Plano de Implementação do projeto - uma síntese

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A implementação ou execução do projeto, é o processo de conclusão de tarefas para entregar um projeto com sucesso. Essas tarefas são inicialmente descritas no plano do projeto, um documento abrangente que abrange todas as áreas do gerenciamento de projetos. No entanto, um plano de ação secundário, conhecido como plano de implementação, deve ser criado para ajudar os membros da equipe e gerentes de projeto a executar e acompanhar melhor o projeto.

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Plano de Implementação

Um plano de implementação é um documento que descreve as etapas necessárias para a execução de um projeto. Os planos de implementação dividem o processo de implementação do projeto definindo o cronograma, as equipes e os recursos que serão necessários. Ele também descreve como o projeto será executado, monitorado e concluído. Uma implementação é um roteiro para a equipe do projeto, mostrando as etapas necessárias para atingir as metas e entregas dentro de um prazo e orçamento especificados.

Principais etapas na implementação do projeto

Aqui estão algumas das principais etapas que você deve supervisionar como gerente de projeto durante a fase de execução do projeto. Seu plano de implementação do projeto deve ter os componentes necessários para ajudá-lo a alcançar essas etapas.

1. Comunique metas e objetivos; depois de delinear as metas e objetivos do projeto, o próximo passo é garantir que a equipe os entenda. Para que o projeto seja bem-sucedido, deve haver adesão da equipe do projeto. Uma reunião é uma boa maneira de comunicar isso, embora também seja viável ter documentos de projeto aos quais eles possam se referir.

2. Defina o escopo do trabalho: esta etapa crítica identifica os objetivos do projeto, descreve as metas e reúne os requisitos, incluindo expectativas e quaisquer restrições que possam afetar o projeto. É quando as entregas do projeto são listadas, os limites do que está dentro e fora do escopo são definidos e uma estrutura analítica do trabalho é usada para identificar todas as tarefas e subtarefas. Os recursos também são identificados, os critérios de sucesso são carregados e garantem que o escopo seja comunicado claramente à equipe.

3. Estime os requisitos de recursos: os requisitos de recursos são identificados pela primeira vez no escopo do trabalho e agora esses recursos são definidos posteriormente. Isso começa com uma lista de todas as tarefas do projeto e, em seguida, determina os tipos de recursos necessários, como humanos, materiais, equipamentos e financeiros. A disponibilidade desses recursos é então verificada e as quantidades previstas. Isso será revisado com as partes interessadas.

4. Identifique riscos potenciais: os riscos são eventos inesperados, mas podem ser gerenciados de forma proativa, estabelecendo uma equipe de gerenciamento de riscos e definindo critérios de risco. A equipe do projeto deve fazer um brainstorming sobre quais riscos podem surgir durante o projeto, listá-los e categorizá-los em termos de impacto e probabilidade de ocorrência. Nesse ponto, os riscos podem ser priorizados para permitir que as equipes saibam como responder a eles.

5. Defina as funções e responsabilidades da equipe: o gerente de projeto definirá as funções e responsabilidades e as comunicará à equipe do projeto. Eles devem entender o que se espera que façam e com quem podem entrar em contato com perguntas sobre seu trabalho, o que leva a um projeto tranquilo.

6. Estabeleça os critérios de sucesso para as entregas: as entregas do projeto precisam atender aos padrões de qualidade e, para isso, deve haver um critério de sucesso para a entrega dessas entregas. Você quer ter algo no lugar para determinar se a entrega é o que deveria ser. A medição é chamada de critério de sucesso e se aplica a qualquer entrega, seja tangível ou intangível.

7. Agende o trabalho em um cronograma de projeto: todos os projetos exigem um cronograma, que em sua forma mais básica é uma data de início e uma data de término para o seu projeto. Entre esses dois pontos, você terá fases e tarefas, que também têm datas de início e término. Para gerenciar esses prazos, use um cronograma de projeto para mapear visualmente tudo em um só lugar.

8. Monitore custo, tempo e desempenho: para garantir que você esteja cumprindo seu cronograma e orçamento, você precisa ficar de olho no projeto durante a fase de execução. Algumas das coisas que você deve monitorar são seus custos, tempo e desempenho. Os custos referem-se ao seu orçamento, o tempo refere-se ao seu cronograma e o desempenho afeta tanto a qualidade quanto a qualidade. Ao acompanhar essas métricas, você pode fazer ajustes para manter o cronograma e o orçamento.

9. Reporte às partes interessadas do projeto: enquanto o gerente de projeto está monitorando o projeto, as partes interessadas, que têm interesse no projeto, também vão querer se manter informadas. Para gerenciar suas expectativas e mostrar a eles que o projeto está atingindo todos os seus marcos, você desejará ter relatórios de projeto, como relatórios de status do projeto. Estes podem então ser apresentados às partes interessadas regularmente para mantê-los atualizados.

Componentes-chave de um plano de implementação?

Não existe uma solução padrão única quando se trata de criar seu plano de implementação. No entanto, criamos um esboço do plano de implementação para seus projetos. Aqui estão seus componentes.

1. Metas e objetivos do projeto: A meta do projeto é a meta final do seu projeto, enquanto os objetivos são os principais marcos ou conquistas que devem ser concluídos para alcançá-la.

2. Critérios de sucesso: O gerente de projeto deve chegar a um acordo com as partes interessadas para definir os critérios de sucesso do projeto.

3. Entregas do projeto: as entregas do projeto são resultados tangíveis ou intangíveis das tarefas do projeto.

4. Declaração de escopo: A declaração de escopo descreve brevemente o escopo do projeto, que pode ser simplesmente definido como o trabalho do projeto a ser executado.

5. Plano de recursos: crie um plano de recursos simples que descreva os recursos humanos, equipamentos e materiais necessários para o seu projeto.

6. Análise de risco: Use uma ferramenta de avaliação de risco, como uma análise SWOT ou registro de risco. Existem diferentes ferramentas com diferentes níveis de detalhe para sua análise de risco.

7. Cronograma de implementação: Qualquer plano de implementação precisa de um cronograma claro do projeto para ser executado corretamente. Você deve usar uma ferramenta avançada, como um gráfico de Gantt, para criar um.

8. Marcos do plano de implementação: Você precisa identificar os principais marcos do seu plano de implementação para poder acompanhar facilmente seu progresso.

9. Funções e responsabilidades da equipe: O plano de implementação não será executado sozinho. Você precisará atribuir funções e responsabilidades aos membros de sua equipe.

10. Métricas do plano de implementação: você precisará de KPIs, OKRs ou quaisquer outras métricas de desempenho que possa usar para controlar o progresso do seu plano de implementação.

Benefícios de um Plano de Implementação para o Processo de Implementação do Projeto

O plano de implementação desempenha um papel importante no sucesso do seu plano estratégico geral. Mas, mais do que isso, comunicar seu plano estratégico e a implementação dele aos membros de sua equipe os ajuda a sentir que têm um senso de propriedade dentro da direção de longo prazo da empresa.

1. Maior cooperação: um plano de implementação bem comunicado também ajuda a aumentar a cooperação entre todas as equipes em todas as etapas do processo de implementação. É fácil trabalhar em um silo - você sabe exatamente qual é o seu processo diário e como executá-lo. Mas alcançar o outro lado do corredor e garantir que sua equipe esteja alinhada com as metas do projeto que você também está tentando cumprir? Essa é outra história inteiramente. Com um plano de implementação em vigor, ajuda a superar a divisão um pouco mais facilmente.

2. Adesão: além disso, com um plano de implementação minuciosamente pesquisado e bem definido, você pode garantir a adesão das partes interessadas e dos principais parceiros envolvidos no projeto. E não importa em qual marco você esteja, você pode continuar a obter essa adesão repetidamente com a documentação adequada.

3. Orientação: no final das contas, o maior benefício de um plano de implementação é que ele torna muito mais fácil para a empresa atingir suas metas de longo prazo. Quando todos em todas as equipes sabem exatamente o que você deseja realizar e como fazê-lo, é fácil fazer isso acontecer.

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