Artigo publicado por Devshree Golecha na revista Quality Progress (ASQ) de abril de 2020
A melhoria de processos é uma iniciativa proativa para identificar, analisar, melhorar e monitorar os processos de negócios existentes de uma organização para otimização e atendimento a novos padrões de métricas de desempenho e qualidade definidas.
Melhorar os processos de negócios envolve a abordagem sistemática da resolução de problemas que segue um método específico, fechando lacunas de desempenho através da redução do tempo de ciclo, e eliminando as causas básicas da qualidade da especificação inferior, variação do processo e atividades sem valor agregado.
Por que melhorar o processo? Os resultados de melhoria de processos podem ser medidos monitorando e rastreando métricas de desempenho e indicadores de desempenho importantes relacionados à qualidade do produto, satisfação do cliente, fidelização de clientes, aumento da produtividade, desenvolvimento de habilidades dos funcionários e melhorias nas métricas financeiras — incluindo vendas, despesas gerais e administrativas e receita líquida — resultando em um retorno maior e mais rápido sobre o investimento.
O método DMAIC: O método definir, medir, analisar, melhorar e controlar (DMAIC) é uma das formas mais bem definidas, altamente disciplinadas e rigorosas de melhorar e otimizar processos de negócios. A beleza da DMAIC é que ela pode ser aplicada a todas as indústrias, não apenas à fabricação. Um projeto tradicional de DMAIC leva de três a seis meses ou mais para ser concluído. No mundo competitivo de hoje, as empresas querem resultados mais rápidos com menos tempo de retorno que pode ser implementado imediatamente.
A maneira ágil: Para continuar usando o DMAIC com sucesso enquanto desfrutando dos benefícios dessa abordagem disciplinada em fases de resolução de problemas, siga estas sugestões, não importa a duração do projeto:
1. Tenha um chart (quadro) do projeto bem definido: Uma chart de projeto é o documento vivo de qualquer projeto. Representa o problema, objetivo, escopo, fundamental para aspectos de qualidade, métricas de desempenho, equipe de projeto e benefícios financeiros do projeto. Se o chart não está bem definido, leva a uma "escorregada" no escopo, tentando-se resolver muitos problemas de uma única vez, em um DMAIC.
2. Realizar reuniões diárias de apoio (stand-up): Reuniões diárias de apoio não são mais apenas para equipes de software. Essas reuniões permitem que os membros da equipe compartilhem o progresso e superem quaisquer bloqueios nas estradas. O objetivo é checar a base todos os dias durante 10 a 15 minutos e garantir que o projeto esteja funcionando sem problemas.
3. Coletar dados durante a fase de definição: O ideal é coletar dados durante a fase de predefinição ou definição como uma atividade paralela. Com a coleta antecipada de dados, pode-se realizar análises preliminares do estado atual, reduzindo significativamente o cronograma do projeto.
4. Use menos ferramentas de projeto: Se você puder reduzir o número de ferramentas que você usa e aplicar ferramentas apropriadas conforme necessário, dependendo da natureza do projeto, ele ainda entregará os mesmos benefícios do projeto, mas em um prazo mais curto.
A melhoria de processos é uma iniciativa proativa para identificar, analisar, melhorar e monitorar os processos de negócios existentes de uma organização para otimização e atendimento a novos padrões de métricas de desempenho e qualidade definidas.
Melhorar os processos de negócios envolve a abordagem sistemática da resolução de problemas que segue um método específico, fechando lacunas de desempenho através da redução do tempo de ciclo, e eliminando as causas básicas da qualidade da especificação inferior, variação do processo e atividades sem valor agregado.
Por que melhorar o processo? Os resultados de melhoria de processos podem ser medidos monitorando e rastreando métricas de desempenho e indicadores de desempenho importantes relacionados à qualidade do produto, satisfação do cliente, fidelização de clientes, aumento da produtividade, desenvolvimento de habilidades dos funcionários e melhorias nas métricas financeiras — incluindo vendas, despesas gerais e administrativas e receita líquida — resultando em um retorno maior e mais rápido sobre o investimento.
O método DMAIC: O método definir, medir, analisar, melhorar e controlar (DMAIC) é uma das formas mais bem definidas, altamente disciplinadas e rigorosas de melhorar e otimizar processos de negócios. A beleza da DMAIC é que ela pode ser aplicada a todas as indústrias, não apenas à fabricação. Um projeto tradicional de DMAIC leva de três a seis meses ou mais para ser concluído. No mundo competitivo de hoje, as empresas querem resultados mais rápidos com menos tempo de retorno que pode ser implementado imediatamente.
A maneira ágil: Para continuar usando o DMAIC com sucesso enquanto desfrutando dos benefícios dessa abordagem disciplinada em fases de resolução de problemas, siga estas sugestões, não importa a duração do projeto:
1. Tenha um chart (quadro) do projeto bem definido: Uma chart de projeto é o documento vivo de qualquer projeto. Representa o problema, objetivo, escopo, fundamental para aspectos de qualidade, métricas de desempenho, equipe de projeto e benefícios financeiros do projeto. Se o chart não está bem definido, leva a uma "escorregada" no escopo, tentando-se resolver muitos problemas de uma única vez, em um DMAIC.
2. Realizar reuniões diárias de apoio (stand-up): Reuniões diárias de apoio não são mais apenas para equipes de software. Essas reuniões permitem que os membros da equipe compartilhem o progresso e superem quaisquer bloqueios nas estradas. O objetivo é checar a base todos os dias durante 10 a 15 minutos e garantir que o projeto esteja funcionando sem problemas.
3. Coletar dados durante a fase de definição: O ideal é coletar dados durante a fase de predefinição ou definição como uma atividade paralela. Com a coleta antecipada de dados, pode-se realizar análises preliminares do estado atual, reduzindo significativamente o cronograma do projeto.
4. Use menos ferramentas de projeto: Se você puder reduzir o número de ferramentas que você usa e aplicar ferramentas apropriadas conforme necessário, dependendo da natureza do projeto, ele ainda entregará os mesmos benefícios do projeto, mas em um prazo mais curto.
5. Envie as entregas do projeto com antecedência: Envie os documentos do projeto para os membros da equipe com uma explicação do que é esperado e do prazo para enviar as entregas. Isso garante a participação de todos os membros e tempos de retornos mais rápidos.
6. Envie a aprovação do gate por e-mail: Envie um e-mail para o baralho de pedágio para o champion do projeto e obtenha aprovação, também por e-mail, com perguntas de acompanhamento.
7. Implementar vitórias rápidas (Quick Wins): Identifique e implemente vitórias rápidas durante o projeto. Isso mostrará o poder do DMAIC, e o projeto poderá colher os benefícios das melhorias implementadas durante a duração do projeto.
A DMAIC é uma grande abordagem que tem provado seu valor ao melhorar os processos de negócios, tornando-os eficientes e eficazes, afetando o resultado final e aumentando os benefícios finançeiros. É um método "lendário", que pode perder sua importância se não corresponder com as novas necessidades de negócios. Portanto, a sugestão aqui é a de usar o DMAIC da maneira ágil.
Devshree Golecha é professora adjunto de melhoria da qualidade e estatística na Universidade de Houston. Ela recebeu um MBA em finanças pelo Narsee Monjee Institute of Management Studies na Índia. Membro da ASQ, Golecha é certificada Black Belt Master Six Sigma.
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