A eficiência é uma companheira crucial para todo e qualquer tipo de gerenciamento que uma empresa possa estar realizando para conduzir seus negócios.
Seja uma pequena empresa ou uma empresa, a eficiência é o fator mais importante para seu sucesso, porque a maioria dos tipos de negócios são responsáveis perante seus clientes sobre como eles gastam seu tempo e energia, e se os projetos serão ou não concluídos em Tempo.
A eficiência também é uma grande parte do gerenciamento de projetos porque exige que as pessoas trabalhem de maneira inteligente, em vez de dedicar mais horas para não gerar valor real para a empresa.
Se você tiver dificuldade em aumentar sua eficiência e quiser ter certeza de que sua ética de trabalho está devidamente otimizada, continue e verifique as 10 maneiras que discutiremos neste artigo que irão melhorar sua eficiência em relação ao gerenciamento de projetos.
1. Concentre-se na sua comunicação
Como em tudo, a comunicação é fundamental quando se trata de aumentar a eficácia em suas atividades de gerenciamento de projetos.
Sabe-se que o planejamento é tudo e que deve apoiar-se numa base sólida, mas se não se comunicar esses planos aos seus clientes, stakeholders e a equipe de desenvolvimento, como poder-se-á esperar que o projeto venha ser conhecido?
É por isso que tem se que se comunicar. E não existe uma maneira “única” de se comunicar com a equipe. Tem-se que encontrar o meio e o canal perfeitos para se comunicar com a equipe, caso contrário, estar-se-á apenas desperdiçando tempo precioso todos os dias.
Comece por ter comunicações em momentos diferentes e através de canais diferentes. Depois de encontrar a estratégia de comunicação perfeita e pegar o jeito dela, incorpore-a ao seu processo de gerenciamento de projetos.
2. Estabeleça metas ou marcos firmes
Uma coisa que todas as partes interessadas associadas ao projeto devem saber é a meta ou os marcos associados ao projeto. São sempre mais de um e podem mudar ao longo do processo de desenvolvimento do mesmo.
Mas uma coisa que deve-se fazer como gerente é certificar-se de definir algumas metas e marcos “firmes” para o projeto e certifique-se de que os colaboradores saibam claramente o que devem fazer.
3. Coloque as coisas no papel
Outra dica útil para aumentar a eficiência nas atividades de gerenciamento de projetos é certificar-se de que, como gerente, sempre documente todas as conversas ou comunicações. Não importa se foi um e-mail, uma carta ou um telefonema, deve-se sempre documentar. Muitas pessoas em momentos diferentes tendem a esquecer o trabalho que têm que fazer e, sem uma conversa de acompanhamento, não conseguem fazer o trabalho. E, como gerente, isso o deixará frustrado.
É por isso que, quando se documenta tudo, não há perda de informações entre as partes e pode-se assim, facilmente lembrar-se do trabalho que foi prometido, sem qualquer ambiguidade ou problema.
4. Escolha o recurso certo para o trabalho certo
Os recursos são o fator mais importante de um processo de desenvolvimento de projeto bem-sucedido. Porque, se não se tem recursos suficientes em um pool de recursos e espera-se concluir o processo de desenvolvimento de seu projeto, infelizmente, há um engano aí.
A disponibilidade de recursos é uma coisa, mas a mentalidade de utilizar seus recursos de forma eficaz e de forma que eles não fiquem sobrecarregados com tantos trabalhos que você pode descuidadamente jogar neles.
Por isso que, como gerente, deve-se ter a mentalidade de dedicar-se habilmente todos os recursos que se tem no pool de recursos para trabalhos específicos, caso contrário, estar-se-á desperdiçando o tempo de todos com um gerenciamento de recursos defeituoso.
5. Aumente o moral
Em gerenciamento de projetos, não se precisa trabalhar muitas horas para fazer qualquer diferença, precisa-se trabalhar de forma inteligente, para não cansar a si, gerente e sua equipe e fazer o trabalho no momento adequado.
Mas não é tão fácil assim. Precisa-se manter o moral da sua equipe sempre alto. É por isso que, como gerente, você precisa se certificar de que se preocupa com o bem-estar de sua equipe e que suas políticas de gerenciamento de projetos vão tornar a vida deles mais fácil.
Para fazer isso, pode-se sempre realizar um grande gesto, pedir pizza de vez em quando, ou algo muito simples, como reconhecer que o trabalho está excelente e que tema se a capacidade mantê-lo. Nada muito complicado.
6. Planeje, planeje e planeje novamente, se você não estiver satisfeito
O planejamento é simplesmente o coração do gerenciamento de projetos prescritivos, já que nada é considerado muito bem-sucedido se não for planejado da maneira certa no início. O planejamento de um projeto é importante porque mostra como você levou a sério todos os requisitos que os clientes lhe deram.
E se não planejar todo o seu projeto com a equipe, de acordo com os requisitos que lhe foram fornecidos pelo cliente, falhar-se-á e o processo de desenvolvimento do projeto não terá sentido mais tarde.
7. Encontre a ferramenta perfeita de gerenciamento de projetos
Outro fator crucial que torna um processo de desenvolvimento de projeto um sucesso definitivo é a seleção de uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos.
Deve ser um software com gerenciamento de tarefas e projetos que permita que o gerente e os membros da equipe acompanhem e gerenciem todas as tarefas e processos relacionados ao processo de desenvolvimento de projetos. O software deve também oferecer gerenciamento de reuniões, gráficos de Gantt, gerenciamento de riscos e muitos outros recursos que irão ajudar na execução do processo de desenvolvimento do projeto.
Escolher o melhor software para o negócio, de acordo com as necessidades e requisitos é muito importante porque na maioria dos processos de desenvolvimento de projetos quee falham se deve ao fato de que o gerente não foi capaz de gerenciar os recursos ou não conseguiu avaliar os riscos.
8. Compreenda o conceito de MVP
No paradigma de gerenciamento de projetos, MVP representa um produto mínimo viável. O que isso significa é que é a quantidade mínima de trabalho necessária para que um serviço ou produto se torne vendável para o mundo exterior.
Portanto, para uma pequena empresa, em vez de se certificar de que tudo está polido e funcionando perfeitamente, deve-se se concentrar no MVP e colocar o produto ou serviço no mercado, porque só se venderá muito se for o "primeiro da festa".
9. Mantenha o nível atual de produtividade em mente
Outra coisa que se deve manter em mente como gerente é certificar-se de que conhece os pontos fortes e fracos. Precisa-se conhecer qual é o elo mais fraco do sistema. Isso ajudará a tomar melhores decisões na atividade de alocação de tarefas e no gerenciamento geral da equipe.
Através de um aplicativo de gerenciamento de recursos, o qual rastreará todas as tarefas e processos que a equipe está executando e monitorando esses dados, poder-se-á tomar as decisões de retenção de funcionários que são produtivos e até mesmo reatribuir funções se alguém não está capacidado a se dedicar seus 100% ao projeto.
10. Solicite feedback
Uma das melhores coisas que se pode fazer como gerente ou líder de projeto é pedir feedback das pessoas que estão sob sua gestão. Pergunte a eles sobre sua liderança e como você pode melhorá-la para ter certeza de que não haverá problemas no futuro próximo que possam impedir o progresso.
A investigação formal a este respeito pode não ser a melhor maneira de fazê-lo, então tente conversas informais com a equipe do projeto para que eles possam se abrir para você facilmente e não sintam que estão sob seu radar e tudo o que eles dizem vai assombrá-los pelo resto de suas vidas no escritório.
Estas são as principais maneiras de aumentar a eficiência de suas políticas de gerenciamento de projetos.
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Fonte: www.projectmanagementupdate.com
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