Como gerenciar o fluxo de caixa de um projeto

Projetos custam dinheiro. Orçamento para projeto têm um ciclo de vida próprio e os gerentes de projeto devem entender como esses custos entram e saem do projeto e da organização. Esse processo é chamado de fluxo de caixa do projeto. Veremos uma síntese do que é, como calcular e como gerenciar o fluxo de caixa do projeto.

O que é fluxo de caixa do projeto?

O fluxo de caixa é o movimento de dinheiro para dentro ou para fora de um projeto. O fluxo de caixa positivo é a receita ou recebimentos do projeto, enquanto o fluxo de caixa negativo é a soma das despesas ou pagamentos. Se você adicionar o componente do tempo, terá velocidade de fluxo. Os fluxos de caixa são usados no gerenciamento de negócios e projetos para relatar receitas e despesas.

Você pode olhar para o fluxo de caixa do projeto como o cronograma de pagamentos que um proprietário precisa fazer para construir um projeto durante um período. Faz parte do planejamento financeiro de um projeto ou dos próximos projetos de uma organização. Se a organização ainda está decidindo se o projeto é adequado para ela, ela geralmente se refere a ela como fluxo de caixa relevante, que é usado para descrever a análise financeira de assumir o projeto.

O fluxo de caixa do projeto e uma análise de custo-benefício devem ser feitos e aprovados pela equipe de liderança da empresa antes de aprovar um projeto. Por sua vez, os gerentes de projeto vão querer comparar os projetos de fluxo de caixa de um projeto com os resultados reais para garantir que eles correspondam.

Como calcular e gerenciar o fluxo de caixa do seu projeto

Para gerenciar o fluxo de caixa do seu projeto, primeiro você precisa saber como calculá-lo. Felizmente, o cálculo do fluxo de caixa do projeto não é complicado. É simplesmente o dinheiro gerado pelo projeto menos os custos do projeto. Você excluirá seus custos operacionais fixos e outras receitas ou custos que não estejam relacionados ao projeto. É simples, mas há etapas que você precisa seguir para chegar lá e gerenciar o fluxo de caixa do seu projeto. Eles são os seguintes.

1. Identifique todas as entradas de caixa do projeto

O primeiro passo para gerenciar o fluxo de caixa do seu projeto é entender o fluxo de caixa do seu projeto. Isso pode ser qualquer coisa, desde receita de pagamentos de clientes, recebimentos de caixa de vendas, financiamento, empréstimo, devoluções ou pagamentos de dividendos de investidores e receita de juros. Depois de identificar todas as entradas de caixa do projeto, você deve somá-las. Isso geralmente é feito mensalmente.

2. Estime todos os custos do projeto e saídas de caixa

Os custos do projeto e as saídas de caixa nos projetos são o dinheiro que está saindo do projeto. Pode ser o salário pago à equipe do projeto, dividendos pagos aos acionistas, reinvestimento no projeto e muito mais. Você precisa ser capaz de prever quais serão esses custos do projeto e saídas de caixa com antecedência para calcular e gerenciar melhor o fluxo de caixa do projeto. O primeiro passo para isso é estimar quais recursos serão necessários para a execução do projeto.

3. Estabeleça a lucratividade do projeto

A lucratividade do projeto é importante para o fluxo de caixa do projeto porque apresenta o valor dos fluxos de caixa futuros e dos investimentos iniciais do projeto. Esse é o dinheiro que você ganhará por cada dólar investido no projeto. Você vai querer estabelecer a lucratividade fazendo uma análise de custo-benefício para encontrar o índice de lucratividade. Com um índice de rentabilidade superior a um, vale a pena iniciar o projeto. Se for menor que um, o projeto provavelmente não vale o investimento.

4. Crie uma linha de base de custo e um orçamento do projeto

Uma linha de base de custo, geralmente chamada de linha de base de desempenho de custo, é usada para projetar o orçamento do projeto e os custos gerais do projeto em um período específico. Isso também pode ser chamado de orçamento dividido em fases vinculado a um período específico. Isso ajudará a criar o orçamento geral do projeto, que são os custos totais associados ao projeto e um aspecto importante do gerenciamento do fluxo de caixa do projeto.

5. Monitore os custos durante a execução do projeto

Ser capaz de monitorar seus custos durante toda a execução do seu projeto é fundamental para o controle de custos e para manter o orçamento. Isso inclui seu fluxo de caixa, ganhos e receitas. Se você for capaz de identificar estouros de custos rapidamente, poderá definir ações que os mitigarão rapidamente e manterão os custos do projeto sob controle.

6. Aloque recursos e acompanhe a utilização de recursos

Outra coisa a monitorar são seus recursos e como você os está alocando. Os recursos custam dinheiro e afetam o fluxo de caixa do seu projeto, portanto, você deve acompanhar a utilização de recursos, que mede como seus recursos estão sendo usados. Isso informará sua alocação desses recursos para que você possa usá-los de forma mais eficiente e econômica.

Então, sua empresa vem gerenciando adequadamente o fluxo de caixa de seus projetos, seja de inovação de produto e/ou de serviços, ou mesmo dos projetos de melhorias e otimização de processos?

Fale conosco na Amancio Quality Consulting. Podemos auxiliar sua empresa na gestão de projetos e de processos.

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Como o Lean e a Melhoria Contínua Trabalham Juntos

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Como o Lean e a Melhoria Contínua Trabalham Juntos

A metodologia Lean estabelece as bases para identificar e eliminar desperdícios, enquanto a Melhoria Contínua garante que essas mudanças se tornem parte de um processo contínuo. Veja como eles se apoiam e se reforçam:

✔️ 1. O Lean fornece a estrutura – a melhoria contínua fornece o combustível

O Lean oferece ferramentas como mapeamento do fluxo de valor, 5S e gerenciamento visual. No entanto, essas ferramentas são tão eficazes quanto a cultura e a disciplina por trás delas. A Melhoria Contínua incorpora uma mentalidade de vigilância, ajudando as organizações a monitorar e ajustar o desempenho de forma consistente.

✔️ 2. Objetivo compartilhado: entregar mais valor com menos desperdício

Tanto o Lean quanto a Melhoria Contínua se concentram na entrega de valor. O Lean define o que constitui valor e elimina o desperdício de acordo. A Melhoria Contínua garante que, uma vez que o desperdício seja removido, ele permaneça assim - e que mais oportunidades sejam identificadas regularmente.

✔️ 3. Loops de feedback integrados

Os processos lean dependem muito de feedback oportuno para identificar problemas. A Melhoria Contínua transforma isso em um hábito, incorporando práticas como stand-ups diários, análise de causa raiz e ciclos PDCA (Plan-Do-Check-Act).

✔️ 4. Empoderamento dos funcionários

O Lean incentiva os trabalhadores da linha de frente a contribuir com ideias porque estão mais próximos do trabalho. A Melhoria Contínua fornece as ferramentas e o ambiente para agir de acordo com essas ideias regularmente.

✔️ 5. Sustentabilidade a longo prazo

As organizações que implementam o Lean sem uma cultura de Melhoria Contínua muitas vezes voltam aos velhos hábitos. Mas quando a CI está profundamente incorporada, os princípios Lean se tornam autossustentáveis.

 

Ferramentas comuns que unem a melhoria contínua e enxuta

Várias ferramentas e frameworks unem efetivamente as duas abordagens, reforçando a conexão:

✔️ 1. Ciclo PDCA (Ciclo de Deming)

• Planejar: Identifique uma oportunidade e planeje a mudança.
• Fazer: Implemente a mudança em pequena escala.
• Verificar: Analise os resultados da alteração.
• Agir: Se for bem-sucedido, implemente em uma escala mais ampla.

✔️ 2. Resolução de problemas A3

Popular em ambientes Lean, esse método estruturado de solução de problemas ajuda as equipes a identificar as causas raiz e implementar melhorias com base em pensamento e dados claros.

✔️ 3. 5 Porquês

Essa técnica simples, mas poderosa, ajuda a identificar a causa raiz dos problemas, perguntando "Por quê?" várias vezes até que o verdadeiro problema seja descoberto.

✔️ 4. Eventos Kaizen

Esforços de melhoria focados em curto prazo que reúnem equipes multifuncionais para melhorar um processo, normalmente em alguns dias.

✔️ 5. Metodologia 5S

Um método de organização do local de trabalho que ajuda a manter a eficiência e a limpeza:

• Ordenar
• Colocar em ordem
• Brilhar
• Estandardizar
• Sustentar

  

Benefícios da integração do Lean com a melhoria contínua

As organizações que combinam com sucesso o Lean e a Melhoria Contínua desfrutam de várias vantagens:

✔️ Maior eficiência: os processos se tornam mais rápidos e confiáveis.

✔️ Redução de custos: A eliminação de desperdícios e a redução de defeitos se traduzem em economia de resultados.

✔️ Melhor engajamento dos funcionários: os membros da equipe se sentem capacitados e valorizados quando suas ideias impulsionam a mudança.

✔️ Resolução de problemas mais rápida: as causas raiz são identificadas rapidamente e as soluções são testadas e dimensionadas com eficiência.

✔️ Qualidade aprimorada: Com feedback e melhorias constantes, os produtos e serviços atendem a padrões mais elevados.

✔️ Satisfação do cliente: Serviços mais rápidos, melhores e mais baratos levam a clientes mais satisfeitos.

 

Métricas para rastrear o impacto do Lean e da melhoria contínua

Para avaliar a eficácia, as organizações devem acompanhar os principais indicadores de desempenho:

✔️ Redução do tempo de ciclo

✔️ Melhoria do tempo de espera

✔️ Rendimento de primeira passagem (FPY)

✔️ Sugestões de funcionários implementadas

✔️ Custo da Qualidade (CoQ)

✔️ Redução do tempo de inatividade

Use painéis ou painéis de gerenciamento visual para manter as métricas transparentes e acompanhar o progresso ao longo do tempo.

 

 Uma parceria que impulsiona o sucesso duradouro

Lean e Melhoria Contínua não são apenas metodologias; são mentalidades que, quando entrelaçadas, formam um poderoso motor de transformação. O Lean oferece a estrutura e o propósito – eliminando o desperdício e maximizando o valor – enquanto a Melhoria Contínua fornece o combustível – esforços contínuos, funcionários engajados e uma busca pela excelência.

As organizações que adotam ambas as abordagens não apenas operam com mais eficiência, mas também constroem culturas resilientes onde a melhoria é contínua, não condicional.

Se você estiver liderando uma equipe ou gerenciando um projeto, comece perguntando:

➡️ Onde está o desperdício?

➡️ Que pequena mudança podemos fazer hoje?

➡️ Como podemos envolver nosso pessoal na criação de soluções?

Porque quando o Lean encontra a Melhoria Contínua, a excelência não é um destino – é um modo de vida.

Baseado no artigo: Lean and Continuous Improvement: How They Work Together | LinkedIn

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Metodologias e Tópicos Mais Significativos para Gestão de Mudanças em Empresas

Metodologias e Tópicos Mais Significativos para Gestão de Mudanças em Empresas

A gestão de mudanças é um conjunto de práticas e estratégias que visam facilitar a transição de uma organização de seu estado atual para um estado desejado, minimizando resistências e promovendo a adoção bem-sucedida de novas práticas, processos ou estruturas. Uma abordagem estruturada e bem planejada é fundamental para garantir que as mudanças sejam sustentáveis e tragam os benefícios esperados.

 

Metodologias para Gestão de Mudanças

 

-- Uma metodologia comum e eficaz para gestão de mudanças é o modelo ADKAR, desenvolvido pela Prosci, que foca nas etapas individuais e organizacionais necessárias para uma mudança bem-sucedida:

1. Consciência (Awareness): Fazer os colaboradores entenderem por que a mudança é necessária.

2. Desejo (Desire): Criar o desejo genuíno de apoiar e participar da mudança.

3. Conhecimento (Knowledge): Fornecer informações sobre como implementar a mudança.

4. Habilidade (Ability): Desenvolver as competências necessárias para aplicar a mudança.

5. Reforço (Reinforcement): Garantir que as mudanças sejam sustentadas ao longo do tempo.

 

-- Outra metodologia amplamente utilizada é o Modelo de Lewin, que consiste em três fases principais: Descongelar, Mudar e Recongelar, promovendo uma preparação adequada, implementação e estabilização da mudança.

 

-- Além disso, o método DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar), muito utilizado em iniciativas de melhoria contínua, também pode ser adaptado para projetos de mudança organizacional, especialmente em ambientes que buscam melhorias de processos.

 

Tópicos mais Significativos na Gestão de Mudanças

1. Liderança e Patrocínio: A liderança deve atuar como agente de mudança, apoiando e comunicando claramente os objetivos e benefícios das mudanças.

2. Comunicação Eficaz: Informar de forma transparente, constante e alinhada sobre o progresso, desafios e resultados das mudanças.

3. Engajamento dos Stakeholders: Identificar e envolver todas as partes interessadas que serão impactadas pela mudança.

4. Resistência à Mudança: Reconhecer, compreender e administrar resistências, utilizando estratégias de engajamento e treinamento.

5. Capacitação e Treinamento: Investir na formação de colaboradores para que adquiram as habilidades necessárias para a nova realidade.

6. Planejamento e Cronograma: Definir etapas, metas e prazos claros para a implementação da mudança.

7. Monitoramento e Avaliação: Acompanhar os resultados e ajustar estratégias conforme necessário para garantir o sucesso do processo.

 

Conclusão - A gestão de mudanças é um processo complexo que exige planejamento cuidadoso, comunicação eficaz e envolvimento de toda a organização. Utilizar metodologias estruturadas e focar nos tópicos mais relevantes aumenta as chances de uma transição suave, minimizando impactos negativos e potencializando os benefícios das melhorias implementadas.

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Modelo de Lewin

O Modelo de Lewin é uma das teorias mais clássicas e influentes na área de gestão de mudanças organizacionais. Desenvolvido pelo psicólogo Kurt Lewin na década de 1940, esse modelo propõe uma abordagem simples e eficaz para entender e implementar mudanças dentro de uma organização.

 

O Modelo de Lewin é estruturado em três fases principais:

1. Descongelar (Unfreeze):  Nesta etapa, o foco é preparar a organização e seus colaboradores para a mudança. Isso envolve quebrar a resistência ao status quo, criar consciência da necessidade de mudança e estabelecer um ambiente propício para a transição. É importante comunicar claramente os motivos da mudança, envolver os stakeholders e superar resistências iniciais. O objetivo é "descongelar" as antigas práticas e mentalidades para abrir espaço para o novo.

2. Mudar (Change ou Transition): 

   Após o descongelamento, ocorre a fase de implementação da mudança propriamente dita. Aqui, novas práticas, processos, estruturas ou comportamentos são introduzidos. É fundamental fornecer suporte, treinamento e recursos necessários para que os colaboradores possam adotar as novidades com confiança. Essa fase exige paciência, comunicação contínua e acompanhamento para garantir que a mudança seja assimilada efetivamente.

3. Recongelar (Refreeze): 

   Na última fase, o objetivo é consolidar as mudanças e estabilizar a organização em seu novo estado. Isso inclui reforçar os novos comportamentos, ajustar políticas e procedimentos e criar uma cultura que sustente as mudanças implementadas. Assim, evita-se que a organização volte ao antigo estado, garantindo que as melhorias sejam sustentáveis a longo prazo.

 

Resumo: O Modelo de Lewin fornece uma estrutura simples para entender o processo de mudança, enfatizando a importância de preparar a organização, implementar efetivamente as mudanças e consolidá-las para garantir estabilidade. Ele destaca que a mudança não é apenas uma ação pontual, mas um processo que requer planejamento e atenção às fases de transição.

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Aqui está um breve resumo do método DMAIC:

 

DMAIC é uma metodologia estruturada utilizada principalmente na gestão da qualidade e na melhoria de processos.

Seu nome é um acrônimo que representa as cinco fases do ciclo:

Definir (Define): Identificação do problema, definição dos objetivos do projeto e compreensão das necessidades do cliente e das partes interessadas.

Medir (Measure): Coleta de dados relevantes para entender o desempenho atual do processo e estabelecer uma linha de base.

Analisar (Analyze): Investigação dos dados para identificar as causas raiz dos problemas ou defeitos no processo.

Melhorar (Improve): Desenvolvimento e implementação de soluções para eliminar as causas identificadas e otimizar o processo.

Controlar (Control): Monitoramento contínuo para assegurar que as melhorias sejam sustentadas ao longo do tempo, com uso de controles e planos de acompanhamento.

Resumo: O DMAIC é uma abordagem sistemática que auxilia na resolução de problemas e na melhoria contínua de processos, promovendo eficiência, qualidade e resultados sustentáveis.

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 João F. Amancio de Moraes

Amancio Quality Consulting

Capacidade de Monitorar e Controlar Riscos em Projetos

Todo projeto, por mais cuidadosamente planejado que seja, é vulnerável a riscos. De atrasos inesperados e custos excessivos a mudanças no escopo ou nas expectativas das partes interessadas, os riscos são uma parte natural da fase de execução no gerenciamento de projetos. É por isso que a capacidade de monitorar e controlar riscos não é apenas uma habilidade desejável - é essencial.

De acordo com o Project Management Institute (PMI), a má gestão de riscos é uma das principais causas de fracasso do projeto.

Vamos examinar etapas para monitorar e controlar os riscos e os desafios comuns no monitoramento de riscos do projeto para ajudar os gerentes de projeto a assumir o controle e ficar à frente.

Etapas para monitorar e controlar os riscos do projeto

Vamos detalhar as principais etapas que todo gerente de projeto deve seguir para garantir um gerenciamento de riscos eficaz durante a execução.

➡️ Etapa 1: Revise o plano de gerenciamento de riscos

Antes do início da execução, revisite o Plano de Gerenciamento de Riscos e o Registro de Riscos.

✔️ Confirme funções e responsabilidades

✔️ Verifique a cadência de monitoramento

✔️ Valide critérios e limites de pontuação

✔️ Garanta que as ferramentas e os modelos estejam em vigor

Se foram feitas alterações durante o planejamento, atualize a documentação de risco de acordo.

➡️ Etapa 2: Estabeleça um ritmo de monitoramento de risco

Defina uma frequência de monitoramento com base no tamanho e na complexidade do projeto. Por exemplo:

• Semanalmente para projetos de alto risco ou de rápida evolução
• Quinzenalmente para projetos de risco moderado
• Mensalmente para iniciativas de baixo risco ou longa duração

Use esse ritmo para verificar o status de cada risco, revisar os dados de desempenho e discutir o progresso da mitigação.

➡️ Etapa 3: use gatilhos e sinais de alerta precoce

Fique atento aos gatilhos – indicadores predefinidos que sugerem que um risco está se materializando.

Exemplos:

• Entrega pontual do fornecedor
• Partes interessadas que não respondem
• Influxo de solicitações de mudança
• Consumo de orçamento acelerando mais rápido do que o planejado

Documente e aja de acordo com esses sinais antes que o risco se transforme em um problema.

➡️ Etapa 4: Monitore e execute respostas de risco

Ative a estratégia de resposta ao risco quando um risco se tornar ativo.

Tipos de respostas:

• Evitar: Alterar o plano para evitar o risco
• Mitigar: Reduza o impacto ou a probabilidade
• Transferência: Responsabilidade de risco de mudança (por exemplo, seguro)
• Aceitar: Reconheça o risco e monitore-o

Atribua proprietários a cada resposta e acompanhe o progresso da implementação.

➡️ Etapa 5: Reavaliar e atualizar o registro de riscos

À medida que a execução se desenrola, novos riscos surgirão, enquanto alguns podem ser resolvidos.

✔️ Desative riscos resolvidos

✔️ Adicione novos riscos com análise adequada

✔️ Atualize classificações de impacto de probabilidade

✔️ Altere o status dos riscos ativos

✔️ Avalie a eficácia das respostas

Mantenha o documento dinâmico e atualizado.

➡️ Etapa 6: Comunique-se com as partes interessadas

A comunicação é fundamental no gerenciamento da percepção e resposta ao risco.

Dicas:

• Compartilhe os principais riscos em cada atualização das partes interessadas
• Use recursos visuais, como mapas de calor de risco ou painéis
• Seja transparente sobre o status de mitigação
• Escale os riscos de alta gravidade antecipadamente

Adapte a mensagem para atender a diferentes públicos (executivos, líderes de equipe, patrocinadores).

Desafios comuns no monitoramento de riscos

O monitoramento dos riscos do projeto durante a execução traz desafios. Veja como antecipá-los e enfrentá-los.

✔️ Desafio 1: Complacência

Uma vez iniciada a execução, as equipes geralmente mudam o foco para a entrega e negligenciam a análise de risco contínua.

Solução: integre as análises de risco em reuniões semanais e vincule o rastreamento de risco ao desempenho da equipe.

✔️ Desafio 2: Dados e relatórios ruins

Sem dados precisos, é difícil identificar e responder aos riscos.

Solução: Invista em ferramentas que forneçam métricas e painéis em tempo real. Valide as fontes de dados e a frequência de relatórios.

✔️ Desafio 3: Responsabilidade pouco clara

Se ninguém "possui" um risco, ele provavelmente não será gerenciado adequadamente.

Solução: Atribua um proprietário de risco claro para cada risco ativo. Revise a propriedade regularmente e reatribua, se necessário.

✔️ Desafio 4: Falta de agilidade

Algumas equipes mantêm seu plano original, mesmo quando surgem novos riscos.

Solução: Promova uma cultura que incentive a adaptabilidade e mudanças proativas. Ajuste o Plano de Gerenciamento de Riscos quando necessário.

Conclusão

Monitorar e controlar riscos durante a execução é onde seu planejamento encontra a realidade. Requer vigilância, estrutura e agilidade. Embora seja impossível eliminar todos os riscos, a capacidade de identificá-los, respondê-los e gerenciá-los em tempo real é o que separa os gerentes de projeto bem-sucedidos dos demais.

Seguindo as etapas descritas neste artigo - configurar sistemas de monitoramento adequados, ativar planos de resposta e manter suas partes interessadas informadas - você garante que os riscos permaneçam sob controle e seu projeto permaneça no caminho certo.

 

João F. Amancio de Moraes

Amancio Quality Consulting

 

Fazendo um Planejamento de Produção

À medida que a criação de produtos e serviços se tornou mais extensa e variada, a indústria manufatureira tornou-se mais competitiva. Há muitas coisas para ficar de olho, como planejamento de requisitos de material, gerenciamento da cadeia de suprimentos e controle de estoque. As operações continuam a se tornar mais complexas, o que significa que as empresas de manufatura exigem um planejamento de produção mais completo.

Um plano de produção é a melhor maneira de garantir que você forneça produtos ou serviços de alta qualidade da maneira mais eficiente possível.

O que é planejamento de produção?

O planejamento da produção é o processo de decidir como um produto ou serviço será fabricado antes do início do processo de fabricação. Em outras palavras, é como você planeja gerenciar sua cadeia de suprimentos, matérias-primas, funcionários e o espaço físico onde ocorre o processo de fabricação.

O planejamento da produção é importante para os fabricantes, pois afeta outros aspectos importantes de seus negócios, como:

• Gestão da cadeia de suprimentos
• Programação de produção
• Planejamento de necessidades de material
• Lead time de produção
• Planejamento de capacidade

 

Por que o planejamento da produção é importante?

Se uma operação de fabricação deseja se expandir, essa evolução exige planejamento e programação cuidadosos da produção. Alguém deve assumir a responsabilidade de gerenciar recursos e decidir como eles serão alocados. Esse processo é uma grande parte do planejamento de capacidade – quanto pode ser feito em um determinado período, com os recursos disponíveis?

Sem o planejamento da produção, é fácil usar muito recurso para um produto e não deixar o suficiente para outro, ou deixar de programar seus recursos adequadamente, o que resulta em atrasos que afetam seu processo geral de gerenciamento de produção. Esses problemas indicam falta de eficiência em seu processo de planejamento de produção.

O planejamento da produção é a melhor maneira de garantir que os recursos sejam usados adequadamente, que os produtos e serviços sejam de alta qualidade e que nada ultrapasse o orçamento. Na maioria das organizações, um gerente de produção gerencia o processo de planejamento da produção.

8 etapas do processo de planejamento da produção

O processo de planejamento da produção consiste nas ações de uma organização para fazer uma estratégia de produção que lhe permita fabricar produtos de forma mais eficiente e lucrativa. Aqui estão 8 etapas principais que você deve seguir ao planejar seu processo de produção.

1. Use métodos de previsão de produção para estimar a demanda do cliente

A primeira etapa do processo de planejamento de produção é prever a demanda do cliente por seu produto para um período futuro, como um ano ou um trimestre. Para isso, os fabricantes contam com técnicas quantitativas e qualitativas, como o método Delphi, o método da analogia histórica, o método da média móvel e a análise de dados de negócios e previsões de vendas.

Esse processo é conhecido como planejamento de demanda, que ajuda os fabricantes a estarem mais bem preparados para atender à demanda por seus produtos e fabricar a quantidade certa para minimizar os custos operacionais e de produção.

2. Avalie sua capacidade de produção

O termo capacidade de produção refere-se à quantidade máxima de produto que uma empresa de manufatura pode produzir com base em seus recursos de produção disponíveis, como matérias-primas, mão de obra, equipamentos e máquinas.

Depois de entender melhor a demanda do cliente pelo seu produto, você precisará avaliar a quantidade total de produto que precisa ser fabricada e, em seguida, avaliar se sua capacidade de produção é suficiente.

3. Mapeie o layout do chão de fábrica

Agora pense nas etapas do próprio processo de produção. Descreva as tarefas de produção que devem ser executadas para transformar matérias-primas, peças e componentes em um produto final e a rota física que esses elementos seguirão para se mover pelo chão de fábrica. Isso permitirá que você escolha um layout de chão de fábrica que minimize o tempo e o esforço exigidos de seus funcionários.

4. Faça um orçamento de produção para encontrar o volume de produção ideal

O próximo desafio no processo de planejamento de produção é determinar o número exato de unidades a serem fabricadas para acompanhar a demanda do cliente e manter os níveis de estoque desejados.

Isso requer um orçamento de produção, um documento usado para calcular o número de unidades que devem ser produzidas por uma empresa para atender à demanda do cliente por um período como um mês, trimestre ou até mesmo um ano.

A criação de um orçamento de produção envolve a avaliação do estoque atual de produtos, a capacidade de produção, as previsões de vendas e o estoque final que deve permanecer no final do período. Depois de analisar essas variáveis e usar a fórmula de orçamento de produção, você saberá o nível de produção necessário para um determinado período.

5. Escolha uma técnica de custeio de produção

Escolha um método de custeio para o seu processo de produção, como custeio baseado em atividades, custeio de processo, custeio de trabalho ou simplesmente custeio padrão. Cada um tem seus prós e contras, dependendo das características particulares da sua organização.

6. Crie um cronograma de produção

Agora é hora de fazer um cronograma de produção que permita que sua organização crie um estoque de estoque, entregue produtos aos canais de distribuição, atenda aos pedidos dos clientes e cumpra as obrigações de quaisquer contratos de fabricação que a organização tenha em vigor para o cronograma de produção que você está planejando.

7. Estabeleça um sistema de controle de produção

Em seguida, é importante estabelecer procedimentos operacionais padrão e indicadores-chave de desempenho e usar uma variedade de ferramentas de controle de produção para criar um sistema que permita rastrear o processo de produção para garantir que seus produtos atendam aos padrões de qualidade e sejam fabricados dentro do prazo e do orçamento.

8. Defina as diretrizes de relatórios de produção

Depois de decidir quais KPIs serão usados para monitorar a eficiência do seu processo de produção, você precisará determinar quais tipos de relatórios serão usados para comunicar essas métricas às partes interessadas e a frequência com que serão produzidas.

A documentação de cada um desses estágios de planejamento de produção, como o orçamento de produção e o cronograma de produção, é reunida em um documento maior chamado plano de produção.

 

Melhores práticas de planejamento de produção

Não importa qual produto ou serviço esteja sendo fabricado, existem muitas práticas recomendadas testadas e comprovadas para aumentar sua eficiência operacional. Ao criar um plano de produção, lembre-se desses dois.

Faça previsões precisas

Quando você não estima adequadamente a demanda por seu produto ou serviço, é impossível criar um plano de produção detalhado. O planejamento da demanda nunca é estático. Considere as tendências de compra de anos anteriores, mudanças na demografia, mudanças na disponibilidade de recursos e muitos outros fatores. Essas previsões de planejamento de demanda são a base de um planejamento de produção habilidoso.

Conheça sua capacidade

O planejamento de capacidade significa saber a capacidade máxima que sua operação pode gerenciar - o máximo absoluto de um produto ou serviço que ela pode oferecer durante um período de tempo. Essa é a única maneira de antecipar quanto de cada recurso você precisa para criar uma quantidade X de produtos.

Quando você não conhece a capacidade de produção, seu planejamento de produção é como dar um tiro no escuro.

Então, em que grau de maturidade se encontra o processo de planejamento de produção de sua empresa?

 

João F. Amancio de Moraes

Amancio Quality Consulting

Liderança servidora: motive, eleve, reconheça

A liderança é frequentemente retratada como uma hierarquia dentro de uma estrutura organizacional. No entanto, como o autor e coach de liderança John Maxwell enfatizou: "Liderança não é sobre títulos, posições ou fluxogramas. É sobre uma vida influenciando outra."

Sem a capacidade de influenciar, os funcionários podem não se comprometer totalmente com a missão da organização. Em tempos difíceis, o apoio dos funcionários pode desaparecer se a liderança não puder influenciá-los a manter o curso.

Cada indivíduo assume um papel de liderança em certas situações na vida e no trabalho.

Construir relacionamentos e conectar-se com os indivíduos são os elementos mais importantes de qualquer agenda de liderança. Envolver-se em um diálogo significativo com os funcionários ajuda a esclarecer expectativas e objetivos. Durante o diálogo, a liderança transmite uma mensagem clara de como os funcionários podem contribuir individualmente para alcançar metas futuras.

Os ambientes de trabalho não são como eram nas décadas anteriores. Os funcionários não são influenciados pela possibilidade de perder seus empregos. A internet oferece muitas oportunidades de trabalho para trabalhadores altamente qualificados. Os funcionários mudam de um emprego para outro. Como o clima de trabalho mudou, as estratégias de liderança do passado não são mais tão eficazes.

Reserve um tempo para ter conversas off-line para criar confiança e transparência para apoiar agendas futuras. A transformação é um processo muito disruptivo para organizações e indivíduos. Para realizar mudanças, você deve cultivar ideias localmente e ganhar aliança antes da implementação.

Três componentes (Motivar, Elevar e Inspirar) são ferramentas críticas dentro da caixa de ferramentas da liderança servidora que apóia com sucesso agendas transformacionais.

Muitas publicações destacam ações para que os membros da liderança impulsionem o sucesso dos negócios. Mas se as ações forem executadas incorretamente, elas podem degradar quaisquer ganhos e impedir ganhos futuros. 

Abaixo, cada componente é avaliado com as ações que a liderança deve evitar.

Motivar

A motivação é um conjunto de habilidades fundamentais para uma liderança eficaz, pois afeta o desempenho da equipe. A motivação tem sido um aspecto crucial da liderança desde a década de 1950, como evidenciado pela teoria de Herzberg – que sugeria que os líderes que abordam os motivadores têm maior probabilidade de ter equipes satisfeitas e produtivas.

Recentemente, o pensador de liderança Peter Northouse expressou que a motivação permite que os líderes alinhem metas individuais e organizacionais. A motivação da força de trabalho é essencial para os líderes porque impacta diretamente no desempenho, engajamento, inovação e objetivos organizacionais.  

Conecte-se com as pessoas e envolva-as pessoalmente. Concentre-se em suas experiências e aspirações únicas:

Não fale sobre o trabalho em si: em vez de se concentrar em tarefas ou papéis, envolva-se em conversas que giram em torno dos interesses, paixão e crescimento pessoal da pessoa. Saiba o que os excita ou o que os motiva em sua vida diária.

Não discuta os outros: Mantenha a atenção centrada no indivíduo. Evite compará-los com os outros ou discutir o desempenho ou as características de outras pessoas. Isso cria um espaço onde eles se sentem valorizados por quem são e não em comparação com os outros.

Não mencione a organização: em vez de falar sobre os objetivos da empresa, concentre-se nos objetivos e sonhos pessoais do indivíduo. Saiba como eles podem causar impacto à sua maneira. Incentive-os a imaginar seu futuro e como podem moldá-lo para contribuir com a organização.

Ao enfatizar a conexão pessoal e focar inteiramente no indivíduo, você cria uma atmosfera de empoderamento e encorajamento que os ajuda a se sentirem vistos e ouvidos, impulsionando a motivação.

Elevar

Elevar os funcionários é outro aspecto crucial da liderança que influencia diretamente o desempenho no trabalho da força de trabalho e o comprometimento organizacional. J.M. Kouzes, no livro "The Leadership Challenge", identificou líderes que promovem o crescimento dos funcionários por meio da elevação, permitindo que avancem em suas funções e alcancem desempenho superior e trabalho em equipe. RKGreenleaf enfatizou ainda que a elevação dos funcionários promove o desenvolvimento pessoal e profissional, levando a um maior engajamento e a uma cultura organizacional mais forte. A elevação dos funcionários é fundamental porque capacita os funcionários a ter um desempenho máximo, contribuindo para o sucesso organizacional. 

Capacite os indivíduos a falar com a liderança ou colegas. Dê a eles a oportunidade de subir ao palco:

Não interrompa: Permita que eles expressem seus pensamentos completamente, sem intervir. Deixe sua voz ser ouvida do início ao fim.

Não corrija: evite intervir para fazer correções ou ajustes. Confie que a perspectiva deles é valiosa, mesmo que seja diferente da sua.

Não aprimore: Resista ao impulso de embelezar ou adicionar à sua mensagem. Deixe-os comunicar suas ideias à sua maneira e em seu próprio ritmo.

Ao criar espaço para os indivíduos falarem livremente e com confiança, você os ajuda a construir credibilidade e presença, promovendo também um ambiente de confiança e respeito.

Reconhecer

O reconhecimento dos funcionários é um aspecto fundamental da liderança, pois afeta diretamente a satisfação no trabalho. A pesquisa de Daniel Goleman demonstrou que o reconhecimento facilita o desenvolvimento de conexões emocionais entre os líderes e os membros de sua equipe. O estudo de J.K. Harter e equipe ressaltou ainda mais a importância do reconhecimento como uma ferramenta potente para aumentar a satisfação e o engajamento dos funcionários. Ao reconhecer as contribuições dos funcionários, as organizações criam um ambiente onde os funcionários se sentem valorizados e motivados. 

Reconheça e recompense os esforços que vão além das responsabilidades regulares:

Não recompense responsabilidades básicas: comemore quando os indivíduos assumem tarefas ou responsabilidades que estão fora de seu escopo habitual. Recompensar tarefas padrão ou deveres esperados pode enviar a mensagem de que atender às expectativas básicas é suficiente. O reconhecimento deve ser reservado para ir além.

Não recompense: Abstenha-se de reconhecer o mesmo reconhecimento realizado anteriormente. O objetivo é que, uma vez concedido o reconhecimento, a expectativa é que os indivíduos assumam isso como parte de suas responsabilidades normais.

Não recompense os mesmos indivíduos: A recompensa deve ser distribuída por toda a organização e os líderes devem ser distribuídos de acordo.

Ao reconhecer esforços fora da norma, você inspira uma cultura de excelência e incentiva os indivíduos a ultrapassar seus limites.

O texto acima descreve as características fundamentais da liderança servidora, qualidades que definem a estrutura para uma liderança organizacional bem-sucedida. Inspiração, elevação e reconhecimento devem ser consistentemente incorporados pelos líderes, não apenas como um meio de ganhar algo dos funcionários, mas também como uma forma de promover uma cultura positiva no ambiente de trabalho. Ações deliberadas dos líderes são necessárias não apenas para influenciar os indivíduos, mas também para sustentar os ganhos criados.

Crédit: Servant Leadership: Motivate, Elevate, Recognize (and Avoid These Don'ts) | IndustryWeek - Saso Krstovski; Naser Abumustafa 

A armadilha do "fazedor": como os líderes ficam presos e como se libertar

Você já sentiu que está fazendo todo o trabalho, resolvendo todos os problemas e carregando o peso dos esforços de melhoria em seus ombros - enquanto os outros se sentam e assistem?

Você pode ser pego na armadilha do fazedor.

A armadilha do fazedor acontece quando você assume muita responsabilidade, em vez de permitir que outros se aproximem e liderem. É quando líderes, gerentes, profissionais de excelência operacional e consultores lean ficam presos fazendo o trabalho em vez de desenvolver capacidade dentro de suas equipes.

Por que isso acontece?

Somos recompensados por ter as respostas - na escola, no início de nossas carreiras e até mesmo na liderança.

Um senso de urgência torna mais fácil fazer o trabalho por conta própria, em vez de guiar os outros por ele.

Muitas organizações têm poucos recursos, empurrando os profissionais de excelência operacional para um papel de "par de mãos" em vez de estratégico.

Os líderes estão sobrecarregados e esgotados – sentindo que são os únicos que podem fazer as coisas acontecerem, construindo um ciclo vicioso de exaustão e frustração, de modo que não têm tempo para desenvolver outros para assumir o trabalho.

Mas aqui está o desafio: se você é sempre o único a resolver os problemas, nada realmente muda.

Se você é um coach de melhoria contínua ou um líder de equipe, o eixo na criação de uma organização sustentável e de alto desempenho não é sobre você – aquele que obtém pessoalmente os resultados – fazer tudo. Trata-se também de apoiar os líderes e as pessoas ao seu redor que se apropriam do que fazer e apoiar seu progresso em direção aos resultados.

Trata-se de deixar de ser o especialista em solução de problemas para o facilitador da solução de problemas em toda a sua organização.

Quando você entra no modo "fazedor" de algo que não é realmente seu problema, projeto ou responsabilidade, você está tirando a propriedade da outra pessoa. Se você realmente deseja criar uma melhoria contínua, uma cultura de alto desempenho, e está fazendo tudo o que está fazendo, está no caminho do resultado desejado.

E qual é o impacto?

Você pode estar resolvendo um problema no curto prazo, mas na verdade criando mais e maiores problemas.

Há oportunidades perdidas de aprendizado e capacidade, então as pessoas estão sempre voltando para você para obter a resposta. Você pode obter um resultado de curto prazo, mas você e sua organização trabalham no mesmo problema ano após ano porque a correção não é sustentada.

Cinco papéis que impedem você de liderar a mudança

Se você se encontra constantemente "fazendo" em vez de liderar, pode estar preso em um desses cinco papéis de Armadilha do Fazedor:

O Herói: O Herói corre para salvar o dia. Mas nem todo problema precisa da sua resposta. Quando você trata tudo como um incêndio de cinco alarmes, você treina os outros para depender de você - e se mantém preso no modo de crise. É sobre o seu ego e a recompensa do combate a incêndios. 

O salvador: Você odeia ver as pessoas lutarem - então você entra com a resposta. Parece útil, mas tira a oportunidade de aprendizado. O desejo de resgatar é humano, mas a verdadeira liderança significa ficar mais confortável com o desconforto de aprender.

O Mágico: Parece que os outros estão fazendo o trabalho - mas nos bastidores, você está moldando os resultados, fazendo com que o processo pareça suave, o que tira a verdadeira propriedade. Essa armadilha é sorrateira porque parece eficiente – especialmente para os praticantes de CI que tentam se mover rapidamente e obter resultados – mas quando você pensa pelos outros, você os rouba da chance de crescer.

O par de mãos: Você não está liderando o trabalho - você está apenas fazendo. Seja porque é "mais rápido se eu fizer isso sozinho" ou porque os líderes esperam que você seja o capataz, você se vê preso no modo de execução. O risco? Seu potencial para liderar uma transformação real fica enterrado em listas de tarefas.

O líder substituto: Você não está apenas fazendo tarefas - você também está liderando. Definir a direção, perseguir acompanhamentos, impulsionar a responsabilidade - mas não é realmente o seu papel. Quando os líderes abdicam da responsabilidade, é fácil (e tentador) intervir e assumir o controle. Mas aqui está o problema: cria a ilusão de progresso sem verdadeira propriedade ou sustentabilidade.

Em qual papel você se encontra mais preso?

Libertando-se: Mudando de Executor para Líder de Mudança Transformacional

Como você se liberta da Armadilha do Fazedor para que possa criar mudanças sustentáveis e entrar em todo o seu potencial de liderança?

Se você se viu preso na armadilha do fazedor - ou deseja evitar cair nela - aqui estão três turnos que podem fazer uma diferença imediata na forma como você lidera e apoia os outros. (Você pode ouvir mais sobre essas mudanças - e exemplos de como outros líderes e profissionais de mudança as aplicaram - no Podcast da Cadeia de Aprendizagem.)

1. Seja claro sobre o seu papel (e o deles)

Comece com clareza.

Conheça o seu papel. Saiba quem é o dono do fazer.  Quem é dono do "o quê" (o fazer) e quem é dono do "como" (criar as condições para o trabalho ou pensamento processar).

Isso não significa que você não tenha responsabilidades de realizar o trabalho - significa entender o que é seu e o que pertence aos outros.

Lembre-se, sua influência não vem de fazer tudo sozinho. Vem de moldar, capacitar e capacitar os outros a pensar e agir por si mesmos.

2. Comunique-se e contrate

A clareza é ótima. Mas não basta conhecer seu papel - você precisa comunicá-lo.

Defina expectativas com as pessoas que você apoia, sejam elas subordinadas diretas, líderes que você está treinando ou um grupo que você está facilitando.

Se você não fizer isso, eles podem presumir que você é dono do quê e do como. E de repente, você está preso no modo de par de mãos ou líder substituto.

Papéis claros = menos suposições = menos frustração e maior sustentabilidade.

Não se trata apenas de estabelecer limites - trata-se de construir confiança, criar alinhamento e preparar o trabalho e o relacionamento para o sucesso.

3. Modele o caminho e convide à reflexão

Libertar-se da armadilha do fazedor não é fazer menos - é liderar de forma diferente e aumentar as capacidades.

Uma das melhores maneiras de fazer isso é modelar os comportamentos que você deseja ver e rotular suas intenções para remover quaisquer suposições sobre suas perguntas ou sobre não sugerir ideias imediatamente. Por exemplo, "Estou fazendo essa pergunta para ajudá-lo a pensar, não porque espero uma resposta certa". Ou, "Estou fazendo uma pausa para lhe dar tempo para pensar" ou "Tenho experiência com problemas semelhantes, mas quero primeiro ouvir o que está acontecendo aqui e uma ideia que você tem antes de compartilhar a minha".

E, mais importante, crie espaço para reflexão - o que funcionou, o que não funcionou e como continuar melhorando e seguindo em frente.

Ao fazer isso, você incentiva a propriedade e reforça que seu trabalho é criar o espaço para que os outros aprendam, cresçam e assumam a responsabilidade por si mesmos.

Essas três mudanças podem parecer simples, mas são poderosas. Eles ajudarão você a parar de fazer tudo e começar a habilitar o que importa.

É hora de sair da armadilha do fazedor e entrar em todo o seu potencial de liderança.

Crédito: If you're always the one solving the problems, nothing truly changes - Katie Anderson

A importância das mentorias nas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP)

Imagem: Pinterest

Em um cenário empresarial cada vez mais competitivo e dinâmico, microempresas e empresas de pequeno porte enfrentam desafios únicos que exigem estratégias eficazes de crescimento e sustentabilidade. Nesse contexto, as mentorias têm se destacado como uma ferramenta valiosa para impulsionar o desenvolvimento dessas empresas e fortalecer o empreendedorismo local.

As mentorias proporcionam às micro e pequenas empresas acesso a conhecimentos especializados, experiências práticas e orientações estratégicas, muitas vezes ausentes devido à limitação de recursos ou à falta de uma equipe de gestão mais robusta. Por meio do acompanhamento de mentores experientes, os empresários podem identificar oportunidades de melhoria, otimizar processos, ampliar sua rede de contatos e tomar decisões mais embasadas.

Além disso, a mentoria contribui para o fortalecimento da confiança do empreendedor, estimulando a inovação e a adaptação às mudanças do mercado. Isso é especialmente importante para empresas de menor porte, que muitas vezes possuem recursos limitados para investir em treinamentos ou consultorias externas.

Outro aspecto relevante é a promoção do desenvolvimento sustentável e a ampliação do impacto social dessas empresas. Ao receber orientação adequada, micro e pequenas empresas podem criar modelos de negócio mais resilientes, gerar mais empregos e contribuir positivamente para suas comunidades.

Portanto, investir em programas de mentoria é uma estratégia inteligente para fomentar o crescimento sustentável de micro e pequenas empresas, fortalecendo o empreendedorismo local e impulsionando o desenvolvimento econômico regional.

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Aqui está uma visão geral sobre as principais características de um bom mentor e métodos para identificá-lo, seja internamente na sua organização ou no mercado:

Características de um Bom Mentor

1. Experiência e Conhecimento: Um bom mentor possui experiência sólida no setor ou na área de atuação, capaz de oferecer insights práticos e relevantes.

2. Habilidade de Comunicação: Saber ouvir atentamente, transmitir ideias de forma clara e adaptar a comunicação às necessidades do mentorado é fundamental.

3. Empatia e Paciência: Demonstrar compreensão das dificuldades do mentorado, respeitando seu ritmo e promovendo um ambiente de confiança.

4. Capacidade de Inspiração e Motivação: Incentivar o crescimento, estimular o autoconhecimento e fortalecer a autoconfiança do mentorado.

5. Comprometimento e Ética: Ser dedicado ao processo de mentoria, mantendo confidencialidade e integridade em todas as interações.

6. Habilidade de Questionar: Fazer perguntas que levem o mentorado a refletir, promovendo o autodesenvolvimento e a descoberta de soluções.

Métodos para Identificar Bons Mentores

Internamente na Organização

- Avaliação de Perfil: Observar colaboradores com histórico de liderança, iniciativa e bom relacionamento interpessoal.

- Solicitação de Voluntários: Incentivar funcionários interessados em atuar como mentores, avaliando suas habilidades de comunicação e experiência.

- Feedback de Parceiros e Clientes: Identificar profissionais reconhecidos por sua capacidade de orientação e apoio a colegas.

No Mercado

- Redes de Networking e Eventos: Participar de encontros de empreendedorismo, onde mentores experientes costumam atuar.

- Programas de Mentoria: Buscar organizações e associações que oferecem programas estruturados de mentoria, avaliando os mentores envolvidos.

- Recomendações e Referências: Consultar colegas, parceiros ou associações empresariais que possam indicar profissionais reconhecidos pela sua habilidade de orientar e inspirar.

Portanto, selecionar um bom mentor é fundamental para garantir que a mentoria gere valor real para o desenvolvimento da sua empresa ou equipe. Investir na identificação de profissionais com as características certas contribui para um processo mais eficaz e transformador.

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João F. Amancio de Moraes

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