Gerenciamento de riscos em projetos

 

Imagem: tecnologyadvice.com

Seis etapas num processo de gerenciamento de riscos em projetos

Como sua empresa lida com algo aparentemente tão evasivo quanto o gerenciamento de riscos do projeto? Tem-se um plano de gerenciamento de risco? É tudo uma questão de processo. Transforme desvantagens em vantagens seguindo estas seis etapas.

1.        Identifique o risco

Não se pode resolver um risco se não se souber o que é. Existem muitas maneiras de identificar riscos. Ao passar por esta etapa, procura-se coletar os dados em um registro de riscos.

Uma maneira possível é fazer um brainstorming com sua equipe, colegas ou partes interessadas. Encontre as pessoas com experiência relevante e marque entrevistas para que se possa reunir as informações necessárias para identificar e resolver os riscos. Pense nas muitas coisas que podem dar errado. Observe-as. Faça o mesmo com dados históricos de projetos anteriores. Muito provavelmente se notará que lista de riscos potenciais cresceu.

2.        Analise o risco

Analisar o risco é difícil. Nunca há informações suficientes que se possa coletar. Provavelmente, muitos dos dados serão complexos, mas não é raro de descobrir que alguns setores da empresa já tem boas práticas, que podem ajudar no processo de análise de risco. Pode-se ser surpreendido ao se descobrir que na empresa já exista uma estrutura em uso para esse processo.

Ao avaliar o risco do projeto, pode-se abordar muitos impactos de forma proativa, como evitar possíveis litígios, abordar questões regulatórias, cumprir a nova legislação, reduzir a exposição e minimizar o impacto.

Outro ponto de atenção é o de que através de análises qualitativa e quantitativa de risco, pode-se determinar como o risco afetará o cronograma e orçamento de determinado projeto. Capture problemas, antes que eles se tornem problemas, com painéis de gestão em tempo real do andamento do projeto.

3.        Priorize riscos e problemas

Nem todos os riscos são criados igualmente. Precisa-se avaliar o risco para saber quais recursos devem ser reunidos para resolvê-lo quando e, se ocorrer.

Ter uma grande lista de riscos pode ser assustador. Mas pode-se gerenciar isso simplesmente categorizando os riscos como altos, médios ou baixos. Assim, pode se ver uma linha do horizonte e enxergar o risco dentro de um contexto. Com essa perspectiva, começa-se a planejar como e quando abordar-se-á esses riscos.

Então, para aqueles riscos que se tornaram problemas, é aconselhável criar e manter-se um registro de problemas. Assim, poder-se-á acompanhar cada um deles e implementar as devidas ações corretivas.

Alguns riscos exigirão atenção imediata. Esses são os riscos que podem inviabilizar o projeto. O fracasso não é uma opção.  Outros riscos são importantes, mas talvez não ameacem o sucesso do projeto. Assim, deve-se agir de acordo com uma escala de prioridades. Depois, há aqueles riscos que têm pouco ou nenhum impacto no cronograma e no orçamento geral do projeto. Alguns desses riscos de baixa prioridade pode ter uma certa importância, mas não o suficiente para se investir tempo neles.

4.        Atribua um proprietário ao risco

Todo o trabalho árduo identificando e avaliando o risco será em vão se não se designar alguém para supervisioná-lo. Tem-se de se definir quem é a pessoa responsável por cuidar de determinado risco, identificando-o, estimando quando provavelmente ele ocorrerá e, em seguida, liderando o trabalho para resolvê-lo.

Pode se escolher um membro da equipe que seja mais habilidoso ou experiente me análise de risco. Essa pessoa deve liderar as atividades para resolvê-lo. Ou pode ser apenas uma escolha arbitrária. Claro, é melhor atribuir a tarefa à pessoa certa, mas igualmente importante é garantir que cada risco tenha uma pessoa responsável por ele.

Pense nisso. Se não se der a cada risco uma pessoa encarregada de cuidar dele e, em seguida, lidar em como resolvê-lo, quando e, se ele surgir, estar-se-á abrindo-se para mais riscos. Uma coisa é identificar o risco, mas, se ele não for diligentemente gerenciado, não se protegerá o projeto.

 5.  Responda ao risco

Em se encontrando um risco, todo um planejamento deve ser colocado em prática. Primeiro, precisa-se saber se esse é um risco positivo ou negativo. Se positivo, é algo que se poderia explorar para a melhoria do projeto? Caso contrário, precisar-se-á implantar uma estratégia de mitigação para o mesmo.

Uma estratégia de mitigação de risco é simplesmente um plano de contingência para minimizar o impacto de um risco do projeto. Age-se sobre o risco de acordo com sua priorização, considerando-se a probabilidade, impacto e perdas financeiras.

6.        Monitore o risco

Não se pode simplesmente definir forças contra o risco sem acompanhar o progresso dessa iniciativa. É aí que entra o monitoramento. Quem quer que seja o proprietário do risco, ele/ela será responsável por acompanhar o progresso em direção à resolução. No entanto, precisar-se-á manter-se atualizado para se ter uma imagem precisa do progresso geral do projeto para identificar e monitorar possíveis novos riscos.

Deve-se configurar uma série de reuniões do projeto para gerenciar os riscos. Certifique-se de se definir os meios de comunicação mais adequado para se fazer isso. Melhor é, se houver vários canais dedicados à comunicação.

O que quer que se escolha fazer, lembre-se de sempre ser transparente. É melhor que todos no projeto saibam o que está acontecendo, para que saibam o que procurar e assim, ajudar a gerenciar o processo.

Nos, na Amancio Quality Consulting, podemos assessorar sua empresa na gestão de projetos, suas respectivas análises de risco, além de treinamentos customizados para suas equipes. Fale conosco. 

  

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