Como moldar a cultura de liderança Lean através da gestão diária

Imagem: sapartner.com

No nível mais básico, um sistema de gestão diária nos permite saber todos os dias se estamos no caminho certo ou fora do caminho para cumprir nossas metas. Ele fornece uma estrutura para expor problemas e tomar medidas corretivas. O sistema inclui verificações de ciclo médio e mais longo para garantir que se está mantendo contramedidas anteriores, padrões de processo e melhorias.

Na prática, a gestão diária é muito simples e senso comum, mas devem estar alinhados com os valores e crenças da organização. A liderança deve tomar uma parte ativa na construção do sistema. Talvez mais importante, eles devem usá-lo para moldar e fortalecer sua cultura de liderança.

Aqui estão alguns dos traços de uma cultura de liderança enxuta e como um sistema de gestão diária ajuda a reforçá-los.

Responsabilidade

Essa característica está ali mesmo em nome da rotina diária do sistema de gestão conhecida como processo diário de prestação de contas. Este é um conjunto de reuniões diárias  breves, visuais e estruturadas. Essas reuniões são realizadas por equipes em cada nível organizacional. Eles escalam e comunicam problemas. Isso permite que os líderes façam e mantenham seus compromissos para apoiar a resolução de problemas. 

Liderando pelo exemplo

Uma poderosa demonstração de compromisso com a melhoria contínua, o valor das normas e a responsabilidade pessoal é definir e seguir o trabalho padrão do líder. Cada líder desenvolve-o com seu chefe ou treinador, pratica e aprende com o seu trabalho padrão. É uma capacidade fundamental e uma ótima maneira de os líderes moldarem a cultura praticando o que pregam.

Mostrar respeito

A caminhada gemba é uma forma de demonstrar e desenvolver confiança mútua e respeito entre a liderança e a força de trabalho. Muitas vezes requer que os líderes mudem a forma como se apresentam, como se comunicam, ouvem, observam, fazem perguntas e acompanham. É muito mais do que uma caminhada. É uma estrutura para se comprometer a estar mais presente no negócio. Enquanto muitas organizações usam a caminhada gemba como uma caça ao lixo ou um exercício de aprendizagem ocasional, uma caminhada gemba é mais poderosa quando usada para moldar e sustentar a cultura de liderança.

Adaptabilidade

A natureza "diária" desse sistema ajuda uma organização a se tornar mais ágil e adaptativa. Os curtos ciclos de ação e revisão permitem que os líderes verifiquem e corrijam o curso conforme necessário. No entanto, às vezes os dias podem passar sem progresso visível ou oportunidades para corrigir o curso. As reuniões diárias podem começar a parecer repetitivas ou sem sentido. A solução não é atender com menos frequência. É dividir tarefas em incrementos menores para que os líderes possam verificar todos os dias: "Qual foi o seu último passo? O que aconteceu? O que você aprendeu? Qual é o seu próximo passo?

Atenção aos Detalhes

Este é discutível. Muitos líderes seniores gostam de definir a direção, manter os olhos em algumas grandes tendências e delegar os detalhes aos subordinados. No entanto, ser capaz de mergulhar nos detalhes de tempos em tempos é essencial para a detecção precoce e correção de curso. O sistema kamishibai é um método visual simples de confirmação de processo para verificar se a organização está seguindo seus próprios padrões e fazendo bem o básico. Além disso, a confirmação do processo é uma boa maneira de moldar o traço cultural de ser duro no processo, mas fácil para as pessoas.

Trazendo problemas para a superfície

Todas as rotinas diárias de gestão dependem de controles visuais simples. O objetivo é tornar o status imediatamente aparente. Do ponto de vista cultural, deve ser seguro para as pessoas levantar questões e preocupações para a liderança. O gerenciamento visual não é um exercício para mostrar que todas as métricas são verdes ou no caminho certo. Quando esse é o caso, muitas vezes é um sinal de que estamos escondendo ou deixando de discutir más notícias. A liderança Lean incentiva uma compreensão comum da realidade, tornando visível o progresso real, atrasos e problemas.

Alinhando o Trabalho Diário com a Estratégia

Às vezes, os líderes lutam para se envolver plenamente com as rotinas de um sistema de gestão diária. Eles sentem que está abaixo do seu nível salarial. Líderes seniores são frequentemente desencorajados de "entrar nas reformas". Há o medo de ser muito prático no dia-a-dia, perdendo de vista questões estratégicas importantes. O método obeya fornece uma abordagem para praticar uma rotina de visualização no nível de estratégia de negócios, em uma frequência de revisão adequada. Obeya também é uma boa maneira de trazer os mesmos traços da cultura de liderança para áreas "não diárias" do negócio. Isso inclui atividades de trabalho e desenvolvimento de projetos. Idealmente, um sistema de gestão diária é construído a partir da estratégia de alto nível para que as atividades de linha de frente estejam alinhadas com ele.

O Trabalho como um Lugar de Prática

Esta não é uma lista completa de traços de liderança Lean. Existem muitas maneiras de usar um sistema de gestão diária para moldar a cultura. Cada equipe de liderança deve definir sua própria intenção de construir sua cultura. Onde é que eles querem ir? Onde eles estão agora? Como podemos praticar deliberadamente essas características desejadas através de nossas rotinas diárias de gestão?

As rotinas como trabalho padrão de líder, confirmação de processos, processo diário de prestação de contas, caminhadas de obeya e gemba são altamente estruturadas. Na verdade, podemos ver o sistema de gestão diária como um conjunto de rotinas práticas. Juntos, eles ajudam a construir os padrões de pensamento e ação que moldam uma cultura de liderança Lean. O maior e melhor uso de um sistema de gestão diária não é monitorar e melhorar o desempenho. Em vez disso, é como uma rotina de prática deliberada para moldar uma cultura de liderança magra.

Fonte: Jon Miller, How to Shape Lean Leadership Culture Through Daily Management, Blog Gemba Academy, March 9th, 2021.

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