Etapas para desenvolver um plano de comunicação do projeto

Imagem: jrmcoaching

A comunicação eficaz é a espinha dorsal de qualquer projeto bem-sucedido. Sem um plano de comunicação bem pensado, mesmo os projetos mais meticulosamente planejados podem enfrentar desafios, desalinhamentos e atrasos. Um Plano de Comunicação do Projeto garante que todas as partes interessadas estejam na mesma página e que as informações fluam perfeitamente pela equipe. Este artigo se aprofundará nas etapas, benefícios e ferramentas para desenvolver um plano de comunicação eficaz para seus projetos.

Siga estas etapas para criar um plano de comunicação eficaz:

Etapa 1: Identifique as partes interessadas

Mapeie todos os envolvidos no projeto. Use a análise das partes interessadas para priorizar os esforços de comunicação com base em seus níveis de influência e interesse.

Por exemplo, você pode usar uma grade de interesse-influência das partes interessadas para categorizar as partes interessadas em quatro grupos:

·       Alta influência, alto interesse (patrocinadores).

·        Alta influência, baixo interesse (executivos).

·        Baixa influência, alto interesse (membros da equipe).

·        Baixa influência, baixo interesse (contratantes periféricos).

 

Etapa 2: defina metas de comunicação

Faça perguntas como:

·        Que resultados estamos buscando?

·        O que as partes interessadas precisam saber?

·        Como a comunicação apoiará o sucesso do projeto?

Defina metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes, com prazo determinado) para o seu plano de comunicação.

Etapa 3: selecione as ferramentas de comunicação

Escolha ferramentas que se adequem ao estilo de trabalho da sua equipe e às preferências das partes interessadas. As ferramentas populares incluem:

·        Slack ou Microsoft Teams para comunicação instantânea.

·        Trello ou Miro para rastreamento de tarefas.

·        Google Meet ou Zoom para reuniões virtuais.

Considere a acessibilidade, a facilidade de uso e os recursos de integração ao selecionar ferramentas.

Etapa 4: Estabeleça um cronograma de comunicação

Crie um calendário ou agenda para todas as comunicações. Garanta a consistência, mas mantenha-se flexível para se adaptar às necessidades do projeto.

Por exemplo, durante as fases críticas, você pode precisar de atualizações diárias, enquanto as fases menos intensivas podem exigir check-ins quinzenais.

Etapa 5: Desenvolva modelos

Prepare modelos padronizados para relatórios, agendas de reuniões e atualizações para economizar tempo e manter a consistência.

Os modelos agilizam a comunicação e garantem profissionalismo. Por exemplo, use um modelo de painel de projeto para apresentar visualmente o progresso e os riscos.

Etapa 6: teste e refine o plano

Execute uma fase de teste para identificar lacunas e áreas de melhoria. Reúna feedback da equipe e das partes interessadas e refine de acordo.

A condução de uma estratégia de comunicação piloto pode revelar possíveis desafios e ajustar o plano para obter melhores resultados.

Fale conosco na Amancio Quality Consulting, podemos suportar sua empresa na gestão de projetos, seja preditivos (tradicional/cascata) ou adaptativos (Ágil).

Whatsapp (19) 998953115

Site: Otimização de Processos | Amancio Quality Consulting