Por que as pessoas resistem a fazer análise de causas básicas? "Muito demorado!" "Muito caro!" "Muito difícil!"
Trabalhar em torno de ou com melhores palpites às vezes são suficientes, mas em um mundo de Excelência Operacional, precisão Six Sigma, fluxos de trabalho Lean e fronteiras de alta tecnologia em rápida mudança, a experiência em análise de causas básicas é essencial para se manter competitivo e lucrativo.
Muitas vezes vê se organizações onde as pessoas aprenderam a usar ferramentas clássicas para análise de causas básicas (RCA: Root Cause Analysis), mais notavelmente as perguntas de Cinco Porquês e diagrama Espinha de Peixe (Ishikawa) mas, com um olhar mais apurado, verifica-se que estão inadequados para, de fato, encontrar a causa de problemas difíceis.
Aqui estão duas dicas para melhorar uma RCA
1. Certifique-se de que há mesmo um problema que precisa ser resolvido.
Antes de diagramar uma espinha de peixe, precisa-se de uma declaração do problema.
Mas, e se não se tiver a declaração de problema certo e/ou real, não precisa encontrar a causa?
Uma Declaração do Problema descreve o sintoma a ser resolvido, girando em torno da entidade que experimenta o problema e do problema específico que ela tem.
Não é incomum que solucionadores de problemas tenham percepções conflitantes sobre o problema. Em outros casos, a Declaração do Problema é muito genérico ou é uma declaração para a qual a causa já é conhecida.
Para minimizar a confusão em torno do início de uma análise de causa raiz e para garantir que esta apresente um uso adequado de tempo e recursos, use estas dicas simples.
Há três perguntas que você precisa fazer:
- Há algum desvio? (ou seja, uma mudança no desempenho esperado e normal de alguma coisa)
- A causa é 100% desconhecida?
- Precisamos saber a causa para tomar medidas efetivas e significativas?
Se a resposta for não a qualquer uma dessas três questões, a RCA não é o melhor caminho a seguir: há melhores maneiras de gastar tempo e recursos. Muitas situações não são desvios e não precisam de RCA.
Um problema de desvio ocorre quando algo não está funcionando como no passado. Houve algum desvio no desempenho, e precisa-se saber a causa para resolvê-lo. Isso pode se relacionar com o desempenho de uma coisa, como uma máquina, um sistema de TI ou uma pessoa.
A realização de uma RCA é usada para identificar a causa de um desvio. Entender que diferentes tipos de problemas usam diferentes métodos e técnicas pode concentrar os recursos em problemas de desvio, enquanto problemas de variação, eficiência e inovação são melhor abordados com outras ferramentas e métodos.
Para determinar rapidamente se a causa é desconhecida, os Cinco Porquês podem ajudar. Os Cinco Porquês é uma técnica iterativa de RCA que é usada para rapidamente chegar à causa. Antes de perseguir um RCA mais complexo, vale a pena usar os Cinco Porquês para determinar se a causa é realmente desconhecida.
Também é adequado se perguntar se precisa-se saber, de fato, a causa.
Às vezes, uma solução "conhecida" é suficiente. Usar um trabalho ao redor pode ser uma opção melhor do que tomar o tempo para encontrar a causa, como, p.ex., quando uma máquina que já tem sua substituição definida e programada venha a apresentar um problema.
As três respostas para as perguntas acima abrem a porta para a RCA.
Então, dica 1: use as três perguntas acima antes de abrir uma RCA. Isso elimina o tempo desperdiçado e permite que outros tipos de problemas sejam resolvidos de forma mais eficiente.
2. Descreva o problema primeiro.
Muitas vezes as equipes que trabalham juntas para encontrar a causa vão saltar para a causa com base em suas teorias "preferidas" que podem não ser válidas.
A tentação que geralmente surge é "em vez de listar e categorizar todas as causas potenciais em um diagrama de peixe, por que não testar apenas as causas que alguns membros da equipe sugeriram?" A resposta é que, muitas vezes, saltar à frente e testar as causas "preferidas" é prematuro e se torna um enorme e caro desperdício de tempo.
Para neutralizar o salto para a causa, uma abordagem melhor é dar um passo atrás e descrever o problema precisamente, antes de usar o diagrama de peixe para identificar a causa. Ao descrever o problema real primeiramente, pode se eliminar algumas causas de "preferidas" e assim, focar melhor as causas no diagrama de peixe.
Uma descrição precisa do problema ajuda os solucionadores de problemas a avaliar as causas coletadas no diagrama de peixe testando logicamente sua validade contra os fatos conhecidos, o que pode eliminar categorias inteiras de teorias que não conseguem explicar os dados.
Povoar um diagrama de espinha de peixe pode ser um extenso jogo de adivinhação. Uma descrição robusta e organizada minimiza o risco de tomar medidas desperdiçadas desafiando os palpites das pessoas e vendo o que faz ou não se sustenta, de fato, com um rígido crivo na análise.
Então, dica 2: Antes de começar a identificar causas, ou até pior, antes de saltar para as causas preferidas e sair testando, descreva o problema com base em dados relevantes.
Equipes de solução de problemas com boas habilidades de RCA levam tempo para entender um problema antes de tentar resolvê-lo. Isso começa com a dica 1: certifique-se de que há realmente um problema de desvio que precisa ser resolvido antes de usar uma RCA e, com a dica 2: descreva o problema em termos específicos com base em dados disponíveis.
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