em uma categoria. A partir deste ponto, pode se classificá-las do nível mais baixo de esforço para o mais alto nível. A partir deste momento, toda a equipe pode fazer referência a isso ao abordar tarefas e, o gerente de projeto, pode ver as tarefas de um ponto de vista diferente.

Como um software de gerenciamento de projetos pode ajudar com o nível de esforço

Um software de gerenciamento de projetos deve prover aos usuários tudo o que precisam para calcular o nível de esforço e colocar essas informações para funcionar. 

Deve-se procurar por é uma solução baseada em nuvem que é atualizada automaticamente, mantendo a equipe sempre trabalhando com os dados mais atuais. Isso elimina qualquer preocupação de que as informações em relação aos níveis de esforço podem não estar atualizadas.

Calcular o nível de esforço pode incluir a contabilização de fatos como, quantos membros da equipe devem ser designados para uma tarefa, quantos recursos são necessários, quantas horas as tarefas levarão e muito mais. 

Verifique o progresso para permanecer no caminho certo

Verifique com frequência o progresso da tarefa, as horas trabalhadas e os cessionários, tudo a partir do painel do projeto, placas kanban ou listas de tarefas. Em seguida, verifique as planilhas de tempo para ver quanto tempo as tarefas semelhantes levaram no passado e assim, fazer melhores previsões para o futuro.

Ao executar um projeto ágil, você precisará de ferramentas para apoiar seus sprints. Um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com poderosos recursos de gerenciamento de tarefas, dentre outros recursos, podem ajudá-lo a garantir que sua equipe nunca esteja sobrecarregada. 

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